Skip to main content
My Own Business Institute

Sesión 8: Herramientas de comunicación para negocio pequeño

OBJETIVO: 

La comunicación es esencial para comenzar y construir un negocio exitoso. En esta sesión, revisaremos las formas básicas de comunicación, herramientas, recursos y equipos disponibles para su negocio.

  • Tipos de comunicación
    • Externa
    • Interna
  • Herramientas básicas de comunicación
    • Correo
    • Teléfonos
      • Teléfonos fijos
      • Teléfonos celulares o móviles
      • Teléfonos inteligentes
      • Llamadas por internet: Google Voice entre otros 
    • SMS/Mensajes de texto
    • Planes para Cellular y Datos
    • Videoconferencias y conferencias en línea
    • Sitios de Redes Sociales
    • G-Suite y Microsoft 365/Office
    • Herramientas de colaboración / productividad en línea 
  • Computadoras
    • Computadoras de escritorio
    • Computadoras portátiles
    • Computadoras portátiles Notebooks
    • Tabletas
    • Software
    • Productos auxiliares
  • Internet
    • Comunicaciones y generación de nuevos contactos
  • Planificación tecnológica 
  • Las 10 cosas que debe hacer y no debe hacer
  • Plan de negocios
 

Comunicación Externa e Interna   

La comunicación es la clave del éxito de cualquier negocio. Una comunicación externa sólida ayuda a construir su marca y vender sus productos o servicios al hacer que los clientes conozcan su empresa y lo que tiene para ofrecer. La comunicación interna entre empleados, equipos, colaboradores y líderes es esencial para hacer que el negocio funcione de manera adecuada y eficiente.

La comunicación externa e interna, tienen objetivos diferentes:

  • Externa: llega al cliente para informarle sobre su producto o servicio y brindarle una razón para comprar. Este tipo de comunicación incluye folletos, publicidad, cartas de contacto / correo directo, llamadas telefónicas, tarjetas de presentación, páginas web y cualquier otro medio que haga al público consciente de lo que ofrece su negocio. Un par de cosas para recordar acerca de la comunicación externa:
    • ¡Su imagen es extremadamente importante en la comunicación corporativa externa! Su logotipo debe representar quién es usted.
    • La consistencia también es muy importante. Use las mismas palabras y mensajes para comunicarse externamente sobre su negocio.
  • Interna: es esencial entre los miembros del equipo para atraer y retener personal talentoso y monitorear el desempeño del negocio. La comunicación constante sobre los objetivos del negocio proporcionará dirección a las personas de su empresa y asegurará que todos estén trabajando en dirección al mismo objetivo. La comunicación interna puede ser diseñada para motivar a su equipo. Los métodos de comunicación interna incluyen premios por desempeño, boletines informativos, reuniones, llamadas telefónicas y conversaciones formales e informales. Las reuniones periódicas con los principales grupos de gestión de proyectos, incluyendo su junta directiva y su consejo asesor, deben planificarse en intervalos regulares cada año. La importancia de un consejo asesor se trata en la Sesión 2 “Poniendo a su equipo en su lugar” del curso de expansión comercial.
    • Al igual que con la comunicación externa, la constancia es muy importante. Use las mismas palabras y mensajes con todos los miembros de su equipo para asegurarse que todos estén en la misma página.
    • Muchas grandes compañías imprimen mensajes clave y objetivos en los gafetes y tarjetas de identificación de los empleados para que cada persona en la organización tenga las mismas palabras al alcance de su mano.

No dé la comunicación por sentado. La comunicación efectiva requiere una planificación cuidadosa y utiliza muchas herramientas diferentes. En esta sesión, discutiremos esas herramientas, así como las pautas de planificación, para facilitar la comunicación empresarial.

Una gran variedad de herramientas de comunicación son utilizadas para la comunicación externa e interna. Estas herramientas incluyen correo, correo electrónico, teléfonos fijos, teléfonos celulares, teléfonos inteligentes, computadoras, herramientas de videoconferencias y conferencias web, redes sociales, así como plataformas de colaboración y productividad en línea. Empezaremos con algunas herramientas básicas de comunicación y después discutiremos sobre computadoras.

