Descripción:
Cada dueño de un negocio desea que su negocio sea rentable, pero la rentabilidad no se logra reduciendo todos los gastos a lo más mínimo posible. Los negocios exitosos entienden cómo se utiliza su dinero, qué valor aporta cada gasto y cuáles costos contribuyen al crecimiento en lugar de afectar negativamente al negocio.
La gestión estratégica de gastos es la práctica de controlar costos sin debilitar el negocio. Ayuda a los dueños a proteger sus ganancias, administrar el flujo de efectivo, tomar mejores decisiones de precios y crear oportunidades para el crecimiento a largo plazo. El objetivo es ser intencional con cada compra que se realiza.
Este sesión se basa en el mismo enfoque práctico utilizado en las lecciones anteriores de MOBI sobre contabilidad, flujo de efectivo y control de costos. Se enfoca en las decisiones que los dueños de negocios toman cada mes: en qué gastar, qué reducir, qué renegociar, en qué invertir y qué aspectos supervisar a lo largo del tiempo. La sesión concluye con una Lista de Verificacion de Acciones para la Gestion de Gastos (PDF) gratuita que puede descargar para ayudarle a comenzar.
- Entendiendo sus Gastos
- Evaluación Comparativa de sus Costos (Benchmarking)
- Marco de Decisiones Sobre Gastos
- Identificar Escapes de Ganancia Ocultas
- Construyendo de un Sistema de Gestión de Gastos
- Planificación del Ciclo de Vida de los Equipos
- La Gestión de Costos Como Estrategia de Crecimiento
- Resumen y la Lista de Verificación de Acciones para la Gestión de Gastos
- Las 10 Cosas que Debe Hacer y no Debe Hacer
- Recursos de Negocios
Entendiendo sus Gastos
Antes de que un dueño de negocio pueda mejorar la gestión de sus gastos, primero debe comprender cómo se comportan. No todos los gastos son iguales. Algunos permanecen constantes mes tras mes. Otros aumentan o disminuyen con las ventas. Algunos combinan una parte fija con una parte variable. Y otros son gastos opcionales que pueden o no estar aportando valor al negocio.
Cuando los gastos se clasifican de manera clara, el dueño del negocio puede hacer preguntas más acertadas y tomar mejores decisiones. Cuando los gastos se agrupan de forma inadecuada, es posible que no se detecten patrones importantes hasta que el flujo de efectivo se vuelva limitado o la rentabilidad disminuya.
Cuatro Categorías Principales de Gastos
Un buen punto de partida es dividir los gastos en cuatro categorías: fijos, variables, semivariables y discrecionales.
- Gastos fijos: Son costos que, por lo general, no cambian. Suelen estar relacionados con el tiempo y no con la cantidad de productos o servicios que su negocio produce o vende. Generalmente, están establecidos mediante contratos o arrendamientos y son más difíciles de modificar. Algunos ejemplos comunes son las rentas, los seguros, las suscripciones de software, los pagos de préstamos y múltiples salarios. Los gastos fijos pueden aportar estabilidad al negocio, pero también generan presión financiera, ya que deben pagarse incluso durante los meses de bajas ventas.
- Gastos variables: Son costos que cambian con el volumen de productos o servicios que su negocio produce o vende. Algunos ejemplos comunes incluyen materiales, empaques, envíos, comisiones, tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito, trabajo a tiempo parcial y contratistas externos. Los gastos variables son más fáciles de relacionar con los ingresos, ya que generalmente aumentan cuando aumentan las ventas.
- Gastos semivariables: Son costos que incluyen tanto una parte fija como una parte variable. Un ejemplo es una factura telefónica que tiene un cargo mensual fijo más tarifas adicionales según el uso. Los costos de personal también pueden ser semivariables si el negocio cuenta con un equipo base de empleados permanentes y, además, contrata trabajadores estacionales o por horas.
- Gastos discrecionales: Son costos que el dueño decide realizar, generalmente con el propósito de mejorar el negocio, impulsar su crecimiento, aumentar la comodidad o mejorar su visibilidad. Algunos ejemplos incluyen las campañas publicitarias, las capacitaciones, las conferencias, las herramientas mejoradas, las comidas de negocios, los viajes y ciertos servicios profesionales. Que un gasto sea discrecional no significa que sea innecesario o un desperdicio. Significa que el negocio tiene la posibilidad de decidir regularmente si mantenerlo, modificarlo o eliminarlo.
El propósito de estas categorías no es memorizar términos contables. El objetivo es comprender la flexibilidad. Los gastos fijos son más difíciles de cambiar rápidamente. Los gastos variables deberían cambiar en función de las ventas. Los gastos semivariables requieren un análisis más detallado. Los gastos discrecionales deben evaluarse según el valor que aportan al negocio.
El Plan de Cuentas como Herramienta de Gestión
Su plan de cuentas es la lista de categorías que se utiliza para registrar el dinero que entra y sale del negocio. Es la estructura que sirve de base para sus informes financieros. La mayoría de los programas de contabilidad incluyen un plan de cuentas predeterminado. Sin embargo, esa lista puede no proporcionar la información que realmente necesita para administrar su negocio de manera efectiva.
Un plan de cuentas debe ayudarle a gestionar el negocio, no solo a preparar una declaración de impuestos. Los impuestos son importantes, pero el dueño también necesita entender hacia dónde va el dinero, qué gastos apoyan la ganancia y qué gastos están aumentando sin una razón clara.
