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Cómo organizar un negocio

OBJETIVO: Cuando haya decidido el negocio adecuado para usted, tendrá que tomar tres decisiones importantes. En esta sesión, usted descubrirá: si debe abrir su negocio solo o con un socio; el tipo de sociedad que usará; los asesores profesionales que deberá seleccionar.

 

  • ¿Le conviene tener un socio?
  • ¿Qué tipo de organización mercantil es mejor para usted?
    • Empresa individual
    • Sociedad de personas
    • Sociedad en comandita
    • Sociedad anónima
    • Sociedad “S” (por acciones)
    • Una sociedad de responsabilidad limitada
  • Legislación relevante
    • Informes de impuestos y pagos
  • ¿Cómo pueden ayudarle sus asesores profesionales?
    • Su abogado
    • Su contador
    • Su proveedor de administración de nómina
    • Su administrador de planes de jubilación
    • Servicios de reclutamiento y selección
  • Actividades sugeridas
  • Las 10 cosas que debe hacer y no debe hacer

 

¿Le conviene tener un socio?

Cuando se trata de asociarse (o no), es mejor tomar la decisión después de preparar una lista de ventajas y desventajas. Las razones más frecuentes para tener un socio al comenzar un negocio son:

  • La unión hace la fuerza. En otras palabras, dos cabezas piensan mejor que una a la hora de planificar y tomar decisiones. El Rey Salomón lo expresó de este modo: "Dos pueden lograr más del doble de lo que logra uno. Si uno cae, el otro lo levanta; pero si un hombre cae cuando está sólo, está en problemas. Uno parado por sí solo puede ser atacado y derrotado, pero dos pueden pararse espalda contra espalda y conquistar; tres es aún mejor, porque un cordón de tres dobleces no se rompe fácilmente."
  • No tendrá que estar en el negocio todo el tiempo. Tendrá alguien más para compartir la carga, y que le permitirá tomar unas vacaciones o suplirlo cuando esté enfermo.
  • También tendrá un compañero de trabajo muy motivado, no sólo un empleado más que trabaja por un sueldo.
  • Tener un socio también puede ser una gran ventaja si sus habilidades complementan a las suyas.
  • Podría ser necesario tener un socio que aporte capital y comparta el riesgo cuando las cosas no salgan como se habían planeado.

Algunas razones para no tener un socio son:

  • Tendrá que compartir las ganancias si el negocio tiene éxito.
  • No tendrá el control absoluto del negocio, especialmente si usted y su socio tienen alguna dificultad al tomar decisiones.
  • Tendrá que compartir el reconocimiento que viene con el éxito.
  • Tener un socio puede ser un desastre si su socio carece de buen juicio.
  • Corre el riesgo de tener diferencias y quizá hasta de tener que comprar la parte de tu socio si las diferencias son irreconciliables.

Algunas de las cosas que debe considerar al decidir si una persona será un buen socio son: si tienen un ritmo de trabajo similar así como objetivos similares en la administración del negocio y si sus habilidades son similares o se complementan a las de usted. Tener habilidades diferentes les permitirá distribuir el trabajo y proporcionará mejores soluciones para los problemas.

El tener habilidades diferentes le permitirá otorgarle a cada socio el derecho a veto en el área de especialización al momento de tomar decisiones importantes, lo cual ayudará a mantener la estabilidad y a eliminar conflictos. Por último, podría ser una buena idea considerar un contrato de compraventa en caso de una diferencia irreconciliable, así como la forma de pago del comprador de una parte del negocio (y también si debe o no considerar un seguro que respalde este contrato en caso del fallecimiento de un socio).

¿Qué tipo de organización mercantil es mejor para usted?

Ya sea que vaya a emprender solo o con otra persona, lo mejor es consultar con un abogado para determinar qué tipo de organización mercantil sería la mejor para usted. Sus opciones y los beneficios de cada una de ellas son básicamente las siguientes:

Empresa individual: Este tipo de empresa tiene un solo dueño que será el único responsable ilimitado de todas las deudas del negocio. Las ganancias o pérdidas del negocio serán reportadas en su declaración de impuestos junto con sus ingresos y gastos que normalmente declara (pero en un anexo por separado). Aunque se evita el gasto de constituir una sociedad o empresa, muchos empiezan sus negocios de esta forma por no estar familiarizados con los demás tipos de organización.