Correo

Incluso con todos los métodos modernos de comunicación, el correo postal regular sigue siendo una herramienta poderosa para un negocio. Agrega un toque personal, y es frecuentemente utilizado para enviar documentos y contratos de manera segura, así como para entregar artículos comprados a los clientes. Una forma conveniente de manejar el correo desde su propia casa u oficina es a través de una cuenta usps.com o Stamps.com (en los EE. UU.), que le permite imprimir las guías desde su propia computadora. Si está enviando correo internacionalmente, hay varios operadores disponibles. Asegúrese de averiguar qué operadores son más confiables en cada región donde realiza sus negocios. Puede comparar los costos para obtener la mejor combinación de precio, fecha de entrega y opciones de seguimiento. 

Correo electrónico 

Aunque es posible que ya tenga una cuenta de correo electrónico personal que utiliza, tener un correo electrónico empresarial será de utilidad para comunicarse con clientes, proveedores y compañeros de trabajo. Verificar el correo electrónico a diario es primordial. Hay muchas funciones de correo electrónico disponibles dependiendo del tipo de cuenta que tenga. Por ejemplo, para algunas cuentas, puede monitorear el correo electrónico y recibir una notificación cuando el destinatario lo lea. También puede posponer el envío de correos electrónicos de salida, filtrar los correos electrónicos de entrada y configurar respuestas automáticas con diferentes tipos de cuentas. Las plataformas para el alojamiento de correo electrónico incluyen Gmail, Outlook y Yahoo. También hay otros. Por un costo adicional, estas plataformas configurarán su propia dirección de correo electrónico empresarial. Por ejemplo, puede alojar jsmith@sunegocio.com en una de las plataformas de correo electrónico pagando una tarifa adicional.

Teléfonos

La piedra angular de la comunicación empresarial, tanto externa como interna, puede ser su teléfono. Existen muchos tipos de teléfonos, y sólo usted puede decidir qué tipo se adapta mejor a sus necesidades. Incluso el teléfono estándar (fijo) que está instalado en su oficina, tiene muchas opciones. Aunque puede ser que ya cuente con una línea telefónica, debería comenzar con al menos una línea adicional que sea exclusiva para su negocio. Esta línea debe tener la capacidad de tomar mensajes en el caso de que no se responda personalmente. A continuación algunos consejos para su línea telefónica:

  • Es importante tratar el teléfono como una herramienta de negocios. Responda su teléfono de manera oportuna (dentro de tres timbres si es posible). Siempre identifíquese cuando responda. Grabe un mensaje de correo de voz que identifique el número, proporcione información breve acerca de su negocio e indique cuándo devolverá la llamada. Luego, revise continuamente su correo de voz para devolver las llamadas rápidamente.
  • Tenga una línea por separado para su negocio de su línea personal. No permita que los miembros de la familia contesten o utilicen el teléfono de la empresa. Instale todas las líneas telefónicas adicionales necesarias antes de comenzar.
  • Cuando deje mensajes telefónicos, indique claramente el nombre y el número de teléfono de su empresa al principio y al final del mensaje.
  • ¡Sea cortés en el uso del teléfono celular! La cortesía en el negocio incluye evitar ser interrumpido por llamadas telefónicas, mensajes de texto o correos electrónicos cuando se encuentra en una reunión o durante un almuerzo de negocios.

Teléfonos fijos

El teléfono fijo es el sistema telefónico que utiliza un cable físico para la transmisión. Puede tener un teléfono fijo en su hogar, su oficina o en una ubicación de teléfono público. Si el Internet no es confiable, aún podrá usar su teléfono fijo porque se basa en una tecnología diferente para la comunicación. Hay muchos servicios disponibles para teléfonos fijos. Si ya cuenta con un teléfono fijo existente y le gustaría agregar servicios adicionales como correo de voz, líneas adicionales y llamadas en conferencia, asegúrese de investigar las opciones que ofrece su proveedor de servicios y sus competidores. Es posible que no tenga que cambiar de compañía telefónica para obtener las funciones que desea.

Teléfonos celulares

El teléfono celular, también llamado teléfono móvil, se usa para comunicaciones móviles. Existen numerosos operadores / proveedores y planes de servicio. Muchos operadores tienen planes diseñados para pequeños negocios que incluyen opciones que combinan funciones populares y patrones de uso que los hacen muy rentables. Asegúrese de hacer preguntas sobre sus necesidades específicas antes de seleccionar al proveedor y su plan de servicio. Comprenda la duración y los términos de su contrato. Muchos pueden ser de dos años o más. Considere qué tipo de comunicación utilizará más para su negocio: conversaciones telefónicas, mensajes de texto o datos. Investigue los planes que tienen acceso ilimitado en su área clave para comparar los precios.

