El control de costo

El seguimiento de los costos es una de las cosas más importantes que hace el dueño de un negocio. La supervivencia de su negocio depende de mantener los costos bajo control y, por lo tanto, debe saber cuánto gasta en las cosas que necesita para administrar el negocio. 

El seguimiento de los costos de su empresa puede parecer una tarea desafiante (y quizás aburrida). Afortunadamente, hay una serie de herramientas que puede utilizar para facilitar esta tarea. La herramienta que use dependerá de la cantidad de trabajo que desee hacer usted mismo. En general, las empresas usan dos formas diferentes de rastrear los costos. Una forma es contratar a profesionales para que rastreen y le informen sobre los costos. La otra forma es utilizar uno de los muchos programas de software diseñados para rastrear los costos.

Profesionales.  De la misma manera que utiliza abogados para asuntos legales, puede utilizar contadores y tenedores de libros para asuntos financieros, como el seguimiento de sus costos. Las grandes empresas tienen contadores y tenedores de libros que son empleados de la empresa. Las empresas más pequeñas a menudo contratan contadores y tenedores de libros independientes para dedicar algunas horas cada semana, mes o trimestre a rastrear los costos y preparar los estados financieros.

Los tenedores de libros y los contadores no son lo mismo. La teneduría de libros es el proceso de registrar las transacciones financieras diarias de una organización. El seguimiento de los cheques que emite, el dinero que deposita en su cuenta de ahorros y los cargos en su tarjeta de crédito son actividades de la teneduría de libros. Uno de los trabajos de un tenedor de libros es proporcionar información precisa sobre las transacciones financieras al contador de la empresa.

La contabilidad es el proceso de convertir las transacciones informadas por los tenedores de libros en información que los gerentes usan para tomar decisiones. Los contadores crean informes y hacen recomendaciones sobre el flujo de caja, los ingresos y las ganancias, y los activos y pasivos del negocio. Hacen recomendaciones sobre inversiones, planificación fiscal y dónde obtener más fondos. En general, los contadores tienen más capacitación que los tenedores de libros. Los Contadores Públicos Certificados, CPA, han pasado una prueba estandarizada que demuestra que tienen el conocimiento y las habilidades para proporcionar servicios de contabilidad al público.

Software. Los propietarios de pequeñas empresas tienen varias opciones de software para rastrear costos y realizar funciones básicas de contabilidad. La mayoría de estas opciones de software se basan en Internet, son relativamente económicas y proporcionan información actualizada sobre la situación financiera de su empresa.

Los programas de software de contabilidad para pequeñas empresas más populares en 2019 en los E.E.U.U. son Quickbooks, Freshbooks, Zoho, y Xero. Estos programas ofrecen diferentes opciones dependiendo de cuán complejo sea su negocio y qué tipo de informes le gustaría que generará el software. Desde luego, el precio del software también depende de estas características.

Las características más deseables del software para la contabilidad son:

• Fácil de configurar y utilizar.

• Proporciona soporte técnico multilingüe.

• Rastrea gastos e ingresos.

• Crea facturas para clientes.

• Paga tus facturas en línea.

• Se integra con la cuenta corriente y las tarjetas de crédito de su empresa.

• Prepara estados financieros para su contador.

Otras características adicionales útiles incluyen la administración de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, y la capacidad de aceptar pagos en línea.

Toda empresa, pequeña o grande, necesita rastrear los costos para mantenerse estable. Afortunadamente, hay muchas opciones para realizar esta función vital. Antes de seleccionar la mejor opción para usted y su nuevo negocio, debe consultar con otros en su industria, hablar con su contador, y revisar cuidadosamente las características que necesita para su negocio.

Ahora que tiene un método para rastrear sus costos, debe pensar en cómo organizar sus costos. Primero, revisaremos las diferencias entre costos fijos y variables, luego asignaremos costos a productos, servicios y centros de beneficio.

Los costos fijos son costos que son independientes del volumen. Los costos fijos tienden a ser costos que se basan en el tiempo en lugar de la cantidad producida o vendida por su negocio. Ejemplos de costos fijos son los costos de alquiler y arrendamiento, salarios, facturas de servicios públicos, seguros y pagos de préstamos. Algunos tipos de impuestos, como las licencias comerciales, también son costos fijos. Dado que debe pagar costos fijos independientemente de cuánto venda, debe tener cuidado al agregar costos fijos a su pequeña empresa. El costo fijo a menudo se llama gastos generales.

