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5. Organización del negocio

OBJETIVO: Cuando haya decidido el tipo de negocio que es el adecuado para usted, tendrá que tomar tres decisiones importantes. En esta sesión usted descubrirá: si abrir su negocio usted sólo o con un socio; el tipo de sociedad que usará; los asesores profesionales que deberá seleccionar.

 

  • ¿Le conviene tener un socio?
  • ¿Qué tipo de organización mercantil es la mejor para usted?
    • Empresa individual
    • Sociedad de personas
    • Sociedad en comandita
    • Sociedad anónima
    • Sociedad “S” (por acciones)
    • Una sociedad de responsabilidad limitada
  • Legislación aplicable
    • Informes de impuestos y pagos
  • ¿Cómo pueden ayudarle sus asesores profesionales?
    • Su abogado
    • Su contador
    • Su proveedor de administración de nómina
    • Su administrador de planes de retiro
    • Servicios de reclutamiento y selección
  • Actividades sugeridas
  • Las 10 cosas que debe hacer y no hacer

 

¿Le conviene tener un socio?

Cuando se trata de asociarse (o no) lo mejor es tomar la decisión preparando una lista de ventajas y desventajas. Las razones más frecuentes para tener un socio al empezar un negocio son:

  • La unión hace la fuerza. En otras palabras, son dos cabezas en lugar de una para pensar y tomar decisiones. Como dijo Salomón: "Dos pueden lograr más del doble que uno. Si uno falla, el otro lo levanta; pero si un hombre cae cuando está solo, está en problemas. Un hombre parado por sí solo puede ser atacado y derrotado, pero dos pueden pararse apoyando sus espaldas y vencer. Tres es aún mejor, ya que una cuerda triple no puede romperse fácilmente".
  • No tendrá necesidad de estar en el negocio todo el tiempo. Tendrá alguien más para compartir la carga y permitirle tomar unas vacaciones o cubrirlo cuando esté enfermo.
  • También tendrá un compañero de trabajo muy motivado, no solo un empleado más que trabajo por un sueldo.
  • Los socios también pueden ser una gran ventaja cuando sus habilidades complementan a las suyas.
  • Podría ser necesario tener un socio que aporte capital y comparta el riesgo cuando las cosas no salgan como se planearon.

Algunos de los argumentos en contra de tener un socio son:

  • Tendrá que compartir la recompensa si el negocio tiene éxito.
  • No tendrá el control completo del negocio, en particular si usted y su socio tienen alguna dificultad al tomar decisiones.
  • Tendrá que compartir el reconocimiento que vendrá en el futuro si el negocio tiene éxito.
  • Tener un socio puede ser un desastre si carece de buen juicio.
  • Corre el riesgo de tener diferencias y quizá hasta de tener que encontrar un nuevo socio que compre la mitad del socio inicial si las diferencias son irreconciliables.

Algunas de las cosas que debe considerar al decidir si una persona en particular será un buen socio son: si tienen un ritmo de trabajo similar así como objetivos similares en cuanto a cómo administrar el negocio y si sus habilidades son similares o se complementan. Por ejemplo, tener capacidades diferentes le permitirá distribuir la carga de trabajo y proporcionará una solución más integral de los problemas.

Tener habilidades diferentes le permitirá que cada socio tenga el derecho a veto en el área en que es experto al momento de tomar decisiones importantes, lo cual ayudará a mantener la estabilidad y a eliminar conflictos. Por ultimo, podría ser una buena idea considerar un acuerdo de compra-venta en caso de una diferencia irreconciliable, así como la forma de pago de la persona que adquiera la parte del negocio que se transferirá (y también si debe o no considerar un seguro que respalde este acuerdo en caso de fallecimiento del socio).

¿Qué tipo de organización mercantil es la mejor para usted?