Cuando su uso o necesidades cambien, no dude en solicitar información sobre los planes que cumplan más estrechamente su nuevo conjunto de requerimientos. Tenga en cuenta que hay cargos considerables por cancelar anticipadamente su contrato.

Teléfonos inteligentes

Un teléfono inteligente es un teléfono celular que ofrece capacidades avanzadas con funcionalidad similar a la de una computadora. Un teléfono inteligente incorpora funciones como correo electrónico, internet y redes sociales. Los teléfonos inteligentes son capaces de enviar mensajes de texto e incluyen una cámara con capacidad de video.

Fuera de la oficina, un teléfono inteligente puede ser una herramienta valiosa de trabajo para los negocios. De hecho, si no tiene una oficina o trabaja desde su casa, un teléfono inteligente puede ser su oficina. Con un teléfono inteligente puede usar el correo electrónico, acceder a Internet, revisar, editar o escanear documentos, usar el GPS, aceptar y realizar pagos, y usar una multitud de aplicaciones (apps) para hacer casi cualquier cosa. Los teléfonos inteligentes más populares son el iPhone de Apple (iOs) y el Samsung Galaxy (Android), pero cada día surgen nuevos modelos en el mercado. Cada uno tiene diferentes cualidades que necesitará tener en cuenta en las necesidades de su negocio.

Llamadas por internet: Google Voice entre otros

Las llamadas por Internet son una forma de hacer llamadas telefónicas a través de Internet. Hay varios proveedores de llamadas por internet. Google Voice es el más popular y es gratuito. Google Voice proporciona correo de voz, servicio de mensajes cortos (SMS) y mensajes de texto, y un número de teléfono local. Los usuarios pueden enviar mensajes de texto gratis, personalizar su correo de voz, leer la transcripción del texto del correo de voz y más. Los usuarios pueden hacer o recibir llamadas o mensajes de texto desde su computadora o desde su teléfono inteligente móvil. El servicio de correo de voz de Google ahora está disponible de manera gratuita para todos los usuarios de Gmail. Otros proveedores de llamadas por Internet incluyen Grasshopper, MightyCall, Nextiva, DingTone, Telzio, Freedompop, Line2, Voiceably y OnSIP, por nombrar algunos. Cada uno proporciona un servicio por una tarifa mensual con diferentes funcionalidades, capacidades, fortalezas y debilidades.

SMS/Mensajes de texto

Si bien no todos los teléfonos móviles son teléfonos inteligentes capaces de recibir videos e imágenes, casi todos los teléfonos móviles pueden recibir mensajes SMS (servicio de mensajes cortos). Estos son textos de menos de 160 caracteres que consisten solo en letras, números y símbolos. La mensajería SMS y los mensajes de texto en general son una forma poderosa para comunicarse. La mensajería SMS y los mensajes de texto proporcionan comunicación uno a uno. A medida que más y más personas adoptan teléfonos móviles, hay más oportunidades de conectarse directa y personalmente con los usuarios de teléfonos móviles (¡que podrían ser sus clientes!).

Las empresas pueden usar mensajes SMS como una forma de recordar a sus clientes sobre las rebajas, ofertas de productos y otros anuncios. Es importante tener en cuenta que los clientes deben optar por participar en las campañas de marketing por SMS de las empresas y que es ilegal para las empresas enviar mensajes SMS a los clientes que no han aceptado. Las empresas pueden animar frecuentemente a los clientes a suscribirse al ofrecerles algo a cambio. Por ejemplo, una compañía de hot dogs podría conseguir que los clientes participen en su campaña de marketing por SMS ofreciéndoles $5 de descuento en su próxima comida por enviar un código de texto a su número de campaña de SMS especializado. Las grandes compañías pueden contratar los servicios de una compañía de mercadotecnia de mensajes de texto en línea para administrar estas campañas de mercadeo y proporcionarles un código de número de teléfono corto que los clientes utilicen para suscribirse a la campaña. Las pequeñas empresas  podrían también permitir que los clientes se registren para recibir mensajes de texto, de la misma manera que pueden suscribirse a una lista de correo / correo electrónico y enviar mensajes directamente.