Los costos variables son costos que cambian a medida que cambia el volumen. Ejemplos de costos variables son las materias primas, la mano de obra a destajo, los suministros de producción, las comisiones, los costos de entrega, los suministros de embalaje y las tarifas de tarjetas de crédito. En algunos estados contables, los costos variables de producción se denominan el "costo de los bienes vendidos".

(Para revisar más los costos fijos y variables, haga clique en Costos fijos y variables)

La razón principal para rastrear los costos es tomar buenas decisiones sobre su negocio. Una de las decisiones más importantes que tomará será decidir qué productos y servicios ofrecerá.  Esta decisión es más fácil si organiza sus ingresos y costos en torno al producto y los servicios que ofrece.    

Por ejemplo, supongamos que tiene una panadería que vende pasteles y tartas. Los pasteles y tartas requieren diferentes ingredientes y diferentes cantidades de trabajo para hacer. Si conoce los costos de los ingredientes y el costo de la mano de obra de estos productos, y sabe el precio al que los vende, puede calcular el beneficio por unidad. Si conoce el beneficio por unidad, puede tomar mejores decisiones sobre si ofrecer o no un producto, cuánto cobrar, y dónde necesita reducir los costos.

La siguiente tabla demuestra esta idea:

Aunque los pasteles tienen un precio más alto que las tartas, los gastos de los pasteles son más altos que los gastos de las tartas, por lo que las tartas son más rentables.  Con esta información, puede decidir si continuar vendiendo pasteles, si cobrar más por los pasteles, o si tratar de reducir el costo de hacer pasteles.

El organizar su información financiera en torno a productos o servicios le ayudará a tomar mejores decisiones para su negocio. En la siguiente sección, analizaremos más de cerca los diferentes tipos de gastos que tiene.

Una forma de aprender más sobre sus gastos y cómo administrarlos es colocar sus costos en diferentes categorías. Al clasificar sus costos, obtendrá más información sobre cómo gasta su dinero y, por lo tanto, podrá tomar mejores decisiones comerciales. También estará listo cuando sea hora de pagar sus impuestos. A continuación, hablamos sobre las diferentes formas de clasificar los gastos de su negocio y la forma de utilizar la información para tomar buenas decisiones.

Costos directos vs. indirectos.  Los costos directos son costos que se pueden asignar a un producto, servicio, ubicación o proyecto específico. Los costos directos pueden ser materias primas o ingredientes, equipos, o mano de obra. Los costos indirectos son costos que debe pagar para administrar todo su negocio y no se pueden asignar a un solo producto o servicio.  Ejemplos de costos indirectos son los costos de contabilidad, seguros, la computadora de la oficina, teléfonos celulares, y vehículos. Por cierto, su salario como propietario es un costo indirecto porque se le puede asignar a todos los productos y servicios de su empresa, no solo a uno.

El seguimiento de los costos directos e indirectos le indica cómo gasta su dinero en diferentes productos, ubicaciones, y proyectos. Si sabe cómo gasta su dinero, puede asegurarse de que está cobrando el precio correcto a sus clientes y sabe dónde centrar su atención para reducir los costos.

Los costos del bien vendido.  El costo de los bienes vendidos (COGS) es la suma de todos los costos directos utilizados para fabricar los productos que vende una empresa. Sólo es relevante para las empresas que fabrican y venden productos. Si toma los ingresos totales que una empresa obtiene de las ventas y resta los COGS, obtiene el beneficio bruto de la empresa.  COGS es un número importante en el estado de resultados de su negocio y debe observarlo de mes a mes para asegurarse de que los costos no aumenten.

El seguimiento de COGS le indica si la productividad está cambiando (se explica más adelante), o si el costo de los materiales y la mano de obra está cambiando para los productos que fabrica su empresa.

