Guía para Principiantes sobre el Análisis de Datos

En su forma más sencilla, el análisis de datos consiste en observar la información que ya tiene y utilizarla para tomar mejores decisiones.

No necesita conocimientos avanzados de negocios ni habilidades técnicas para comenzar. De hecho, muchos dueños de pequeños negocios ya utilizan datos sin darse cuenta. 

Unos ejemplos incluyen:

• Notar que los fines de semana son los días con más ventas.
• Recordar cuáles son los productos que más se venden.
• Llevar un registro de los clientes que regresan con frecuencia.

Eso es análisis de datos. 

El análisis de datos ayuda a los dueños de negocios a ser más intencionales y constantes en el seguimiento y uso de esa información.

Ejemplo: Muri Lelu Marca de Productos para el Cuidado de la Piel

"El análisis de datos nos permitió comprender mejor cómo compran nuestros clientes, qué productos generan compras repetidas y cómo las suscripciones contribuyen a los ingresos a largo plazo. Al combinar la información del sitio web, las suscripciones y el correo electrónico, identificamos a nuestros grupos de clientes más valiosos, descubrimos oportunidades para reducir la pérdida de clientes y desarrollamos estrategias de marketing más específicas para compradores ocasionales, clientes frecuentes y suscriptores activos o anteriores. 

Estos conocimientos nos ayudaron a establecer objetivos de crecimiento realistas, dar prioridad a la retención de clientes además de la adquisición de nuevos, mejorar la segmentación de nuestras campañas de correo electrónico y tomar decisiones mejor fundamentadas sobre dónde invertir nuestros recursos de marketing.”

Muri Lelu, cliente de ModFox Consulting, contribuyente de MOBI

Utilizar datos en su negocio puede ayudarle a: 

• Tomar decisiones mejor informadas.
• Ahorrar tiempo y dinero.
• Aumentar las ventas.
• Mejorar la satisfacción de los clientes.
• Detectar problemas tempranos.

En lugar de adivinar qué podría funcionar, usted puede basar sus decisiones en información real proveniente de su negocio. Además, si detecta algún problema, podrá hacer cambios a tiempo.

Es muy probable que su negocio ya cuente con información valiosa. Algunos de los tipos de datos más comunes son: 

Antes de comenzar, descargue el Libro de Trabajo de KPI de MOBI, la cual le ayudará a identificar y organizar la información más importante para su negocio.

Los datos son más útiles cuando usted sabe qué números merecen su atención. Los indicadores clave de rendimiento (KPI por sus siglas en inglés) son medidas específicas que le ayudan a determinar si su negocio está avanzando hacia sus objetivos. 

Un KPI es mucho más que un número que usted registra. Debe estar relacionado con un objetivo importante de su negocio y ayudarle a decidir qué acciones tomar. 

Por ejemplo, si su objetivo es aumentar las ventas, algunos KPI útiles podrían ser: 

• Ingresos mensuales.
• Número de nuevos clientes.
• Valor promedio de cada pedido o compra.
• Tasa de conversión de ventas (el porcentaje de clientes potenciales que realizan una compra).
• Porcentaje de clientes que realizan una compra repetida.

Si su objetivo es mejorar la satisfacción de los clientes, podría medir: 

• Calificaciones de satisfacción del cliente.
• Número de quejas o devoluciones.
• Calificaciones y reseñas en línea.
• Tasa de retención de clientes (el porcentaje de clientes que permanecen con su negocio durante un período determinado).
• Tiempo promedio de respuesta a las consultas de los clientes.

Cómo Seleccionar los KPI Adecuados

Los dueños de pequeños negocios suelen tener acceso a más datos de los que realmente pueden utilizar. Dar seguimiento a demasiados indicadores puede resultar abrumador y dificultar la identificación de lo que realmente es importante. Comience por identificar los objetivos más importantes de su negocio. Después, elija un número reducido de KPI que le permitan saber si está avanzando hacia esos objetivos.

Pregúntese:

1. ¿Cuál es mi objetivo principal?
2. ¿Qué indicador mostraría el progreso hacia ese objetivo?
3. ¿De dónde provendrán los datos? (Por ejemplo: ventas, registros por correo electrónico, etc.)
4. ¿Con qué frecuencia debo revisar este indicador?
5. ¿Qué acción podría tomar si el indicador mejora o disminuye?

Por ejemplo, imagine que una tienda minorista desea aumentar sus ventas mensuales. El dueño puede decidir dar seguimiento al número de visitantes del sitio web, la tasa de conversión de ventas, el valor promedio de los pedidos y la tasa de clientes recurrentes. En conjunto, estos KPI pueden ayudar a explicar no solo si las ventas están aumentando, sino también por qué.