Ya sea que vaya a emprender solo o con otra persona, lo mejor es consultar un abogado para determinar que tipo de organización mercantil será la mejor para usted. Sus opciones así como los beneficios de cada una de ellas son básicamente las siguientes:

Empresa individual: Este tipo de empresa tiene un solo dueño y será el único responsable ilimitado de todas las deudas del negocio y las ganancias o pérdidas del negocio se reportarán en su declaración de impuestos personal junto a sus ingresos y gastos que normalmente declara (pero en un anexo por separado). Aunque esta forma de organización evita el gasto de constituir una sociedad o empresa, muchos empiezan sus negocios de esta forma por no estar familiarizados con los demás tipos de organización.

Sociedad de personas: En una sociedad de personas cada socio tendrá responsabilidad ilimitada por las deudas del negocio. El ingreso y los gastos se declaran en una forma independiente para tal propósito, pero a su vez cada socio declara la parte proporcional de las ganancias o pérdidas del negocio en su declaración de impuestos personal.

Sociedad en comandita: En este tipo de organización cada uno de los socios tiene responsabilidad ilimitada por las deudas de la empresa, pero solo en la medida de su contribución a dicha sociedad. Con ciertas pequeñas excepciones, las declaraciones tributarias serán igual a las de la sociedad de personas.

Sociedad anónima: Este tipo de sociedad proporciona una responsabilidad limitada para los inversionistas. Con excepción de lo que mencionamos a continuación, ninguno de los socios en una sociedad anónima está obligado por las deudas de la empresa, los acreedores pueden considerar solo los bienes de la empresa para el pago de deudas. La sociedad anónima hace sus propias declaraciones y paga los respectivos impuestos. Si la empresa distribuye algunas de sus ganancias como dividendos, dichos dividendos no se deducen al calcular el pago de impuestos, sin embargo los socios deben pagar impuestos de esos dividendos aún cuando la empresa haya pagado sus impuestos por las ganancias Hay algunos beneficios fiscales como la deducibilidad de las primas de seguros de gastos médicos.

Sociedad “S” (por acciones): Una sociedad que ha elegido el tipo “S” para cuestiones de impuesto sobre la renta federales es considerado una sociedad para cuestiones de impuestos, pero considerado una sociedad anónima para otros propósitos.

Una sociedad de responsabilidad limitada: Este tipo de sociedad proporciona responsabilidad limitada a todos sus miembros, pero generalmente es considerada como una sociedad de personas para fines del impuesto federal sobre la renta Las leyes estatales pueden variar en cuanto a considerarse una sociedad de personas o una sociedad anónima para fines de impuestos estatales. Puede ser administrada por la totalidad de los socios o tener una administración centralizada en uno o más de sus socios. Para más detalles de todas las opciones a su disposición para fines de impuesto sobre la renta federal, por favor visite el sitio web del I.R.S. (Internal Revenue Service) https://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/Business-Structures

Es obvio que hay variaciones en estas reglas y usted debe consultar a su abogado y/o si contador sobre cada caso específico para determinar cuál tipo de organización se acopla más a sus necesidades.

Uno de los aspectos a considerar al tomar la decisión final es que aún cuando una sociedad anónima tiene responsabilidad limitada para sus socios, si la sociedad no tiene los suficientes bienes, varios acreedores podrían insistir en solicitar garantías personales de parte de los accionistas. Por ejemplo el arrendador, algunos proveedores, y por ley, la responsabilidad civil por algunos impuestos sorbe nómina y relacionada con los empleados.

Legislación aplicable

Hay muchas leyes que son aplicables a los propietarios de pequeñas empresas. Lo mejor es consultar a profesionales para determinar cuáles leyes aplican en su caso, qué permisos necesitará para iniciar operaciones y a dónde dirigirse para cumplir con los diferentes reglamentos. Su abogado debe ser capaz de ayudarle a cumplir con las leyes laborales como por ejemplo el empleo de menores de edad, ilegales y las leyes de seguridad laboral. Su contador debe ayudarle a preparar y presentar:

  • Declaración de impuesto sobre la renta
  • Declaración de impuesto a franquicias
  • Declaración de impuesto al empleo
  • El plazo para pagar las retenciones y contribuciones de los empleados
  • Declaración y pago del impuesto para el desempleo
  • Reporte y pago de impuestos sobre ventas

Informes de impuestos y pagos

Visite el Small Business Tax Center (Centro de Impuestos para las pequeñas empresas): https://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/Small-Business-and-Self-Employed-Tax-Center-1

Su abogado puede ayudarle con los requisitos para licencias comerciales, incluyendo licencias especiales para algunos negocios en específico, los códigos de construcción, así como permisos para remodelación y leyes de uso de suelo, requisitos del departamento de salubridad y las leyes ambientales.