Planes para Celular y Datos  

Existen dos tipos principales de planes de telefonía móvil: prepago y pospago. El prepago le permite pagar a un operador de telefonía móvil por adelantado por los servicios móviles, y debe recargar sus minutos o datos cuando se agoten. Tenga en cuenta que los cargos excedentes por minutos o datos utilizados que sobrepasen su plan pueden facturarse a una tarifa más alta. Deberá entender si es posible superar su monto de prepago y qué cargos adicionales podrían imponerse. Los planes pospago le permiten firmar un contrato con un operador de telefonía móvil para diferentes tipos de servicios móviles, y usted paga por esos servicios al final del mes. Los minutos o datos no utilizados pueden o no pasar de un mes al siguiente, lo que significa que debe pagar sus minutos o datos cada mes, ya sea que los use o no.

Sea cual sea el plan que elija, asegúrese de comprender los términos. Puede haber recargos por cancelar su contrato antes de tiempo. Debe pensar en las necesidades de su negocio antes de decidir un plan de servicio móvil así como si desea pagar por adelantado o al final del mes.

Videoconferencias y Conferencias Web

Las videoconferencias proporcionan una forma de tener reuniones cara a cara sin los gastos de viaje. Proporciona una forma más personal de comunicarse tanto externamente con clientes y socios como internamente con miembros del equipo o empleados quienes posiblemente  trabajan fuera de la oficina. 

Las tecnologías de videoconferencia transmiten y reciben imágenes y voz en tiempo real de manera que puede tener una "reunión cara a cara". La conferencia web agrega otra dimensión: le permite compartir documentos y aplicaciones durante su reunión en línea. Ambas opciones le permiten la flexibilidad de tener reuniones uno a uno o conferencias con múltiples asistentes. Ver expresiones faciales y señales no verbales durante las discusiones y negociaciones comerciales cruciales puede ser invaluable para su negocio.

Algunas herramientas comunes para videoconferencias y conferencias web se mencionan a continuación. Estas herramientas se ofrecen en diferentes niveles e importes de precio, aunque hay algunas a las que puede acceder de manera gratuita. Algunos ejemplos de herramientas para videoconferencias y conferencias web incluyen:

Todas estas soluciones le permiten comunicarse como si estuviera cara a cara con clientes, socios y empleados en cualquier parte del mundo. El tiempo y el dinero que podrían ser gastado en viajes, se pueden utilizar de otras maneras para su negocio. Puede compartir documentos, hacer presentaciones y realizar reuniones con poca anticipación. Por ejemplo, sin salir de su oficina, puede colaborar con empleados que trabajan desde su casa o desde otras ubicaciones de la empresa.

Sitios de Redes Sociales 

Si usted es miembro de un sitio de redes sociales o utiliza las redes sociales, sabe que estas plataformas son populares para las empresas que las utilizan para la mercadotecnia. Una red social es una comunidad en línea compuesta por individuos u organizaciones unidos por intereses comunes. Las redes sociales basadas en Internet se producen a través de una variedad de plataformas de sitios web que permiten a los usuarios con intereses similares compartir contenido e interactuar en línea. Algunos sitios populares de redes sociales incluyen Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Pinterest, YouTube y muchos otros.

Al crear redes sociales que sigan su negocio o los intereses de su negocio, puede construir relaciones con clientes actuales y futuros. Por ejemplo, existen redes sociales en línea para empresas, celebridades, políticos e intereses como viajes, decoración del hogar, cocina y ejercicio, por nombrar algunos. Al publicar contenido en estos grupos, puede proporcionar información a un gran número de seguidores de forma rápida y económica.