Un buen KPI debe ser:

• Relevante: Está relacionado con un objetivo importante del negocio. 
• Medible: Los datos pueden recopilarse de forma consecuente.
• Fácil de entender: Usted comprende claramente lo que significa el indicador. 
• Accionable: Los resultados le ayudan a decidir qué acciones tomar. 
• Basado en el tiempo: Se revisa durante un período definido, como semanal o mensual. 

Evite elegir un KPI solo porque sea un dato fácil de obtener. Por ejemplo, el número de seguidores en redes sociales puede ser interesante, pero quizá no sea un KPI útil, a menos que aumentar su audiencia apoye un objetivo específico del negocio. El número de compras realizadas en el sitio web o la cantidad de consultas recibidas puede proporcionar información más valiosa.

KPI Adelantados y KPI Rezagados 

Algunos KPI muestran lo que ya ocurrió. Estos se conocen como indicadores rezagados. Algunos ejemplos son: ingresos mensuales, ganancias, número de ventas completadas, tasa de retención de clientes.

Otros KPI pueden ofrecer una señal temprana de lo que podría ocurrir en el futuro. Estos se conocen como indicadores adelantados. Algunos ejemplos son: número de consultas de posibles clientes, visitas al sitio web, citas programadas, propuestas enviadas, tasa de clics en correos electrónicos, etc.

Ambos tipos de KPI son importantes. Un indicador rezagado muestra el resultado final, mientras que un indicador adelantado puede ayudarle a identificar un problema o una oportunidad antes de que ese resultado final se refleje. 

Por ejemplo, si las ventas mensuales han disminuido, ese es un indicador rezagado. Si el número de consultas de nuevos clientes comenzó a disminuir varias semanas antes, ese indicador adelantado puede ayudar a explicar la causa de ese cambio.

No es necesario revisar todos los KPI todos los días.

Analizar con demasiada frecuencia los indicadores de largo plazo puede llevarle a realizar cambios innecesarios antes de contar con suficiente información para identificar una tendencia significativa. La frecuencia adecuada para revisar los KPI depende del tipo de negocio, del indicador que se esté evaluando y de la rapidez con la que cambian los datos.

Establezca un calendario regular para revisar sus KPI. La constancia facilita la comparación de resultados, el reconocimiento de patrones y la detección temprana de cambios importantes. Aquí hay unos ejemplos para ayudarle.

Busque Tendencias, No Solo Cifras Individuales

Un solo dato no siempre cuenta toda la historia. Compare los resultados a lo largo del tiempo y busque patrones. 

Por ejemplo:

• ¿Las ventas aumentan o disminuyen cada mes?
• ¿Hay productos que constantemente tienen un mejor desempeño que otros?
• ¿Las quejas de los clientes son cada vez más frecuentes?
• ¿La publicidad está generando más clientes potenciales, pero menos ventas?
• ¿Los gastos están aumentando más rápido que los ingresos?

También es importante considerar el contexto de los datos. Una disminución en las ventas puede estar relacionada con factores como las temporadas del año, un cierre temporal, un cambio en los precios o una reducción en las actividades de marketing. Los datos pueden mostrarle qué está sucediendo, pero es posible que necesite información adicional para comprender por qué está sucediendo. 

Ejemplo: Libro de Trabajo de KPI de MOBI

Comience Poco a Poco

No necesita un panel de control complejo ni un software costoso para comenzar a dar seguimiento a sus KPI. Una hoja de cálculo, un sistema de contabilidad, una plataforma de comercio electrónico, un sistema de gestión de relaciones con los clientes o un reporte del sistema de punto de venta pueden proporcionarle la información que necesita. 

Comience con tres a cinco KPI que estén estrechamente relacionados con sus objetivos actuales. Revíselos de manera constante, registre lo que aprende y ajuste sus acciones cuando sea necesario. A medida que su negocio crezca, podrá agregar nuevos KPI o modificar los existentes para reflejar sus nuevas prioridades.

El propósito del análisis de datos no es recopilar todos los números posibles. Su objetivo es identificar la información que le ayude a comprender mejor su negocio y a tomar mejores decisiones.

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¿Por qué el análisis de datos suele parecer tan complicado?

Es posible que escuche términos como inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático o análisis avanzado de datos, y piense que solo son útiles para grandes negocios dedicados a la tecnología. La buena noticia es que el concepto fundamental es el mismo, sin importar el tamaño de su negocio.