¿Cómo pueden ayudarle sus asesores profesionales?

Su abogado

Además de lo antes señalado, su abogado debe elaborar el acta constitutiva de su empresa o formar su sociedad anónima, incluyendo la emisión de acciones y la presentación de los documentos necesarios al Secretario de Estado y al Departamento de Empresas. El o ella le asesorará sobre la mejor forma de sociedad, le asistirá en negociaciones para adquirir negocios ya existentes y revisará la documentación si está adquiriendo una franquicia. También le asesorará sobre los acuerdos de compra-venta entre socios y la elaboración de los documentos necesarios.

Si su negocio requerirá la renta de una oficina, tienda o fábrica, su abogado deberá revisar y aprobar su contrato de arrendamiento. Su obligación de arrendamiento podría convertirse en su mayor responsabilidad y su abogado puede ayudarle a negociar términos y condiciones justas que protejan sus intereses. Por ejemplo, si usted piensa que crecerá, su contrato debe incluir una cláusula sobre el manejo de los requisitos de expansión.

Su nuevo negocio puede necesitar asesoría legal especializada para establecer y proteger sus derechos de propiedad intelectual. La propiedad intelectual incluye sus derechos de propiedad sobre el nombre de su negocio, marcas registradas, derechos de autor y patentes. La Ley de Propiedad Intelectual es un área especializada y puede que necesite a un abogado especialista en estas cuestiones.

Su contador

Su contador puede ser un asesor importante en la toma de decisiones al iniciar el negocio, por ejemplo para:

  • Decidir la división adecuada del capital que contribuirá a la empresa entre acciones y préstamos.
  • Determinar el tipo de sociedad que le conviene.
  • Asistirlo en la preparación de los libros contables y registros del negocio.
  • Asesorarlo en necesidades de equipo de cómputo para llevar la contabilidad.

Presentar sus declaraciones de impuestos, asesorarlo sobre compensaciones a socios, preparar los estados financieros, ayudar a presupuestar las necesidades de efectivo, así como toma de decisiones sobre expansión, contratación de nuevos empleados y determinar la rentabilidad del negocio.

Su proveedor de administración de nómina

Todos los emprendedores enfrentan la temida pregunta: “¿Cómo voy a manejar la nómina y los impuestos sobre nómina y cómo cumpliré con las siempre cambiantes leyes estatales y federales? Gracias a la eficiencia adquirida con la tecnología computacional, una gran industria ha surgido para satisfacer las necesidades cada vez más complejas de un manejo de nómina. Las empresas administradoras de nómina ahora permiten a las pequeñas empresas subcontratar estas funciones con un costo muy bajo. En la actualidad, un emprendedor que inicia su negocio, aún con un sólo empleado, puede subcontratar su departamento de recursos humanos.

Hay muchos proveedores de servicios de nómina en la Sección Amarilla y en Internet (busque “administradores de nómina”). En los últimos años, los administradores de nómina han aumentado sus servicios para manejar otros asuntos del personal, tales como la administración de fondos de retiro, seguro sobre accidentes laborales y selección de personal. Muchos han incorporado servicios como:

  • Planes de retiro, como el 401K y el IRA Simple
  • Protección y pago del impuesto empresarial
  • Seguro médico
  • Asesoría sobre recursos humanos
  • Programas computacionales para la administración de recursos humanos
  • Reportes de nuevos empleados
  • Seguro de accidentes laborales “Pay-by-Pay” (cada día de pago).
  • Cálculo, depósito y declaración del impuesto sobre nómina
  • Selección de personal y verificación de antecedentes
  • Soluciones de elaboración de reportes
  • Administración del seguro estatal de desempleo
  • Soluciones de puntualidad y asistencia

Su administrador de planes de retiro

Como propietario de una empresa, puede participar en los beneficios de planes de retiro con diferimiento de impuestos para usted mismo y para sus empleados. Un buen plan de retiro le ayudará a atraer y conservar buenos empleados. Algunos administradores de nómina ahora manejan también los planes de retiro.