Por ejemplo, un negocio puede tener una categoría amplia llamada “Gastos de oficina”. Esto puede ser aceptable para los impuestos, pero no necesariamente ayuda al dueño a tomar decisiones. Si “Gastos de oficina” incluye software, suministros, correo, teléfonos, impresión y equipo, el dueño no puede identificar fácilmente qué está impulsando los costos. Al separar estas categorías en subcategorías o cuentas individuales, como software, suministros de oficina, teléfono e internet, el dueño puede ver con mayor claridad y actuar sobre aumentos en el costo del software, en lugar de confundirlos con un gasto grande y único en materiales de oficina.
El nivel adecuado de detalle en su plan de cuentas depende del tipo de negocio. Muy poco detalle (por ejemplo, categorías muy amplias) puede ocultar información importante. Demasiado detalle (por ejemplo, una categoría para cada gasto individual) puede generar desorden y aumentar el trabajo contable. Una buena forma de determinar qué categorías necesita incluir en su plan de cuentas es hacerse tres preguntas: ¿Este costo contribuye directamente a las ganancias? ¿Es un gasto lo suficientemente grande como para monitorearlo? ¿Puedo influir en este costo a través de decisiones de gestión? Si la respuesta es “sí”, es posible que ese gasto deba tener su propia categoría.
El plan de cuentas también se explica en la sesión La Contabilidad y el Flujo de Caja de MOBI.
Clasificaciones Erróneas Comunes
La gestión de gastos se vuelve más difícil cuando las transacciones se colocan en la categoría incorrecta. Una clasificación errónea puede hacer que un negocio parezca más o menos rentable de lo que realmente es. También puede ocultar tendencias que deberían ser revisadas.
Un ejemplo común es incluir costos directos dentro de categorías de gastos operativos generales. Los costos directos son aquellos asociados con la entrega de un producto o servicio específico, como el costo de envío de un producto al cliente. Si los costos de envío de esos productos están incluidos dentro de la categoría "Envíos", que también puede incluir materiales publicitarios enviados por correo, la entrega de suministros al negocio y otros gastos similares, el dueño del negocio podría sobreestimar la rentabilidad de ese producto o servicio y subestimar el costo real de ofrecerlo. Una alternativa más clara sería separar en dos categorías: una para “envíos de productos” y otra para “envíos del negocio”. Este simple cambio permite al dueño de negocio observar con mayor precisión el costo directo de la venta. Si el costo de envío de productos aumenta, el dueño puede necesitar ajustar los precios para mantener su margen de ganancia.
Otro ejemplo de clasificación incorrecta es registrar el costo de una suscripción anual en un solo mes, en lugar de reconocerlo a lo largo de todo el año. Esto asigna el costo total al único mes en que se paga la suscripción, lo que reduce de manera significativa la rentabilidad de ese mes. Al mismo tiempo, muestra una ganancia demasiado alta en los demás meses. Al distribuir un gasto anual de forma uniforme durante los 12 meses, el dueño del negocio puede medir con mayor precisión el costo de la suscripción en relación con la ganancia que genera cada mes.
El dueño no necesita convertirse en contador, pero sí debe tener el conocimiento suficiente para revisar los informes con curiosidad. Si un número parece demasiado alto, demasiado bajo o muy diferente al del mes anterior, debe preguntarse por qué. Una contabilidad clara y ordenada permite tomar mejores decisiones.
Evaluación Comparativa de sus Costos (Benchmarking)
Una vez que los gastos están organizados, la siguiente pregunta es si son saludables para el negocio. Un número por sí solo no siempre dice mucho. Por ejemplo, gastar $20,000 al mes en nómina puede ser alto para un negocio y bajo para otro. La mejor pregunta es: ¿cómo se compara este gasto con la ganancia, el desempeño pasado y las expectativas de la industria? El benchmarking puede ayudar a responder esta pregunta.
El benchmarking consiste en comparar su desempeño, sus resultados o sus prácticas con un punto de referencia (como su propio desempeño, resultados o prácticas anteriores, o con un estándar de la industria) para comprender mejor dónde se encuentra e identificar oportunidades de mejora. El benchmarking ayuda a los dueños de negocios a pasar de suposiciones a evaluaciones más informadas. Aporta contexto. No reemplaza el criterio del dueño, pero sí ayuda a identificar en qué áreas es necesario prestar más atención.
Gastos Como Proporción de Ingresos
Una forma sencilla de hacer benchmarking de los gastos es calcular la relación entre gastos e ingresos. Este indicador compara una categoría de gasto con los ingresos totales.
La fórmula es:
| Fórmula |
|---|
| Relación entre gastos e ingresos = Total de la Categoría de Gasto dividido por Ingresos Totales x 100 |
Ejemplo 1 - Imagine que un negocio vende $150 de un producto en un mes y gasta $60 en materiales para producir lo que vendió. El gasto corresponde a los materiales, por lo que debe dividir $60 entre $150 y multiplicar el resultado por 100. El ratio de materiales sobre ingresos es del 40%. En otras palabras, el 40% de los ingresos se destina a materiales.
Ejemplo 2 - Si un negocio tiene $20,000 en ingresos mensuales y gasta $5,000 en nómina, la nómina corresponde al gasto. Para calcular la relación entre gastos e ingresos, divida $5,000 entre $20,000 y multiplique el resultado por 100. La relación entre los gastos de nómina y los ingresos es del 25%. En otras palabras, el 25% de los ingresos se destina al pago de la nómina.Si ese mismo negocio gasta $2,000 en renta, la relación entre los gastos de renta y los ingresos es del 10%.