Muchas empresas buscan una estrategia de redes sociales en sus esfuerzos de mercadotecnia. La mercadotecnia en redes sociales es una forma relativamente económica para alcanzar a segmentos específicos de clientes que cree que estarán interesados en su producto o servicio. Para tener éxito se requiere un esfuerzo constante y participación a lo largo del tiempo. Un error que cometen las empresas es lanzarse y publicar frecuentemente al inicio, pero después no mantienen el esfuerzo por mucho tiempo. Es mejor empezar a un ritmo que sabe que puede mantener, ya sea una vez al mes, una vez a la semana o una vez al día. Si descubre que tiene más contenido para publicar, siempre puede hacer más. Una advertencia en las redes sociales de Internet: una vez que publica algo, es difícil recuperarlo, así que sea cuidadoso con sus publicaciones. Siempre sea consciente de cómo una publicación representará y reflejará su negocio. También es una buena idea tomar en cuenta que sus redes sociales personales también pueden ser visitadas por clientes potenciales, socios, inversores y empleados.

Herramientas de colaboración / productividad en línea 

El mundo está a nuestro alcance cuando se trata de poder trabajar en línea dentro de nuestro negocio, con socios, proveedores y / o clientes / consumidores. Desde mensajes hasta chats grupales, videoconferencias, intercambio de archivos, colaboración de documentos, aprendizaje electrónico y más, casi todo es posible desde su dispositivo. Además de las herramientas y recursos discutidos anteriormente, a continuación se presentan algunas ideas y ejemplos de herramientas que pueden ser usadas dependiendo de sus objetivos.

G-Suite

Google ofrece un conjunto de productos que permiten la colaboración en línea. Usando Google Docs (documentos), puede desarrollar un documento que puede ser editado por múltiples personas en diferentes ubicaciones (o todas dentro de la misma sala de conferencias) en tiempo real y al mismo tiempo. Otros productos de G-Suite funcionan de la misma manera: Google Sheets (hojas de cálculo), Google Slides (presentaciones) y Google Drive (almacenamiento), por ejemplo. Puede crear y administrar sus documentos en un sistema de archivo que puede ser propiedad de una persona o compartido entre un equipo. Google Calendar (calendario) se ha convertido en una forma popular para organizar su propio horario, así como para programar reuniones entre miembros de diferentes organizaciones o empresas.

Office 365 / Office en línea

Microsoft también ofrece un conjunto de productos que permiten la colaboración en línea. Office 365 incluye Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, One Note, Skype y otras aplicaciones. El paquete de Office 365 no es gratuito. Microsoft Online ofrece una variedad de programas basados en la nube de forma gratuita.

Herramientas de mensajería

Las herramientas de mensajería permiten el chat en línea y la mensajería instantánea entre individuos o equipos. Algunos también ofrecen el uso compartido de archivos, almacenamiento de archivos, videollamadas, historial de mensajes de búsqueda, visualización de imágenes y creación de encuestas. Algunas de estas herramientas se integran con Google Drive, Facebook, Dropbox y otros programas y aplicaciones. Algunos ejemplos son:

Aplicaciones y Programas de Calendarios en línea y compartidos 

Las herramientas de calendario en línea y compartidas son maravillosas para administración del tiempo y programar reuniones con otros. Algunos ejemplos incluyen, pero no se limitan a:

Aplicaciones y Programas de Administración de Tareas 

Las aplicaciones de administración de tareas permiten a los usuarios administrar sus tareas desde su teléfono inteligente, tableta, computadora o reloj inteligente. Muchas son gratis; funciones de colaboración adicionales están disponibles en versiones pagadas. Son una excelente manera de dar seguimiento a su progreso y proyectos, ya sea trabajando en ellos individualmente o en equipo. Algunos ejemplos incluyen:

Una computadora es tan accesible que debería incluirse como una herramienta clave en su negocio. Las computadoras pueden ser compradas en un amplio rango de precios. Para el procesamiento básico de documentos, correo electrónico, contabilidad y hojas de cálculo, no necesitará una computadora de primera línea. Las computadoras vienen en una gran variedad de aspectos, algunas veces llamadas "factor de forma". A continuación se analizan los aspectos más comunes: computadora de escritorio, computadora portátil, computadora portátil Notebook y tableta.

Computadoras de escritorio 

Las computadoras de escritorio son el tipo de computadora más común. No son portátiles, pero se pueden personalizar para satisfacer las necesidades de su negocio. Un sistema de computadora de escritorio debe incluir:

  • Una unidad de procesamiento básica: una PC (computadora personal) o una Mac (Apple). Las PC son más comunes en uso y tienen un costo más bajo. La mayoría de las empresas trabajan en formato PC. Sin embargo, para muchos usuarios y aplicaciones que utilizan artes gráficas y trabajo de diseño, la Mac posee seguidores muy firmes. Considerar cómo planea usar su computadora lo ayudará a determinar si elige una plataforma para PC o Mac. También puede investigar los programas o aplicaciones que necesitará para asegurarse de que estén disponibles en la plataforma que elija.
  • Un monitor de pantalla plana.
  • Conectividad a Internet, puertos USB y cámara web.
  • Bocinas o una barra de sonido si planea hacer videoconferencias o grabaciones.