Los gastos de capital.  Los gastos de capital son costos asociados con activos que duran más de un año, como edificios, propiedades, tecnología, y equipos. Como estos activos duran más de un año, no se "agotan" como los gastos operativos regulares.  Siguen teniendo valor durante muchos años. Por ejemplo, en la panadería descrita en la sección anterior, el horno utilizado para hornear es un gasto de capital que se utilizará durante muchos años.

El seguimiento de los gastos de capital lo ayudará a comprender si los activos de la empresa se están utilizando de manera productiva. Al conocer el costo de los gastos de capital, puede decidir si la empresa debe arrendar o comprar equipos, por ejemplo. Conocer el costo de los activos de capital es importante especialmente cuando prepara la declaración de impuestos de su empresa.

Costos necesarios y ordinarios. Según el Servicio de Impuestos Internos (IRS), las empresas solo pueden deducir los gastos que son "ordinarios" y "necesarios" del cálculo de los impuestos sobre la renta. Los gastos ordinarios son gastos que son "comunes" y "aceptados" por empresas como la suya, y los gastos necesarios son gastos que son "útiles" y "apropiados" para una empresa como la suya. El IRS vigila a las pequeñas empresas para asegurarse de que los propietarios no deduzcan los gastos personales como si fueran gastos comerciales. Es ilegal deducir gastos personales como gastos comerciales en su declaración de impuestos.

Si usa parte de su casa como una oficina, puede deducir parte de los gastos de su casa (una parte de su renta, por ejemplo) como gastos comerciales. De la misma manera, si usa su automóvil para actividades comerciales y personales, puede deducir parte de los gastos de su automóvil como un gasto comercial. Debe consultar con su preparador de impuestos para asegurarse de que cumple con la legislación fiscal.   

Reducción de inventario. La disminución del inventario es la pérdida de inventario debido a robo, errores, fraude, o daños. Los costos de disminución pueden ser un problema real para las empresas minoristas y pueden acumular mucho dinero. Se mide comparando la diferencia entre el inventario registrado y el inventario real. El inventario es un activo que es propiedad de la empresa y cuando el inventario "se reduce", el valor del inventario disminuye.

El seguimiento de la disminución del inventario revelará si el inventario está siendo robado o maltratado. Con esta información, puede saber si invertir en medidas de seguridad.

En esta sección, discutimos varias formas de clasificar los gastos comerciales para tomar mejores decisiones comerciales. En la siguiente sección, presentamos varias estrategias para reducir costos.

Como propietario del negocio, es su trabajo administrar los costos y mantenerlos lo más bajo posible sin sacrificar la calidad del producto o dejar de cumplirle a sus clientes. Existen varias estrategias para mantener los costos bajos:

1. Consolidar las compras a un mejor precio.  Muchos proveedores ofrecerán mejores precios para compras consolidadas. Si está comprando suministros para muchas fuentes diferentes, explore la opción de usar un proveedor y solicite precios más bajos.

2. Fomentar la competencia entre sus proveedores.  Si tiene varios proveedores posibles para su negocio, motívelos a competir por su negocio revisando los acuerdos y contratos de compra frecuentemente.

3. Solicite descuentos basados ​​en lealtad.  Si lo ha atendido el mismo proveedor durante mucho tiempo, puede pedir un descuento basado en su lealtad. Quizás sea posible celebrar un contrato que mantenga bajos los costos.

4. Convertir costos fijos en costos variables.  Siempre que sea posible, convierta los costos fijos en costos variables. Los costos variables le quitan presión a sus necesidades de su flujo de efectivo al convertir los costos fijos en costos variables.

5.  La externalización. Es posible que pueda "externalizar" parte del trabajo que realiza "internamente".  La externalización significa encontrar otra compañía que realice parte del trabajo en lugar de hacer el trabajo usted mismo.  

La mejor estrategia para controlar los costos es ser frugal. Ya sea que esté hablando con socios, empleados, o prestamistas, debe mostrarles que tiene cuidado con el dinero y los gastos. Al ser frugal, da un ejemplo a los demás y genera confianza con sus inversores y sus empleados.

La productividad es una medida importante del rendimiento del negocio que está estrechamente relacionada con el costo. Una definición común de productividad es la cantidad de productos o servicios que el negocio produce con la cantidad dada de insumos.  Por lo general, la productividad se expresa en términos de producción por hora de trabajo. Por ejemplo, una panadería menos productiva podría hacer 25 panes por hora de trabajo mientras que una panadería más productiva podría hacer 30 panes por hora de trabajo.