Los ratios ayudan a ver si los gastos están creciendo más rápido que los ingresos. Una cantidad en dólares puede aumentar porque el negocio está creciendo, lo cual puede ser positivo. Pero si el ratio de gastos está aumentando, es posible que el negocio esté perdiendo eficiencia o margen de ganancia.
Leer el Número
Ningún ratio es automáticamente bueno o malo. Su significado depende del tipo de negocio, la etapa de crecimiento, la industria y la estrategia del dueño. Un food truck, una agencia de diseño gráfico, un negocio de jardinería y una tienda comercial tendrán estructuras de costos completamente diferentes.
Un ratio se vuelve útil cuando se compara con algo más. Compárelo con sus meses anteriores. Compárelo con su presupuesto. Compárelo con negocios similares cuando haya datos confiables de la industria disponibles (BizStats.com es una fuente gratuita común en Estados Unidos). El objetivo no es copiar otro negocio. El objetivo es entender si su patrón de gasto tiene sentido para su modelo de negocio.
Un negocio de atención al cliente donde los empleados están hablando con clientes durante todo el día, como un negocio de tutorías o de clases de música, puede tener una relación nómina-ingresos del 70%, porque el “producto” principal es el servicio directo que brindan los empleados. Por otro lado, un negocio de comercio en línea puede tener un sitio web que realiza gran parte del trabajo de ventas y solo requiere empleados para empacar y enviar productos. En este caso, la relación nómina-ingresos podría ser de solo 20%. Ninguno de los dos es “correcto” o “incorrecto”, pero el ratio, al compararse con negocios del mismo tipo, puede ayudar a identificar costos inusuales o fuera de lo normal.
Recuerde que cada negocio es diferente. Si un ratio es más alto de lo esperado, el siguiente paso es preguntarse por qué. ¿Este gasto está apoyando el crecimiento? ¿Es temporal? ¿Es necesario para atender bien a los clientes? ¿Es una señal de desperdicio? ¿Contribuye a algo que hace único su producto? La respuesta determina la acción a tomar, ya sea reducir el gasto, buscar otra solución, etc.
Establecer un Objetivo de Costo
Cuando se identifique un problema relacionado con los costos, establezca un objetivo específico para abordarlo. “Gastar menos” no es un plan. Un mejor objetivo podría ser: reducir los gastos en suscripciones en un 15% durante el próximo trimestre, mantener los materiales por debajo del 32% de los ingresos o reducir los costos de proveedores renegociando tarifas antes de renovar el contrato.
Aquí hay un ejemplo sencillo. Imaginemos que un negocio de food truck busca mantener el costo de alimentos en un 30% o menos. Esto significa que el costo de todos los ingredientes debe ser el 30% o menos de los ingresos generados por la venta de esos alimentos. Si una hamburguesa con papas fritas tiene un precio de $10 (ingreso), el costo de la carne, condimentos, pan, ingredientes y papas debería ser de $3 o menos. Sin embargo, al revisar los costos reales, el dueño descubre que está gastando $4 en lugar de $3 en alimentos. En este caso, puede buscar eficiencias para reducir el costo total hasta alcanzar su objetivo. Esto puede incluir comprar ingredientes al por mayor, utilizar los insumos de manera más eficiente o encontrar proveedores más económicos sin reducir (o mejorando) la calidad. Otra opción sería aumentar el precio del menú para los clientes.
Aunque un solo platillo simplifica el concepto, como dueño de un negocio usted debe ver el panorama general. Puede analizar la relación entre costos e ingresos de distintas maneras; por ejemplo, el ratio de la compra más común de un cliente, o el de un día típico de ventas, una semana o incluso un mes completo. El objetivo es medir con mayor precisión cómo está funcionando el negocio. La clave es alinearse con un periodo que usted pueda controlar o influir directamente.
Un objetivo medible ayuda al dueño a saber si sus esfuerzos dieron resultado. También ayuda a evitar recortes de costos realizados al azar. Los recortes de costes arbitrarios pueden generar frustración entre los empleados o disminuir la capacidad del negocio para atender a sus clientes. La mejora enfocada es más útil que las reducciones generales.
Marco de Decisiones Sobre Gastos
La gestión de gastos no consiste únicamente en revisar informes. También implica tomar decisiones. Todos los dueños de negocios necesitan una manera sencilla de decidir si deben mantener, modificar, reducir o eliminar un gasto.
Un método práctico es hacerse cuatro preguntas:
- ¿Contribuye a generar ingresos?
- ¿Contribuye a la capacidad operativa del negocio?
- ¿Existe una alternativa?
- ¿Es necesario para cumplir con requisitos legales?
Pregunta 1: ¿Contribuye a Generar Ingresos?
Un gasto contribuye a generar ingresos cuando ayuda al negocio a realizar ventas, entregar productos o servicios, retener clientes o establecer precios que favorezcan la rentabilidad deseada. Algunos ejemplos incluyen los materiales, la mano de obra de producción, las herramientas de ventas, la publicidad y el marketing que generan clientes potenciales calificados, los sistemas de atención al cliente y las mejoras en los procesos de entrega.
Si un gasto contribuye claramente a generar ingresos, pregúntese si el negocio está obteniendo el rendimiento esperado. El objetivo es asegurarse de que sea eficiente. Esto puede implicar aumentar o reducir el gasto, dependiendo de los resultados que esté produciendo. Por ejemplo, una campaña de marketing que está generando clientes rentables podría justificar una mayor inversión.