Computadoras portátiles 

Una computadora portátil ofrece portabilidad con muchas de las funciones que ofrece una computadora de escritorio, lo que la hace ideal para reuniones o si viaja frecuentemente. Las desventajas para las computadoras portátiles incluyen: tienen un precio más elevado que las computadoras de escritorio, tienen teclados y monitores más pequeños, tienen una duración limitada de la batería y son más susceptibles a robo. La mayoría de las computadoras portátiles ofrecen la opción de conectar su teclado, mouse e impresora de forma inalámbrica o mediante un cable USB. Si viaja y necesita capacidad computacional, vale la pena el gasto adicional. Algunos ejemplos populares de computadoras portátiles incluyen Chromebook, Surface Pro y MacBook Pro.

Computadoras portátiles Notebooks 

Las Notebooks son una categoría en rápida evolución de computadoras portátiles pequeñas, livianas y de bajo costo, adecuadas para computación general y acceso a aplicaciones basadas en la web. Son muy populares entre estudiantes, blogueros y propietarios de negocios por igual.

Aunque generalmente son menos costosas que las computadoras portátiles, los fabricantes están comenzando a reforzar las Notebooks, lo que está aumentando su costo. Una advertencia: su tamaño compacto las hace más atractivas para viajar, pero si está considerando adquirir una para ahorrar en el costo de una computadora portátil, probablemente obtendrá menos memoria y muchas no tienen aplicaciones completas o compatibilidad con sus otras aplicaciones de negocio.

Cosas a considerar al adquirir una computadora de escritorio, una computadora portátil o una Notebook

  • Obtenga tanta capacidad como pueda costear. Las computadoras portátiles no suelen ser tan fáciles de actualizar como las computadoras de escritorio debido a la naturaleza de su construcción.
  • Asegúrese de obtener todas las funciones que necesita cuando compre.
    • Asegúrese de que su computadora, computadora portátil o Notebook tenga una cámara web incorporada para reuniones virtuales. Si no es así, puede comprar una externa a un costo relativamente bajo.
  • Si normalmente no tiene acceso a una toma de corriente, obtenga una computadora portátil o Notebook con una batería de mayor duración.
  • Conserve toda la documentación, los programas y los accesorios que vienen con su dispositivo.

Tabletas

Una tableta está equipada con una pantalla táctil o un lápiz óptico en lugar de un teclado para operar la computadora. Las ventajas incluyen flexibilidad para usar sin un ratón de computadora o teclado, registrar diagramas y símbolos, y una navegación más fácil que con un teclado y ratón de computadora o panel táctil. Las desventajas incluyen un costo más elevado, una velocidad de entrada más lenta y el riesgo de daños en la pantalla de la tableta. Puede comprar un teclado y un ratón de computadora para una tableta, pero eso también aumentaría el costo. Sea cauteloso con el costo total porque el costo podría ser similar a una computadora portátil que tiene mayor capacidad y potencial. Ejemplos de tabletas incluyen iPad, Galaxy Tab, Surface Go y Amazon Kindle.

Software

El software o programas que compra son la clave para hacer su computadora más productiva. El sistema operativo (SO), ya sea una PC o una Mac, debe estar precargado en el sistema. El sistema operativo es lo que le permite interactuar con su computadora. Muchos paquetes de programas a menudo se incluyen con el sistema al momento de la compra y algunos en forma de software de prueba. Como mínimo, debe tener la capacidad de hacer procesamiento de texto / creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

Para proteger su información, un programa antivirus es esencial. Puede comprar uno o usar un programa gratuito; sin embargo, los programas gratuitos no le brindarán tanta seguridad como las versiones pagadas.