Sociedad de personas: En una sociedad de personas, cada socio tendrá responsabilidad ilimitada por las deudas del negocio. El ingreso y los gastos se declaran en una forma independiente para tal propósito, pero a su vez cada socio declara su parte proporcional de las ganancias o pérdidas del negocio en su propia declaración de impuestos.

Sociedad en comandita: En este tipo de organización, cada uno de los socios tiene responsabilidad ilimitada por las deudas de la empresa, pero sólo en la medida de su contribución a dicha sociedad. Con ciertas pequeñas excepciones, las declaraciones tributarias son iguales a las de la sociedad de personas.

Sociedad anónima: Este tipo de sociedad le proporciona una responsabilidad limitada a los inversionistas. A excepción de lo mencionado a continuación, ninguno de los socios en una sociedad anónima es responsable de las deudas de la empresa. Los acreedores pueden considerar sólo los bienes de la empresa como el pago de deudas. La sociedad anónima hace sus propias declaraciones y paga los impuestos respectivos. Además, si la empresa distribuye algunas de sus ganancias como dividendos, dichos dividendos no se deducen al calcular el pago de impuestos. Sin embargo, los socios deben pagar los impuestos de esos dividendos aún cuando la empresa haya pagado sus impuestos con las ganancias. Por último, hay algunos beneficios fiscales como la deducibilidad de primas de seguro médico.

Sociedad “S” (por acciones): Una sociedad que ha optado por el tipo “S” para cuestiones de impuestos federales es considerada una sociedad para efectos fiscales, aunque para otros propósitos se considera una sociedad anónima.

Una sociedad de responsabilidad limitada: Este tipo de sociedad proporciona responsabilidad limitada a todos sus miembros, pero generalmente es considerada como una sociedad de personas para cuestiones de impuestos federales sobre la renta. Las leyes estatales pueden variar en cuanto a si se considera una sociedad de personas o una sociedad anónima para cuestiones de impuestos estatales. Asimismo, este tipo de sociedad puede ser administrado por todos los socios o tener una administración centralizada en uno o más de sus socios. Para más detalles de todas las opciones a su disposición para cuestiones de impuestos federales sobre la renta, por favor visite el sitio web del I.R.S. (Internal Revenue Service) https://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/Business-Structures.

Obviamente hay variaciones en estas reglas y usted debe consultar a su abogado y/o su contador sobre cada caso específico para determinar cuál tipo de organización se acopla más a sus necesidades.

Uno de los aspectos a considerar al tomar la decisión final es que aún cuando una sociedad anónima tiene responsabilidad limitada para sus socios, si la sociedad no tiene los bienes suficientes, varios acreedores podrían insistir en solicitar garantías personales de parte de los accionistas. Algunos ejemplos son: el arrendador, algunos proveedores, y por ley, la responsabilidad civil por algunos impuestos sobre la nómina de los empleados.

Legislación relevante

Hay muchas leyes que aplican a los propietarios de pequeñas empresas. Así que lo mejor es consultar a profesionales para determinar cuáles leyes aplican en su caso, qué permisos necesita para iniciar sus operaciones y a dónde dirigirse para cumplir con los diferentes reglamentos. Su abogado debe ser capaz de ayudarle a cumplir con las leyes laborales tal como el empleo de menores de edad, ilegales y leyes de seguridad laboral. Su contador debe ayudarle a preparar y presentar:

  • Una declaración de impuesto sobre la renta
  • Una declaración de impuesto a franquicias
  • Una declaración de impuesto al empleo
  • El plazo para pagar las retenciones y contribuciones de los empleados
  • Una declaración y pago del impuesto para el desempleo
  • El reporte y pago de impuestos sobre ventas

Informes de impuestos y pagos

Visite el Small Business Tax Center (Centro de Impuestos para Pequeñas Empresas): https://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/Small-Business-and-Self-Employed-Tax-Center-1.