Pregunta 2: ¿Contribuye a la Capacidad Operativa del Negocio?
Un gasto contribuye a la capacidad operativa cuando ayuda al negocio a manejar una mayor carga de trabajo, brindar un mejor servicio a los clientes, reducir cuellos de botella o evitar que el dueño y el equipo se sobrecarguen. Los gastos relacionados con la capacidad operativa pueden incluir software, equipos, empleados, contratistas, sistemas, capacitación o instalaciones.
La capacidad operativa es importante porque algunos negocios se estancan no por falta de demanda, sino por falta de capacidad para producir y entregar lo que han vendido. Un buen ejemplo es una pequeña máquina que acelera un proceso lento. Si esa máquina aumenta la cantidad de productos que puede fabricar y el incremento en los ingresos supera el costo de la máquina, entonces se considera un gasto que aumenta la capacidad operativa. En este caso, invertir más dinero al principio puede ser la decisión financiera más inteligente si ayuda al negocio a generar mayores ingresos, mejorar la calidad o prevenir el agotamiento del personal.
Pregunta 3: ¿Existe una Alternativa?
Incluso cuando un gasto contribuye a generar ingresos o a aumentar la capacidad, puede existir una mejor manera de lograr el mismo resultado. El dueño puede preguntarse si existe un proveedor de menor costo, una herramienta más sencilla, un modelo de personal diferente, un contrato más favorable o una mejora en los procesos que reduzca la necesidad de ese gasto.
Esta pregunta ayuda a que el negocio no considere todos los costos actuales como permanentes. También ayuda al dueño a evitar recortes de gastos en áreas que tienen un impacto positivo en el negocio. La pregunta correcta no siempre es “¿Podemos eliminar este gasto?”. En ocasiones, la pregunta adecuada es: “¿Podemos obtener el mismo resultado o uno mejor de una manera más eficiente?”
Pregunta 4: ¿Es Necesario para Cumplir con Requisitos Legales?
Dependiendo de su negocio único, es posible que tenga gastos destinados a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a su industria, su región, el tamaño de su negocio o el tipo de negocio. Por lo general, estos gastos son necesarios.
Esencial, Optimizable o Eliminable
Después de aplicar las tres preguntas, la mayoría de los gastos se clasifican en uno de tres grupos: esenciales, optimizables o eliminables.
- Gastos esenciales son necesarios para que el negocio funcione, atienda a los clientes, cumpla con sus obligaciones o mantenga la calidad. Por lo general, son necesarios y no existe una alternativa disponible de forma inmediata. Aun así, es recomendable revisarlos cada año y evaluar posibles alternativas.
- Gastos optimizables son útiles, pero pueden mejorarse mediante negociación, un mejor uso, una herramienta diferente o un cambio en el proceso. Estos cumplen una función importante, pero con el tiempo pueden haberse vuelto más costosos y ahora pueden existir alternativas que logren el mismo resultado. Es importante evaluar estas alternativas, ya que pueden generar más valor, alcanzar el mismo objetivo a un menor costo o incluso ampliar las capacidades.
- Gastos eliminables ya no contribuyen a generar ingresos, capacidad operativa, calidad ni requisitos, y probablemente pueden reducirse o eliminarse.
Este marco de análisis debe utilizarse de manera regular. El mismo gasto puede pasar de ser esencial a optimizable o incluso eliminable a medida que el negocio cambia. Una herramienta de software que fue útil en una etapa puede volverse innecesaria más adelante. Un contratista que antes cubría una necesidad puede dejar de ser necesario después de que el equipo de empleados permanentes haya desarrollado más habilidades. Las decisiones sobre gastos deben evolucionar junto con el negocio.
Identificar Escapes de Ganancia Ocultas
Un escape de ganancias es dinero que sale del negocio sin generar suficiente valor a cambio. Estos escapes son peligrosos porque suelen ocurrir de forma lenta. Una pequeña suscripción, un aumento de un proveedor, una renovación anual o un proceso ineficiente pueden no parecer importantes. Sin embargo, con el tiempo, estas pérdidas pueden reducir el margen de ganancia y el flujo de efectivo.
La mayoría de los “escapes de ganancias” no son dramáticos. De hecho, eso es precisamente lo que permite que continúen durante tanto tiempo. Son gastos ordinarios que han dejado de revisarse. Se acumulan poco a poco. La solución para identificarlos es una auditoría simple y regular.
Fugas de Ganancias Comunes
- Fugas de suscripción y software: Las suscripciones recurrentes a herramientas útiles son fáciles de agregar y fáciles de olvidar. Las tarifas mensuales pueden aumentar con el tiempo, y diferentes miembros del equipo pueden adquirir herramientas que se solapan entre sí.
- Costos asociados a empleados: Las tarjetas de crédito, licencias de software, líneas telefónicas y equipos pueden seguir activos después de que un empleado cambie de puesto o deje su trabajo.
- Precios de proveedores que nunca se renegocian: Los proveedores a largo plazo pueden ser valiosos, pero la lealtad no significa automáticamente que el precio siga siendo competitivo.
- Costos anuales que sorprenden al negocio: Los seguros, renovaciones de sitios web y software, licencias y membresías pueden generar presión de caja si no se planifican con anticipación. (Recuerde que es importante tener suficiente dinero disponible para pagar las facturas y gastos cuando vencen. La presión del efectivo es una situación en la que usted tiene dinero suficiente para operar el negocio, pero puede tener dificultades para pagar facturas, cubrir costos inesperados o aprovechar oportunidades.) A veces, una vez que ocurre la renovación, no es posible obtener un reembolso, y el costo anual completo queda registrado como gasto. Es recomendable establecer recordatorios antes de las fechas de renovación para evaluar si la herramienta aún es útil.