Adicionalmente, debe considerar los programas financieros y contables apropiados para su negocio. Tenga en cuenta que muchos paquetes de programas contables no son sistemas de doble entrada y se debe tener cuidado al hacer las entradas correctamente. Tenga en cuenta que las versiones domésticas y profesionales de los programas de contabilidad pueden no ser compatibles o pueden no ser apropiadas para su sistema operativo. Asegúrese de leer las especificaciones del software antes de la compra para asegurarse de que su equipo y programas sean compatibles.

Productos Auxiliares 

Muchas productos pueden ser utilizados con su computadora para mejorar la funcionalidad y la imagen de su negocio. Los productos auxiliares a menudo requieren programas especiales.

  • Impresora: las impresoras están disponibles a muchos precios. La conectividad, ya sea inalámbrica o cableada, dependerá del tipo de computadora que tenga. Asegúrese de investigar la compatibilidad de su computadora e impresora antes de realizar la compra. Las impresoras láser son aparentemente más costosas que las impresoras de inyección de tinta, pero  a largo plazo son menos costosas cuando se toman en cuenta los costos de impresión. Puede elegir entre una impresora a color o en blanco y negro. Una impresora a color puede permitirle imprimir materiales de mercadotecnia para su negocio. Si tiene un espacio pequeño para trabajar, considere una impresora todo en uno que puede enviar faxes, escanear, hacer copias e imprimir. Algunas impresoras tienen puertos USB o ranuras para tarjetas de memoria, lo que le permite imprimir directamente desde estos dispositivos de almacenamiento de medios.
  • Cámara digital: muchas personas tienen una cámara digital en sus teléfonos inteligentes. Para fotos especiales o para producir fotos de muy alta calidad, una cámara digital especializada puede ser más apropiada para su negocio. Una imagen tomada con una cámara digital puede ser directamente cargada en su computadora para una variedad de usos. Muchas cámaras digitales también ofrecen conectividad wifi para que pueda cargar imágenes directamente en la web o en una plataforma de red social. Algunas ideas de uso incluyen imágenes de propiedades, catálogos de productos, imágenes para currículums y mucho más. Las cámaras digitales vienen en varias formas y tamaños, pero lo que realmente las distingue en precio es la calidad de imagen. La calidad de la cámara del teléfono inteligente es buena y mejora todo el tiempo. Por lo tanto, es posible que ya tenga todas las capacidades de imágenes digitales que necesita en su teléfono inteligente.
  • Escáner: los escáneres ofrecen la capacidad de convertir un documento en papel en un documento digital que puede enviar, almacenar o copiar. Las máquinas de fax solían ser una manera popular de recolectar firmas en documentos de personas en distintas ubicaciones. Ahora un escáner es más frecuentemente usado porque el documento digital puede ser enviado por correo electrónico. También hay aplicaciones que le permiten escanear un documento con su teléfono. En muchos casos, también se puede tomar una fotografía de un documento, y enviar o almacenar esa imagen según sea necesario.
  • Discos duros y almacenamiento: no subestime la importancia de realizar periódicamente respaldos de seguridad externos del contenido, las imágenes y los programas individuales utilizados en su empresa. Una copia de seguridad es simplemente guardar su información en una segunda fuente para que tenga una segunda copia en caso de que su sistema se bloquee o se pierda. Los respaldos se almacenan comúnmente en unidades flash USB, discos duros externos y / o un sistema basado en la nube. El almacenamiento externo es relativamente económico. También hay servicios ofrecidos en la web para facilitar este proceso.    

El Internet es una herramienta esencial de mercadotecnia y comunicación para todas las empresas. Le permite comunicarse con clientes potenciales, generar nuevos contactos y establecer su negocio. Debe registrarse en los motores de búsqueda de Internet y en los sitios de revisión de negocios de colaboración abierta (crowdsourcing) para construir su presencia en línea y permitir que las personas encuentren su negocio rápidamente. Puede anunciarse en estos sitios para obtener más visibilidad en su página.

Para mayor información, consulte los siguientes enlaces:

Motores de búsqueda:

Sitios de revisión de negocios “crowdsourced” (con sede en EE. UU.):

Cómo utiliza el Internet en su negocio depende de usted. Quizás no esté listo para vender sus productos en línea, pero está interesado en desarrollar un sitio web que le permita a las personas conocer lo que usted hace. En el otro extremo, es posible que desee utilizar Internet como su principal canal de ventas. Solo recuerde, los conceptos básicos todavía están en el terreno: necesita productos y servicios que la gente quiera; necesita atraer a las personas a su sitio de Internet para que tengan la opción de comprar sus productos y servicios; necesita convencerlos para que compren; necesita un lugar para almacenar sus productos; y necesita una manera de llevarlos al comprador.