El análisis de datos consiste en utilizar la información para tomar mejores decisiones. La IA es simplemente una herramienta que ayuda a analizar grandes cantidades de datos con mayor rapidez e identificar patrones que podrían pasar desapercibidos. 

Muchos dueños de pequeños negocios ya utilizan herramientas que incorporan IA sin darse cuenta. Por ejemplo, las plataformas de marketing por correo electrónico pueden sugerir el mejor momento para enviar mensajes, las redes sociales recomiendan contenido, y los programas de contabilidad pueden organizar automáticamente los gastos. (También es posible que ya utilice herramientas con IA sin saberlo, como Waze, Google Maps, Grammarly, Siri o Alexa). 

Si apenas está comenzando, concéntrese en tareas sencillas, como dar seguimiento a sus ventas, conocer mejor a sus clientes y revisar reportes básicos. A medida que su negocio crezca, podrá incorporar herramientas que automaticen tareas, predigan tendencias o personalicen la experiencia del cliente. 

No necesita ser un experto en análisis de datos para beneficiarse de estas herramientas. El objetivo no es comprender tecnologías complejas, sino utilizar la información disponible para tomar decisiones comerciales más inteligentes y con mayor confianza. 

Existen formas simples y avanzadas de utilizar el análisis de datos en un negocio. Aquí hay ejemplos de básico, intermedio y avanzado para los dueños de negocios.

Uso de un Superprompt para el Análisis de Datos 

Un superprompt es un conjunto detallado de instrucciones que indica a una herramienta de inteligencia artificial el papel que debe asumir, la información y los datos de contexto que debe analizar, las preguntas que debe responder, las restricciones que debe considerar, los objetivos, el público al que se dirige el análisis y la forma en que debe organizar los resultados. A diferencia de un prompt breve, que normalmente contiene una sola instrucción o pregunta para dar a la IA una tarea específica, un SuperPrompt proporciona contexto, objetivos, definiciones, requisitos de análisis y un formato de salida preferido, creando una estructura para que la IA siga. Esto ayuda a herramientas como ChatGPT, Claude, Gemini y otras plataformas de IA a generar un análisis más completo y útil, en lugar de un simple resumen de la información proporcionada.

En un proyecto de análisis de datos comerciales, la calidad de los resultados depende en gran medida de la calidad y la integridad de la información proporcionada. Antes de utilizar un SuperPrompt, es recomendable reunir los reportes de los sistemas que utiliza para administrar su negocio, como una plataforma de comercio electrónico, un programa de contabilidad, una plataforma de marketing por correo electrónico, una plataforma de suscripciones, un sistema de gestión de relaciones con los clientes o las cuentas de publicidad. 

Las actividades de preparación pueden incluir identificar las siguientes preguntas que el negocio necesita contestar, seleccionar un período de análisis uniforme, exportar los reportes relevantes, verificar que los archivos contengan fechas claras y encabezados de columnas, eliminar información personal innecesaria y organizar los archivos según su origen. También es recomendable preparar información básica sobre el negocio, como sus objetivos actuales, los desafíos que enfrenta, los productos o servicios que ofrece, su mercado objetivo, los canales de marketing que utiliza, el presupuesto disponible y cualquier limitación operativa.

Una vez que los datos y el contexto del negocio estén preparados, los archivos pueden cargarse en la plataforma de IA junto con el SuperPrompt. Este guiará a la IA para revisar la información disponible, identificar datos faltantes o inconsistentes, analizar el desempeño del negocio, elaborar recomendaciones y presentar los resultados de forma estructurada. Aun así, el dueño del negocio debe revisar cuidadosamente los resultados, ya que el análisis generado por la IA puede basarse en suposiciones cuando la información es incompleta o poco clara.

***Mejor Práctica*** Antes de cargar información de su negocio en una herramienta de IA, elimine o anonimice los datos confidenciales, como nombres de clientes, direcciones de correo electrónico, información de pagos, expedientes de empleados, contraseñas, información fiscal, datos médicos y contratos confidenciales. Además, revise la configuración de privacidad y las políticas de manejo de datos de cualquier plataforma de IA que utilice.

¿Cuándo Debería Comenzar a Utilizar Herramientas más Avanzadas de Análisis de Datos? 

No necesita utilizar herramientas avanzadas de análisis de datos desde el principio. Concéntrese primero en recopilar información de manera constante. Esto le ayudará a identificar las áreas donde será útil realizar un análisis más detallado. Puede ser conveniente incorporar herramientas más avanzadas cuando su negocio esté creciendo y sus operaciones se vuelvan más complejas, cuando dedique demasiado tiempo a analizar la información manualmente o cuando desee mejorar la eficiencia o ampliar la capacidad de su negocio.