Su abogado puede ayudarle con los requisitos para licencias comerciales, incluso licencias especiales para algunos negocios particulares, códigos de construcción, permisos para remodelación, leyes de uso de suelo, requisitos del departamento de salubridad y leyes ambientales.

¿Cómo pueden ayudarle sus asesores profesionales?

Su abogado

Además de lo ya señalado, su abogado debe elaborar el acta constitutiva de su empresa o formar su sociedad anónima, incluyendo la emisión de acciones y la presentación de los documentos necesarios al Secretario de Estado y al Departamento de Empresas. Él o ella le puede aconsejar sobre la sociedad más adecuada, ayudarle en negociaciones para adquirir negocios ya existentes y revisar los documentos si está adquiriendo una franquicia. También su abogado le puede asesorar los contratos de compraventa entre socios y ayudarle a elaborar los documentos necesarios.

Si su negocio requiere alquilar una oficina, tienda o fábrica, su abogado deberá revisar y aprobar su contrato de arrendamiento. Su contrato de arrendamiento podría convertirse en su mayor responsabilidad. Es por esta razón que su abogado debe ayudarle a negociar términos y condiciones justas que protejan sus intereses. Por ejemplo, si usted espera crecer, su contrato debe incluir una cláusula sobre el manejo de los requisitos de la expansión.

Su nuevo negocio puede necesitar asesoría legal especializada para establecer y proteger sus derechos de propiedad intelectual. La propiedad intelectual incluye sus derechos de propiedad sobre el nombre de su negocio, las marcas registradas, los derechos de autor y las patentes. La ley de propiedad intelectual es un área especializada y puede que necesite un abogado especialista en estas cuestiones.

Su contador

Su contador puede ser un asesor importante cuando toma decisiones al comienzo del negocio. Su contador podría asesorarlo/la sobre temas incluyendo:

  • Determinar el tipo de sociedad más adecuado.
  • Ayudarle a preparar libros contables y registros del negocio.
  • Asesorarle sobre la necesidad de equipo computacional para llevar a cabo la contabilidad.
  • Presentar sus declaraciones de impuestos.
  • Asesorarle sobre cómo compensar a los socios.
  • Preparar los estados financieros.
  • Ayudar a presupuestar las necesidades de efectivo.
  • Ayudarle a tomar decisiones sobre la expansión y contratación de nuevos empleados y determinar la rentabilidad del negocio.

Su proveedor de administración de nómina

Todos los emprendedores se enfrentan con las temidas preguntas: “¿Cómo voy a manejar la nómina y los impuestos sobre la nómina y cómo cumpliré con las variables leyes estatales y federales? Gracias a la eficiencia de la tecnología computacional, una gran industria ha surgido para satisfacer las necesidades cada vez más complejas de un manejo de nómina. Las empresas administradoras de nómina ahora permiten a las pequeñas empresas subcontratar estas funciones a un costo muy bajo. En la actualidad, un emprendedor que inicia su negocio, aún con un solo empleado, puede subcontratar su departamento de recursos humanos.

Hay muchos proveedores de servicios de nómina en las páginas amarillas y en Internet (busque “administradores de nómina”). En los últimos años, los administradores de nómina han extendido sus servicios para abarcar otros asuntos sobre el personal laboral, tales como la administración de fondos de jubilación, el seguro de compensación a los trabajadores y la selección de empleados. Muchos han incorporado servicios como:

  • Planes de jubilación, como el 401K y el IRA Simple
  • Protección y pago del impuesto empresarial
  • Seguro médico
  • Asesoría de recursos humanos
  • Programas computacionales para la administración de recursos humanos
  • Reportes de nuevos empleados
  • Seguro de compensación a los trabajadores “Pay-by-Pay” (cada día de pago)
  • Cálculo, depósito y declaración del impuesto sobre nómina
  • Proceso de selección de empleados y verificación de antecedentes
  • Soluciones de elaboración de reportes
  • Administración del seguro estatal de desempleo
  • Soluciones para la puntualidad y asistencia

Su administrador de planes de jubilación

Como propietario de una empresa, puede beneficiarse de los planes de jubilación con el diferimiento de impuestos para usted mismo y para sus empleados. Un buen plan de jubilación le ayudará a atraer y conservar buenos empleados. Algunos administradores de nómina ahora manejan los planes de jubilación también.