Las tarifas de alojamiento de un sitio web varían, así que asegúrese de considerar si desea un sitio donde las actualizaciones sean poco frecuentes (sólo una página de presentación donde las personas pueden conocer sobre su negocio), o un sitio muy interactivo, con actualizaciones frecuentes, un carrito de compras, mucho contenido, etc. También deberá pagar por su dominio, la dirección web de su negocio, como www.nombredesuempresa.com. Tanto las tarifas de alojamiento como de dominio pueden ser pagadas anualmente o durante varios años a la vez.

La Sesión 12 de Comercio Electrónico de este curso le proporcionará información detallada sobre Internet y el comercio electrónico.

Es importante que usted y sus empleados utilicen el Internet de manera apropiada cuando representen a su empresa. Debe tener una política sobre el uso de Internet en el trabajo. Su política debe estar por escrito y firmada por cada uno de sus empleados para asegurarse de que la comprendan. ¡Recuerde, el uso apropiado de la tecnología puede hacer que su negocio se vea consolidado y exitoso desde el principio! Desafortunadamente, el uso inapropiado de Internet, las medios sociales y las redes sociales pueden hacer que su negocio se vea poco profesional y alejar a los clientes potenciales.

 

10 COSAS QUE DEBE HACER

  1. Asegúrese de que sus comunicaciones tanto externas como internas sean coherentes y respalden su marca.
  2. Establezca un número de teléfono designado para su negocio, grabe un mensaje de correo de voz profesional, hable clara y lentamente, repitiendo su nombre y número cuando llame a otros.
  3. Investigue la opción de comprar un teléfono inteligente y úselo para respaldar su negocio.
  4. Considere el uso de videoconferencias y herramientas de conferencia basadas en la web que permitan reuniones cara a cara sin los gastos de viaje.
  5. Cree una estrategia de redes sociales que pueda mantener, para permitir el mayor éxito en la interacción con los seguidores y la promoción de su negocio.
  6. Investigue y explore qué herramientas de colaboración en línea trabajarían mejor para usted y su equipo.
  7. Realice una investigación exhaustiva sobre qué computadora es mejor comprar para las necesidades de su negocio y adquiera la que tenga las mejores capacidades que pueda costear.
  8. Considere adquirir una computadora portátil si su negocio requiere movilidad.
  9. Regístrese en los motores de búsqueda y en los sitios de revisión de negocios “crowdsourcing” para mercadotecnia, como una forma de comunicarse con clientes potenciales y generar nuevos contactos.
  10. Invierta en un programa antivirus para proteger su computadora, su identidad y su información. Realice copias de seguridad de sus datos regularmente.

10 COSAS QUE NO DEBE HACER

  1. Subestimar la importancia de las comunicaciones en los negocios.
  2. Asumir que sus publicaciones personales en las redes sociales serán privadas y que no serán vistas por sus clientes, inversores y socios.
  3. Usar una línea telefónica compartida para la familiar y para los negocios.
  4. Pasar por alto al Internet y los teléfonos inteligentes como herramientas importantes de negocio.
  5. Comenzar su negocio sin el conocimiento ni posesión de herramientas computacionales.
  6. Ignorar hacer copias de seguridad externas periódicamente a los programas de su computadora y sus datos.
  7. Gastar en una computadora de primera línea a menos que sea necesario para su negocio.
  8. Comprometerse por periodos de tiempo extendidos en cualquier servicio, incluyendo el teléfono y el móvil.
  9. Iniciar una campaña activa en redes sociales si no puede mantener la frecuencia de sus publicaciones.
  10. Usar SMS o el marketing de texto a menos que tenga permiso de los usuarios que han aceptado recibir sus mensajes.

Ahora puede diseñar su plan de negocios. Abajo le proporcionamos un modelo de Microsoft Word para esta sección:

Sesión 8: Herramientas de comunicación 

 El modelo completo para todas las sesiones puede ser descargado como un documento:

Plantilla del plan de negocios de MOBI