Aquí hay unos ejemplos demostrando cómo el análisis de datos puede ser utilizado para diferentes tipos de negocios. 

Ejemplo 1: Dueño de una Tienda de Artículos para Fiestas 

Un dueño de una tienda de artículos para fiestas sigue los datos de: 

• Los productos que más se venden (globos, decoraciones y artículos temáticos)
• Las temporadas de mayor demanda (días festivos, graduaciones y cumpleaños)

Utilizando análisis de datos: 

• Compre mayores cantidades de los productos más populares antes de las temporadas de mayor demanda
• Cree promociones para los productos que tienen menor rotación
• Ajuste el horario de la tienda según los momentos de mayor afluencia de clientes

Uso avanzado: Utilice un sistema de punto de venta (POS por sus siglas en inglés) para predecir las necesidades de inventario.

Ejemplo 2: Negocio de Limpieza Residencial

Un negocio de limpieza residencial sigue los datos de: 

• El número de clientes atendidos por semana
• El tiempo dedicado a cada trabajo
• Los tipos de servicios que solicitan los clientes

Utilizando análisis de datos: 

• Identifique cuáles son los servicios más rentables
• Ajuste los precios según el tiempo y el esfuerzo que requiere cada servicio
• Organice los trabajos de manera más eficiente

Uso avanzado: Utilice herramientas de programación que optimizan las rutas y la asignación de citas. 

Ejemplo 3: Diseñador Gráfico

Un diseñador gráfico sigue los datos de: 

• Los tipos de proyectos que realiza (logotipos, sitios web e identidad de marca)
• El tiempo invertido en cada proyecto
• Los comentarios y la satisfacción de los clientes

Utilizando análisis de datos:

• Se concentra en los servicios que generan mayores ganancias
• Mejora sus precios y reduce los tiempos de entrega
• Fortalece la relación con sus clientes

Uso avanzado: Utilice herramientas de IA para acelerar la creación de borradores de diseño o analizar las preferencias de los clientes.

Ejemplo 4: Negocio Orientado a la Tecnología

Un negocio orientado a la tecnología puede seguir los datos de:

• El número de visitas a su sitio web
• La tasa de conversión (cuando un cliente potencial se convierte en cliente)
• El comportamiento de los usuarios en el sitio web (tiempo que permanecen en una página, páginas más visitadas, entre otros)

Utilizando análisis de datos:

• Mejora el diseño de su sitio web.
• Optimiza sus campañas de marketing.
• Incrementa las ventas en línea.

Uso avanzado: Utilice IA para personalizar la experiencia de cada cliente. 

No necesita ser un experto en análisis de datos. Comience con estos sencillos pasos: 

Paso 1: Decida qué Desea Mejorar

Hágase algunas preguntas para identificar un objetivo claro con el que comenzar: ¿Quiero conseguir más clientes? ¿Quiero aumentar las ventas? ¿Quiero ahorrar tiempo o reducir costos?

Paso 2: Identifique qué Información le Dará Seguimiento

Con su objetivo en mente, elija entre dos y cinco indicadores sencillos para monitorear, por ejemplo: ventas diarias, número de clientes, productos o servicios más populares, tiempo dedicado a las distintas tareas.

Paso 3: Dé Seguimiento a sus Datos de Manera Constante

Elija un método para registrar la información. Puede utilizar: un cuaderno, una hoja de cálculo (como Microsoft Excel o Google Sheets), su sistema de punto de venta, aplicaciones o herramientas sencillas, el Libro de Trabajo de KPI de MOBI. Lo más importante al recopilar datos es hacerlo de manera constante. 

Paso 4: Revise sus Datos Periódicamente

Reserve un momento cada semana o cada mes para revisar los datos. Mientras los analiza, hágase preguntas como: ¿Qué patrones observó? ¿Qué está funcionando bien? ¿Qué necesita mejorar?

Paso 5: Tome Medidas

Tome medidas basadas en su análisis de los datos. Aquí tiene algunos ejemplos de cómo los datos conducen a la acción:

• Si las ventas son más altas los fines de semana → Aumente el personal o amplíe el horario de atención.
• Si un servicio tarda demasiado tiempo → Ajuste el precio o mejore el proceso.
• Si los clientes realizan compras repetidas → Cree un programa de lealtad o fidelización.
• Si una estrategia de marketing no está funcionando → Pruebe un enfoque diferente.