Servicios de reclutamiento y selección

El proceso de la selección de empleados es importante, especialmente al iniciar un negocio, ya que no se tiene recursos constantes para compensar los errores de la contratación. Muchos emprendedores al principio se saltan la etapa de selección porque no la conocen o no saben cómo hacerlo a un costo razonable. Desafortunadamente, esto puede exponerlos a currículums fraudulentos entre otras posibilidades indeseables. Se pueden encontrar muchos consejos sobre el proceso de contratación a través de buscadores en internet si escribe "consejos para la contratación de empleados".

Sus asesores profesionales también podrían ayudarle de forma significativa a formular su plan de negocios con sus consejos sobre:

    • El tipo de sociedad adecuada.
    • Las funciones de cada socio; por ejemplo, el nivel de control de cada uno.
    • Las áreas en las cuales cada socio tendrá sus responsabilidades principales y el grado de propiedad de cada uno.

Cuando se trate de la adquisición de un negocio ya existente, le deberían aconsejar sobre los términos y condiciones buenos y malos de la propuesta del negocio y ayudarle a negociar con el vendedor y su abogado.

Por último, deberían asesorarle sobre sus necesidades de capital, tanto iniciales como las que se necesitará si el negocio tiene éxito y usted decide expandir.

Actividades sugeridas

Antes de abrir su negocio: recopile referencias y recomendaciones de abogados, contadores y agentes de seguros para que pueda seleccionar a los asesores profesionales más adecuados mucho antes de necesitar sus servicios. Quizá al principio le darán asesorías gratuitas por considerarlos parte de su equipo de profesionales.

Las 10 cosas que debe hacer y no debe hacer

10 COSAS QUE DEBE HACER

  1. Use una lista de ventajas y desventajas para decidir si tendrá un socio y en caso de decidir que sí, un posible socio.
  2. Si está considerando tener un socio, busque alguien que tenga habilidades que complementen las suyas.
  3. Si decide tener un socio, elabore un contrato de compraventa antes de comenzar.
  4. Consulte con un abogado para decidir el tipo de sociedad que mejor satisfaga sus necesidades.
  5. Use un abogado especialista en propiedad intelectual para proteger sus derechos de propiedad intelectual: su marca, el nombre de su compañía, su logotipo, etc.
  6. Subcontrate sus responsabilidades de nómina a un proveedor de este servicio.
  7. Establezca un plan de jubilación diferido para usted y para sus empleados.
  8. Recopile recomendaciones sobre abogados, contadores y agentes de seguro antes de necesitarlos.
  9. Pídale a su abogado que le ayude a cumplir con las variables leyes laborales.
  10. Asóciese con una organización local de servicios, como la cámara de comercio.

10 COSAS QUE NO DEBE HACER

  1. Crear una sociedad de personas si pretende limitar su responsabilidad.
  2. Crear una empresa sin la ayuda de un abogado calificado.
  3. Vender acciones de una empresa sin la ayuda de un abogado y sin contar con la aprobación del gobierno.
  4. No pagar sus impuestos sobre nómina a tiempo. Usted será personalmente responsable.
  5. Firmar un contrato de arrendamiento o algún otro acuerdo importante sin la asesoría de su abogado.
  6. Empezar su negocio sin tener un abogado y un sistema de contabilidad establecido.
  7. Comenzar un negocio con sólo un apretón de manos.
  8. Convertirse en socio de una sociedad de personas sin entender la responsabilidad ilimitada que tendrá.
  9. Depender de su empresa para protección de las responsabilidades personalmente garantizadas.
  10. No tomar en serio el consejo de su abogado o de su contador.
 

El plan de negocios para sesión 5: La organización del negocio 

Ahora puede diseñar su plan de negocios. Abajo le proporcionamos un modelo de Microsoft Word para esta sección:

El modelo completo para todas las sesiones puede ser descargado como un documento:

Plantilla del plan de negocios de MOBI

 

 

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