Las empresas más productivas producen más bienes y prestan más servicios con la misma cantidad de insumos. Al producir más con los mismos insumos, su empresa reduce el costo de satisfacer las necesidades de su cliente y aumenta su rentabilidad. Ojo: no aumente la productividad sacrificando la calidad. El sacrificar la calidad puede generar ganancias a corto plazo, pero su negocio perderá a largo plazo cuando los clientes decidan irse a otro lado.

Las buenas empresas miden la productividad con el tiempo para ver si están mejorando, empeorando, o permaneciendo en el mismo nivel. Aquí hay un ejemplo simple para una panadería.

En este ejemplo, la productividad es alta en la semana 2 y baja en la semana 3. Un buen propietario se pregunta por qué sucedió esto y trabaja para mejorar la productividad con el tiempo. Recuerde, a medida que aumenta la productividad, el costo por unidad de producción disminuye y las ganancias aumentan.

Descargue y complete La hoja de ejercicios: El control de costo para crear un plan de ventas para su negocio.

En esta sesión discutimos la importancia de rastrear, organizar, clasificar y administrar los costos de su negocio. El controlar los costos conduce a una mayor rentabilidad y crecimiento para su negocio. Los costos pueden descontrolarse rápidamente si no los vigila. Asegúrese de tener un plan para rastrear los costos y hacer preguntas cuando aumenten.

10 COSAS QUE DEBE HACER

1. Antes de que selecciones una opción para el seguimiento de sus costos, consulte con otros en el negocio, hable con su contador, y revise las características que necesita para su negocio. 
2. Tener cuidado al agregar costos fijos a su negocio porque tendrá que pagar costos fijos independientemente de cuánto venda. 
3. Recordar que la razón más importante para seguir costos es para tomar buenas decisiones sobre su negocio. 
4. Ver sus costos de los bienes vendidos (COGS) de mes a mes para asegurar se de que los costos no están incrementando. 
5. Organizar su información financiera sobre productos y servicios para tomar mejores decisiones para su negocio. 
6. Entender sus gastos de capital para ayudar a decidir si debe arrendar o comprar su equipo. 
7. Solo se deducen gastos “ordinarios” y “ necesarios” del cálculo del impuesto sobre la renta, según las indicaciones del IRS.
8. Manejar los costos y mantenerlos lo más bajo posible sin sacrificar la calidad del producto o no entregar a sus clientes. 
9. Medir la productividad a lo largo del tiempo para ver si está mejorando, empeorando, o manteniéndose igual. 
10. La mejor estrategia para el control de los costos es ser frugal.

10 COSAS QUE NO DEBE HACER

1. Subestimar la importancia de saber cuánto está gastando en cosas que ocupa para correr el negocio. 
2. Tomar decisiones sobre los precios de sus productos y servicios sin entender los costos que toma para producirlos. 
3. Olvidar que su salario como dueño es un costo indirecto porque es asignable a todos los productos y servicios de su negocio, no solo uno. 
4. Deducir gastos personales como si fueran gastos del negocio en sus impuestos. 
5. Pasar por alto el efecto de reducción por medio de robo, errores, fraude, o daños. Puede sumar mucho dinero. 
6. Tener miedo de fomentar la competencia entre sus vendedores si existen múltiples proveedores posibles para su negocio. 
7. Incrementar la productividad sacrificando la calidad. Esto potencialmente puede conducir a beneficio a corto plazo pero puede dañar su negocio a largo plazo cuando los clientes decidan ir a otra parte
8. Evalúe todos sus costos juntos, categorice sus costos para agarrar más información sobre cómo está gastando su dinero. 
9. Sentir que tiene que hacer todo. Algunas veces puede tener sentido subcontratar parte del trabajo que se hace en casa. En otras palabras, encontrar otra compañía que puede hacer porciones específicas de su trabajo por menos trabajo. 
10. Apartar la vista de los costos, se pueden salir de control rápidamente.

 Para obtener una guía de referencia rápida sobre las formas de impactar su negocio de esta sesión, descargue la infografía El Contro de Costo.