- Costos indirectos no rastreados: Los viajes, las comidas, el combustible, los suministros y los gastos menores y administrativos pueden aumentar sin un responsable claro. También pueden afectar silenciosamente la rentabilidad de un proyecto.
- Mantenimiento diferido: Retrasar reparaciones puede ahorrar dinero hoy, pero generar costos mayores en el futuro.
- Desbalance de personal: El negocio puede tener exceso de personal en un área y falta de personal en otra. Ambos casos pueden ser costosos.
- Decisiones entre contratistas y empleados: Contratar contratistas externos en lugar de empleados de tiempo completo puede ayudar a mantener bajos los costos de nómina en negocios con necesidades muy específicas y de corto plazo (por ejemplo, negocios con mucha actividad durante las temporadas festivas). Sin embargo, si su negocio requiere que los empleados reciban mucha capacitación, puede ser más conveniente contratar personal fijo en el que pueda invertir tiempo de formación. La mejor decisión depende del volumen (la cantidad de ventas, clientes, pedidos u otra actividad que maneje el negocio), la experiencia requerida en el puesto, la capacidad de los gerentes para supervisar al personal y el costo total.
- Compensación del dueño o planes de incentivos desbalanceados: Las estructuras de pago deben apoyar tanto la salud del negocio como una compensación justa. Un negocio puede pagar bonificaciones al personal para celebrar un mes o trimestre rentable e, inadvertidamente, generar pérdidas.
Cada una de estas áreas puede ser razonable cuando se gestiona adecuadamente. El problema no es el gasto en sí, sino cuando nadie se encarga de revisarlo.
Realizar una Auditoría Simple de Fugas de Ganancias
Una auditoría de fugas de ganancias no necesita ser complicada. Comience con los últimos tres a seis meses de gastos. Luego revise los cargos recurrentes, los proveedores más grandes, los gastos inusuales, las renovaciones anuales y las categorías que han aumentado más rápido que los ingresos.
Para cada elemento, pregúntese: ¿Qué es esto? ¿Quién lo utiliza? ¿Contribuye a los ingresos o a la capacidad operativa? ¿El precio sigue siendo adecuado? ¿Existe una mejor alternativa? ¿Debería mantenerse, optimizarse o eliminarse?
La auditoría debe resultar en acciones. Cancele las herramientas que no se utilizan. Renegocie los acuerdos con proveedores. Elimine las licencias de software no utilizadas. Programe las próximas renovaciones anuales antes de que sorprendan al negocio. Asigne responsabilidad para revisar las tarjetas de los empleados o las herramientas de gasto. Cree recordatorios para los grandes gastos próximos.
Controles internos para el gasto
Los controles internos son reglas y procesos sencillos que protegen al negocio de errores, confusión y gastos innecesarios. No necesitan ser complicados, especialmente en un pequeño negocio. El objetivo es la responsabilidad.
Los viajes son un área común que necesita lineamientos claros, ya que todas las personas viajan y comen de manera diferente. Estos costos también varían significativamente según el destino. Un viático de $20 para comida puede cubrir una comida completa en una ciudad pequeña o solo un bocadillo en una gran área metropolitana. ¿Qué clase de boletos de avión es aceptable? ¿Qué tipo de vehículo se puede rentar? ¿Qué tipo de alojamiento está permitido? Todas estas preguntas deben responderse mediante lineamientos que ayuden a establecer expectativas.
Como mínimo, el dueño debe definir claramente quién puede gastar dinero del negocio, cuánto puede gastar, qué documentación se requiere y quién revisa los gastos después de que se realizan. La misma idea se aplica al propio dueño. Los gastos del dueño también deben ser claros, estar documentados y estar conectados con un propósito empresarial.
Los buenos controles no se basan en la desconfianza. De hecho, conocer y controlar el gasto ayuda a incluir esos costos en los precios y en los ingresos. Los buenos controles también aportan claridad a los empleados. Cuando las personas conocen las reglas, el negocio puede operar con mayor eficiencia y con menos sorpresas.
Construyendo de un Sistema de Gestión de Gastos
Un negocio no debe depender de la memoria para gestionar los gastos. A medida que el negocio crece, más personas gastan dinero, se utilizan más herramientas, se incorporan más proveedores y se toman más decisiones con rapidez. Un sistema ayuda al negocio a mantenerse consistente.
Un sistema de gestión de gastos no tiene por qué ser complejo. Debe responder a algunas preguntas básicas: ¿Quién puede gastar dinero? ¿Cuánto puede gastar? ¿Qué necesita aprobación? ¿Cómo se documentan los gastos? ¿Con qué frecuencia se revisan los gastos? ¿Quién es responsable del seguimiento?
Componentes Principales del Sistema
- Políticas de gasto. Lineamientos claros sobre lo que el negocio pagará y lo que no pagará. Estas políticas pueden incluir viajes, comidas, sistema y suscripciones, equipos, suministros y gastos de clientes.
- Límites de aprobación. Límites monetarios que determinan cuándo se requiere aprobación. Por ejemplo, los gastos menores de $100 tal vez no requieran aprobación, mientras que los gastos mayores de $500 requieren la revisión del dueño.
- Categorías de presupuesto. Niveles de gasto esperados por categoría. Esto ayuda al dueño a comparar el gasto real con el plan.