Servicios de reclutamiento y selección

La selección de personal es especialmente importante cuando está iniciando un negocio ya que no se tienen recursos constantes para compensar los errores de contratación. Muchos emprendedores al inicio se saltan la etapa de selección porque no la conocen o no saben cómo hacerlo a un costo razonable. Desafortunadamente, esto puede exponerlos a curriculums fraudulentos entre otras posibilidades no deseadas. Se pueden encontrar muchos consejos sobre el proceso de contratación en buscadores en línea escribiendo "consejos para la contratación de empleados".

Sus asesores profesionales también podrían ayudarle de forma significativa a formular su plan de negocios, asesorándolo sobre:

  • El tipo adecuado de sociedad.
  • Las funciones de cada socio, como por ejemplo el nivel de control de cada uno.
  • Las áreas en las cuales cada socio tendrá sus responsabilidades principales y el grado de propiedad de cada uno.

Cuando se trate de la adquisición de un negocio ya existente, le deben aconsejar sobre los buenos y malos términos y condiciones de la propuesta de negocio y ayudarle a negociar con el vendedor y su abogado.

Por ultimo, deberán asesorarle sobre sus necesidades de capital, tanto inicial como el que se necesitará si el negocio tiene éxito y usted decide crecer.

Actividades sugeridas

Antes de abrir su negocio, recopile referencias y recomendaciones de abogados, contadores y agentes de seguros para que pueda seleccionar a los más adecuados asesores profesionales mucho antes de necesitar sus servicios. Quizá le darán asesorías gratuitas iniciales por considerarlos parte de su equipo de profesionales.

Las 10 cosas que debe hacer y no hacer

10 COSAS QUE DEBE HACER

  1. Usar una lista de ventajas y desventajas para decidir si tendrá un socio y quién será.
  2. Si está considerando tener un socio, buscar a alguien que tenga habilidades que complementen las suyas.
  3. Si decide tener un socio, elaborar un acuerdo de compra-venta antes de iniciar.
  4. Consultar un abogado para decidir el tipo de sociedad que mejor satisfaga sus necesidades.
  5. Usar un abogado especialista en propiedad intelectual para proteger sus derechos de propiedad intelectual: su marca, el nombre de su compañía, logotipo, etc.
  6. Subcontratar sus responsabilidades de nómina a un proveedor de este servicio.
  7. Establecer un plan de retiro diferido para usted y para sus empleados.
  8. Recopilar recomendaciones sobre abogados, contadores y agentes de seguro antes de necesitarlos.
  9. Pedir a su abogado que le ayude a mantener el cumplimiento de las siempre cambiantes leyes laborales.
  10. Asociarse a una organización local de servicios como por ejemplo la cámara de comercio.

10 COSAS QUE NO DEBE HACER

  1. Crear una sociedad de personas si pretende limitar su responsabilidad.
  2. Crear una empresa sin la ayuda de un abogado calificado.
  3. Vender acciones de una empresa sin la ayuda de un abogado y sin contar con la aprobación del gobierno.
  4. No pagar sus impuestos sobre nómina a tiempo. Usted será responsable personalmente.
  5. Firmar un contrato de arrendamiento o algún otro acuerdo importante sin la asesoría de su abogado.
  6. Empezar su negocio sin tener un abogado y un sistema contable establecido.
  7. Iniciar un negocio con solo un apretón de manos.
  8. Convertirse en socio de una sociedad de personas sin entender la responsabilidad ilimitada que tendrá.
  9. Depender de su empresa para protección de las responsabilidades garantizadas de forma personal.
  10. No tomar en serio el consejo de su abogado o de su contador.