Herramientas Comunes para el Análisis de Datos en los Pequeños Negocios

No necesita herramientas costosas. Comience con opciones sencillas o con las que ya utiliza. También puede buscar información en línea para comparar alternativas y encontrar la que mejor se adapte a las necesidades de su negocio.

• Hojas de Cálculo. Ideales para registrar y organizar datos. (Por ejemplo, Microsoft Excel o Google Sheets)
• Sistemas de Punto de Venta (POS). Registran las ventas automáticamente. (Por ejemplo, Square, Shopify, Toast o PayPal)
• Aplicaciones de Programación de Citas. Permiten dar seguimiento a las citas y al tiempo. (Por ejemplo, Calendly, Google Calendar u otras soluciones especializadas.)
• Estadísticas de Redes Sociales. Muestran el nivel de interacción y el alcance del contenido. (Incluidas en la mayoría de las plataformas.) 
• Programas de Contabilidad. Ayudan a controlar los ingresos y los gastos. (Por ejemplo, Intuit QuickBooks, FreshBooks, Xero, Zoho Books o Wave, etc.)

El análisis de datos consiste en utilizar la información que ya tiene para tomar mejores decisiones.

No tiene por qué ser complicado. Comience registrando información básica, buscando patrones, haciendo preguntas y realizando pequeños cambios. Al dar seguimiento a unos cuantos indicadores importantes, revisarlos periódicamente y actuar con base en los resultados, podrá mejorar las operaciones de su negocio, aumentar sus ingresos y ofrecer un mejor servicio a sus clientes. Comience con pasos sencillos, sea constante y aproveche lo que vaya aprendiendo para fortalecer su negocio día tras día. Con el tiempo, se sentirá cada vez más seguro y cómodo utilizando los datos para orientar sus decisiones comerciales.

Las 10 Cosas que Debe Hacer

1. Comience de forma sencilla. Dé seguimiento únicamente a algunos indicadores importantes, como las ventas, el número de clientes o el tiempo dedicado a las tareas. 
2. Concéntrese en sus objetivos. Defina primero qué desea mejorar (ventas, eficiencia o experiencia del cliente) antes de comenzar a recopilar datos.
3. Registre sus datos de manera constante. Utilice un cuaderno, una hoja de cálculo o el sistema que ya tenga disponible.
4. Revise sus datos con regularidad. Reserve tiempo cada semana o cada mes para identificar patrones.
5. Analice las tendencias a lo largo del tiempo. Observe qué aumenta, qué disminuye y qué permanece constante.
6. Utilice los datos para tomar decisiones. Permita que la información oriente los cambios en precios, horarios, inventario u otros aspectos del negocio.
7. Escuche a sus clientes. Sus comentarios representan información valiosa para mejorar el negocio.
8. Utilice herramientas que le resulten fáciles de manejar. Empiece con hojas de cálculo o reportes integrados en los sistemas que ya utiliza. 
9. Haga pequeños cambios en base a lo que aprenda. Es preferible realizar mejoras graduales que cambios grandes y riesgosos.
10. Mantenga la curiosidad. Haga preguntas sobre su negocio y utilice los datos para encontrar respuestas.

Las 10 Cosas que no Debe Hacer

1. Pensar que el análisis de datos solo es útil para grandes negocios. Los pequeños negocios también obtienen grandes beneficios.
2. Intentar registrar todo al mismo tiempo. Demasiados datos pueden resultar abrumadores.
3. Ignorar la información recopilada. Registrar datos sin revisarlos no le ayudará a mejorar.
4. Basar sus decisiones únicamente en su intuición. Utilice los datos para respaldar sus decisiones.
5. Subestimar la información más sencilla. Incluso datos básicos, como las ventas diarias, pueden ser muy valiosos.
6. Olvidarse de actuar en base de sus resultados. Los datos sólo son útiles cuando conducen a acciones concretas.
7. Esperar a contar con sistemas perfectos. Comience con lo que tiene y mejore poco a poco.
8. Ignorar el comportamiento de sus clientes. Lo que hacen y dicen proporciona información muy valiosa.
9. Tomar decisiones basándose en un solo dato. Analice las tendencias a lo largo del tiempo.
10. Dejar que los números lo abrumen. El análisis de datos puede ser sencillo y fácil de aprender.

MOBI ofrece una variedad de recursos para ayudarlo. Estos incluyen la Plantilla del Plan de Negocios, hojas de trabajo, listas de verificación, plantillas, infografías y más. Tenga en cuenta, es posible que los recursos se descarguen directamente o se abran en una nueva pestaña.