- Reglas de documentación. Se deben registrar de manera consistente los recibos, facturas, notas y detalles del propósito del gasto.
- Frecuencia de revisión. Un ritmo regular para revisar los gastos, como mensual para la mayoría de los negocios y trimestral para revisiones más profundas de proveedores o sistemas.
El sistema debe adaptarse al tamaño del negocio. Un dueño que trabaja solo puede necesitar una lista de verificación sencilla y una revisión mensual. Un equipo en crecimiento puede necesitar tarjetas de crédito corporativas, políticas escritas, flujos de aprobación (un proceso establecido de autorizaciones) y paneles de control. (Un panel de control es una herramienta visual que muestra información importante del negocio y números clave en un solo lugar. Muchas herramientas de software permiten personalizar el panel con la información que se desea monitorear.) El sistema debe volverse más estructurado a medida que aumenta el número de personas y las transacciones financieras.
Revisiones Mensuales y Trimestrales
Las revisiones mensuales deben enfocarse en los patrones actuales. Revise los ingresos totales, las categorías principales de gastos, las transacciones inusuales, los cargos recurrentes y las categorías que cambiaron respecto al mes anterior. Pregúntese si el gasto se alineó con las expectativas y si es necesaria alguna acción en este momento.
Las revisiones trimestrales deben ser más profundas. Revise los precios de los proveedores, el uso de software, la eficiencia del personal, los seguros, los pagos de deuda, las necesidades de equipo y el progreso hacia los objetivos de costos. Las revisiones trimestrales también son un buen momento para actualizar los presupuestos y prepararse para los gastos grandes previstos en los próximos meses.
Una rutina regular evita que el negocio espere hasta que exista un problema de efectivo. Los problemas de flujo de caja ocurren cuando un negocio no tiene suficiente efectivo disponible para cumplir con sus obligaciones financieras. Por ejemplo, usted puede ser rentable en papel, pero tener gran parte de su dinero en inventario en lugar de efectivo disponible. La gestión de gastos funciona mejor cuando es proactiva.
Planificación del Ciclo de Vida de los Equipos
Las decisiones sobre equipos suelen ser algunas de las más costosas que toma un pequeño negocio. Los vehículos, computadoras, maquinaria, cámaras, hornos, herramientas, muebles y tecnología pueden afectar el flujo de efectivo y la rentabilidad. Estas decisiones a veces se toman bajo presión, especialmente cuando algo se descompone.
La planificación del ciclo de vida del equipo ayuda al dueño a tomar estas decisiones antes de que se conviertan en emergencias. Esto implica hacer un rastreo de lo que tiene el negocio, cuánto tiempo se espera que duren esos activos, cuándo podrían necesitar reparación o reemplazo y cómo los pagará el negocio.
Reparar Versus Reemplazar
Cuando el equipo se descompone, el dueño puede sentirse tentado a tomar la decisión más rápida. Sin embargo, la decisión más rápida no siempre es la mejor. Una reparación puede ser más barata hoy, pero más costosa si el equipo sigue fallando. Un reemplazo puede tener un costo mayor al inicio, pero puede reducir el tiempo de inactividad, mejorar la productividad o disminuir los costos de mantenimiento.
Una decisión práctica de reparar o reemplazar debe considerar el costo de la reparación, la antigüedad del equipo, su vida útil restante, el tiempo de inactividad, la confiabilidad, la seguridad, la eficiencia, las opciones de financiamiento y el impacto en los clientes. El dueño también debe considerar si el equipo limita la capacidad o la calidad.
La pregunta clave no es solo “¿Cuánto cuesta esto hoy?”, sino “¿Cuál es el costo total y el valor a lo largo del tiempo?”
Presupuestación de Gastos de Capital
Un gasto de capital es una compra importante de un activo que se utilizará por más de un año. Algunos ejemplos incluyen vehículos, carros o camiones de comida, equipo principal, computadoras, muebles, maquinaria y ciertas inversiones tecnológicas. Debido a que estas compras pueden ser grandes, deben planificarse por separado de los gastos mensuales normales.
Un presupuesto de gastos de capital ayuda al negocio a prepararse para compras importantes. Puede incluir el artículo, el costo estimado, el momento esperado de la compra, la razón de la compra, el plan de financiamiento y el beneficio esperado. Incluso una hoja de cálculo sencilla puede ayudar al dueño a evitar sorpresas.
Esta planificación también mejora el flujo de efectivo. Al igual que en las compras grandes de una vivienda, en lugar de sorprenderse por un costo elevado al reemplazar equipo, el negocio puede ahorrar con anticipación, comparar opciones, considerar financiamiento o programar la compra según los patrones de efectivo estacionales.
Arrendar Versus Comprar
Algunos equipos pueden arrendarse o comprarse. La compra puede tener un costo inicial más alto, pero puede ser menos costosa a largo plazo si el equipo dura y el negocio puede mantenerlo, aunque toda la responsabilidad de mantenimiento y uso recae exclusivamente en el negocio. Arrendar o alquilar puede reducir la necesidad de efectivo inicial y ofrecer flexibilidad, pero puede costar más durante todo el plazo y puede incluir restricciones.
La necesidad específica del equipo es un factor importante. Si el equipo se utiliza solo durante un período determinado o para un cliente específico, un contrato de arrendamiento alineado con el contrato del cliente puede ser una forma efectiva de controlar los costos. Cuando el contrato del cliente se renueva, también se renueva el arrendamiento, por lo que los costos pueden mantenerse alineados.
Por otro lado, si el equipo se utiliza con varios clientes o tiene múltiples usos, comprarlo puede ser una mejor opción, ya que permite la máxima flexibilidad para aprovechar el equipo al máximo en su potencial de generar ingresos.
La mejor decisión suele depender del flujo de caja, el uso esperado, la responsabilidad de mantenimiento, los cambios tecnológicos, los costos financieros y el tiempo durante el cual el negocio espera necesitar el equipo. Los dueños de negocios deben comparar el costo total durante la vida útil esperada del equipo, no solo el pago mensual.
La depreciación y el tratamiento fiscal también pueden ser importantes. La depreciación es el proceso de distribuir el costo de un activo de largo plazo a lo largo de su vida útil para fines contables o fiscales. Los dueños deben consultar con su contador cómo una compra o un arrendamiento afectará los impuestos y los informes financieros.
La Gestión de Costos como Estrategia de Crecimiento
El propósito de la gestión de gastos no es hacer que el negocio sea lo más “ligero” posible en todo momento. Es posible que el negocio pueda reducir demasiado. Puede eliminar las herramientas, el personal, la calidad, el servicio o la capacidad que hicieron que los clientes eligieran en primer lugar.
La gestión inteligente de costos consiste en invertir con intención. Algunos gastos deben reducirse. Algunos deben renegociarse. Algunos deben reemplazarse. Y algunos deben aumentarse porque ayudan a que el negocio crezca de manera saludable.
Cuándo Gastar más es la Mejor Decisión
Gastar más puede ser la decisión correcta cuando el gasto crea capacidad, protege la calidad, mejora la experiencia del cliente, reduce costos a largo plazo o ayuda a generar ingresos rentables. Algunos ejemplos incluyen contratar el apoyo necesario antes de que el dueño se convierta en un obstáculo para el crecimiento del negocio, reemplazar equipos faltosos , mejorar sistemas para reducir errores o invertir en marketing que atraiga clientes rentables al negocio.
La clave es conectar el gasto con un propósito empresarial. Si el gasto apoya los ingresos, la capacidad, la calidad, la reducción de riesgos o la eficiencia a largo plazo, puede ser una inversión inteligente. Si no lo hace, debe cuestionarse.
Construyendo una Cultura de Administración Responsable
A medida que un equipo crece, la gestión de gastos se convierte en un tema cultural. Los empleados deben entender que el dinero del negocio es limitado e importante. También deben comprender que el objetivo no es gastar lo menos posible todo el tiempo. La meta es administrar con responsabilidad.
Una cultura de administración responsable significa que cada persona toma decisiones de gasto en nombre del negocio con cuidado. Buscan valor. Evitan el desperdicio. Entienden la relación entre costos, precios, calidad, flujo de caja y crecimiento. El dueño establece este tono al revisar los gastos de manera consistente, al explicar claramente las expectativas y al tomar decisiones de gasto intencionales.
Algunos negocios también utilizan participación en las ganancias o planes de incentivos para alinear al equipo con la salud financiera. Estos planes deben diseñarse con cuidado para recompensar el comportamiento adecuado. Las mejores estructuras de incentivos fomentan simultáneamente la calidad, el servicio al cliente, la productividad y la conciencia de costos.
Resumen y Lista de Verificación de Acciones para la Gestión de Gastos
La gestión inteligente de gastos comienza con la visibilidad. Los dueños de negocios necesitan saber a dónde va el dinero y cómo se comportan los distintos tipos de gastos. Los costos fijos, variables, semivariables y discrecionales afectan al negocio de manera diferente, por lo que deben revisarse de forma distinta.
Las buenas categorías financieras permiten tomar mejores decisiones. Un plan de cuentas debe ayudar al dueño a gestionar el negocio, no solo a preparar impuestos. Ya que los gastos están organizados, los dueños pueden usar “benchmarks” para evaluar si los patrones de gasto son saludables.
El marco de decisión de cuatro preguntas ayuda a evaluar los gastos con disciplina: ¿Contribuye a los ingresos? ¿Contribuye a la capacidad operativa? ¿Existe una alternativa? ¿Es necesario para cumplir con los requisitos legales? Estas preguntas ayudan a distinguir entre gastos esenciales, optimizables o eliminables.
Las fugas de ganancias suelen ocurrir lentamente a través de suscripciones, aumentos de proveedores, costos asociados a empleados, gastos indirectos, mantenimiento diferido y desbalances de personal. Una auditoría regular ayuda al negocio a detectar y corregir estas fugas antes de que afecten el flujo de caja.
Un sistema simple de gestión de gastos crea consistencia. Las políticas de gasto, los límites de aprobación, la documentación, las categorías de presupuesto y las revisiones regulares ayudan al negocio a mantener el control a medida que crece.
La planificación del ciclo de vida del equipo ayuda a los dueños a tomar mejores decisiones sobre reparaciones, reemplazos, arrendamiento, compra y gastos de capital. Planificar con anticipación reduce las decisiones de emergencia y mejora el flujo de caja.
Lo más importante es que la gestión de costos debe apoyar el crecimiento. El objetivo no es gastar lo menos posible, sino gastar con intención, proteger la calidad, mejorar el margen y construir un negocio más sólido.
Dé el siguiente paso hacia una gestión estratégica de gastos descargando la Lista de Verificacion de Acciones para la Gestion de Gastos (PDF).
Las 10 Cosas que Debe Hacer y no Debe Hacer
10 Cosas que Debe Hacer
- Organice los gastos en categorías que le ayuden a tomar decisiones.
- Separe los gastos fijos, variables, semivariables y discrecionales.
- Compare las principales categorías de gastos con los ingresos utilizando la relación entre gastos e ingresos.
- Revise regularmente las suscripciones recurrentes y las licencias de sistemas .
- Renegocie los precios con proveedores cuando sea apropiado.
- Establezca límites de aprobación antes de que el gasto se vuelva más complejo.
- Planifique con anticipación la reparación y el reemplazo de equipos.
- Proteja la calidad del producto o servicio al reducir costos.
- Mantenga una rutina de revisión mensual y trimestral.
- Recuerde que el gasto intencional puede apoyar el crecimiento.
10 Cosas que no Debe Hacer
- Asumir que cualquier reducción de gastos es buena para el negocio.
- Permitir que categorías de gastos demasiado amplias oculten patrones importantes.
- Ignorar costos solo porque son cargos mensuales pequeños.
- Esperar a tener presión de efectivo para revisar los gastos.
- Tomar decisiones de precios sin entender los costos.
- Mantener software, tarjetas o herramientas activas después de que los empleados se vayan o cambien de posición .
- Retrasar el mantenimiento sin considerar el costo a largo plazo.
- Comparar su negocio con referencias sin considerar su modelo de negocio.
- Depender de la memoria en lugar de sistemas.
- Pensar que los costos discrecionales son desperdicio solo porque implican una elección.
Recursos de Negocios
MOBI ofrece una variedad de recursos para ayudarlo. Estos incluyen la Plantilla del Plan de Negocios, hojas de trabajo, listas de verificación, plantillas, infografías y más. Tenga en cuenta, es posible que los recursos se descarguen directamente o se abran en una nueva pestaña.
Glosario de Términos en Esta Sesión
Aquí encontrará algunos términos y definiciones clave utilizados en esta sesión o relacionados con ella:
| Término | Definición |
|---|---|
| Benchmarking (Evaluación Comparativa) |
Comparación del desempeño, los resultados o las prácticas de su negocio con un punto de referencia (como su propio desempeño, resultados o prácticas anteriores, o un estándar de la industria) para comprender mejor dónde se encuentra e identificar oportunidades de mejora. |
| Gasto de Capital | Compra importante de un activo que será utilizado por el negocio durante más de un año. |
| Presión de Efectivo | Situación en la que el negocio tiene suficiente dinero para operar, pero puede tener dificultades para pagar facturas, cubrir gastos inesperados o aprovechar oportunidades. |
| Panel de Control | Herramienta visual que muestra información importante del negocio y números clave en un solo lugar. Con frecuencia es la página principal de las herramientas de software utilizadas por el negocio. |
| Depreciación | Proceso de distribuir el costo de un activo de largo plazo a lo largo de su vida útil para fines contables o fiscales. |
| Gastos Discrecionales | Costos que el dueño decide realizar, generalmente con el propósito de mejorar el negocio, impulsar su crecimiento, aumentar la comodidad o mejorar su visibilidad. Algunos ejemplos incluyen campañas publicitarias, capacitaciones, conferencias, herramientas mejoradas, comidas de negocios, viajes y ciertos servicios profesionales. |
| Gastos Esenciales | Gastos necesarios para que el negocio funcione, atienda a los clientes, cumpla con sus obligaciones o mantenga la calidad. |
| Sistema de Gestión de Gastos | Sistema que ayuda al negocio a mantener una gestión de gastos consistente. Debe responder a preguntas básicas como: ¿Quién puede gastar dinero? ¿Cuánto puede gastar? ¿Qué requiere aprobación? ¿Cómo se documentan los gastos? ¿Con qué frecuencia se revisan? ¿Quién es responsable del seguimiento? |
| Gastos Fijos | Costos que, por lo general, no cambian. Suelen depender del tiempo y no de la cantidad de productos o servicios que el negocio produce o vende. Algunos ejemplos incluyen la renta, los seguros, los pagos de préstamos y muchos salarios. |
| Controles Internos | Reglas y procesos sencillos que protegen al negocio de errores, confusión y gastos innecesarios. |
| Gastos Optimizables | Gastos que son útiles, pero que pueden mejorarse mediante negociación, un mejor uso, una herramienta diferente o un cambio en el proceso. |
| Escape de Ganancias | Dinero que sale del negocio sin generar suficiente valor a cambio. Los escapes de ganancias son peligrosos porque suelen ocurrir de forma lenta. Con el tiempo, pueden reducir el margen de ganancia y el flujo de efectivo. |
| Auditoría de Escapes de Ganancias | Revisión de los cargos recurrentes —comenzando con los últimos tres a seis meses de gastos—, los principales proveedores, los gastos inusuales, las renovaciones anuales y las categorías de gastos que han aumentado más rápido que los ingresos. |
| Gastos Eliminables | Gastos que ya no contribuyen a generar ingresos, aumentar la capacidad operativa, mantener la calidad o cumplir con los requisitos legales, y que probablemente pueden reducirse o eliminarse. |
| Gastos Semivariables | Costos que incluyen tanto una parte fija como una parte variable. Un ejemplo es una factura telefónica con un cargo mensual fijo más tarifas adicionales según el uso. |
| Gastos Variables | Costos que cambian según el volumen de productos o servicios que el negocio produce o vende. Algunos ejemplos comunes incluyen materiales, empaques, envíos, comisiones, tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito, trabajo a tiempo parcial y contratistas externos. |