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Cómo administrar el personal para un negocio nuevo

OBJETIVO: Es imposible incluir todas las leyes laborales y sus complejidades acerca de los empleados aquí. MOBI no proporciona asesoría legal pero sí le recomienda que mantenga una constante comunicación con un abogado laboral. En esta sesión usted aprenderá cómo prepararse para tener empleados, desde la descripción de puestos hasta los aspectos legales. Su éxito al encontrar, contratar, capacitar y motivar buenos empleados tendrá un papel clave en el éxito de su negocio.

 
  • Primer paso: Antes de empezar
    • Administración de personal
    • ¿Empleados o trabajadores independientes?
    • Administrador de nómina
    • Descripción de puestos
    • Un paquete de beneficios 
    • El presupuesto para los gastos de contratación
    • El manual del empleado 
  • Segundo paso: Contratación del personal
    • Reclutamiento de personal
    • Entrevistas de trabajos
    • Pruebas para determinar el uso de drogas
    • Ley de protección para estadounidenses con discapacidades (ADA)
    • El acoso en el lugar de trabajo
    • Prevención de la violencia en el lugar de trabajo
    • Verificación de la elegibilidad de empleo (Forma I-9)
    • Cómo seleccionar empleados sobresalientes
    • Aspectos legales
  • Tercer paso: Crear prácticas de capacitación 
    • Instrucción
    • Capacitación continua 
  • Conservar a buenos empleados
    • La importancia de conservar a los empleados
    • Cómo conservar a los buenos empleados
  • Cómo despedir a un empleado
  • Las 10 cosas que debe hacer y no debe hacer

 

Primer paso: Antes de empezar

Administración del personal

Es imposible incluir en esta sesión todas las leyes laborales y sus complejidades acerca de los empleados. Dado que los empleados tienen un papel tan importante en la obtención del éxito, le recomendamos que mantenga una estrecha relación con un abogado laboral para mantenerse actualizado en las cuestiones laborales incluyendo la contratación y el despido de personal. Es mucho mejor evitar errores contando con asesoría legal antes de que los problemas surjan, que enfrentar las consecuencias después.

Su éxito al encontrar, contratar, capacitar y motivar a los buenos empleados es clave en la construcción de un negocio exitoso. Ya que la nómina puede llegar a ser su segundo costo operativo más alto, un error es especialmente costoso cuando está empezando su negocio. Un fracaso en su primera contratación será más difícil de superar que cuando tenga muchos empleados.

¿Empleados o trabajadores independientes?

Usted no puede dar por hecho que se puede contratar a un trabajador independiente en lugar de un empleado. A menos que un empleado quepa claramente en la definición de “independiente”, usted estará contratando a un empleado y será responsable por la retención del impuesto sobre la renta, seguridad social y otros impuestos. Para buscar definiciones concretas puede visitar el sitio del I.R.S.: https://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/Independent-Contractor-Self-Employed-or-Employee (o la organización específica que se encarga de los impuestos para su país).

¿O tendría más sentido contratar un empleado temporal con una compañía de contratación de personal temporal? Si usted no tiene un presupuesto de operaciones estable, es más fácil y menos costoso terminar un empleo temporal que despedir a un empleado fijo.

¿Es mejor contratar una empresa administradora de nómina (PSP por sus siglas en inglés) o a una organización profesional de contratación de personal (PEO por sus siglas en inglés)?

Administrador de nómina

El crecimiento de los PSPs de bajo costo ha hecho el manejo de la nómina internamente no muy conveniente aún para empresas de un sólo empleado. Además, los cambios en las reglas de registro de empleados y los requisitos de impuestos son cada vez más complejos y sin los conocimientos adecuados es fácil cometer errores.

Las responsabilidades de un PSP incluyen preparar la nómina, retener y pagar impuestos a los organismos del gobierno local, estatal y federal, preparar declaraciones informativas trimestrales y anuales, así como el reporte de empleados de cierre de año (formulario W-2 en los Estados Unidos). En caso de que la empresa se vaya a bancarrota, cualquier pago pendiente de retenciones tendrá que ser liquidado de cualquier forma y el gobierno pedirá a los propietarios que se hagan cargo del asunto. Se puede evitar este riesgo al hacer que un PSP realice los pagos.

Además, muchos PSPs proporcionan otros servicios de administración de personal, como por ejemplo el manejo de los fondos de jubilación y los planes de seguro médico. Su PSP puede convertirse en un departamento de recursos humanos externo ¡con un costo conveniente para usted! El I.R.S. (la organización gubernamental de los EEUU que se encarga de los impuestos) proporciona una lista de PSPs en su sitio: https://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/Third-Party-Arrangements.

Para hacer la elección, pida entrevistas con compañías en su área y compare sus costos y servicios.

Organización profesional para la contratación de personal

Las PEOs le permiten a las empresas subcontratar todos los servicios de administración de recursos humanos incluso el seguro médico, prestaciones, nómina y manejo de incapacidad laboral. Se saca el mayor beneficio de esto quizá sea cuando usted tiene empleados en más de un estado, ya que llevar la nómina puede ser bastante complicado.

Una vez que la empresa contrata una PEO, se convierte también en patrón de los empleados de la empresa. La PEO y la compañía comparten ciertas responsabilidades y obligaciones: la PEO se convierte en el responsable en nombre del negocio del pago de nómina e impuestos y la compañía a su vez de las operaciones de la empresa. Para más información contacte a la Asociación Nacional de Organizaciones Profesionales de Contratación de Personal en el sitio www.napeo.org.

Descripción de puestos

Usted debe elaborar una descripción de puestos para cada empleado que especifique claramente las tareas y responsabilidades de cada puesto. La terminología a emplear debe ser muy bien pensada para evitar problemas como por ejemplo: “¡Esto no está en mi descripción de puesto!” Una mala descripción de puestos también puede limitar la iniciativa y la creatividad de los empleados. 

Un paquete de beneficios

Es un error para las pequeñas empresas creer que los paquetes de beneficios son sólo para las compañías grandes. Una rotación de personal alta es mucho más dañina para una pequeña empresa que para una grande y esto se puede minimizar al ofrecer buenos beneficios. Es importante ser cuidadoso y no hacer promesas que no pueda cumplir si el negocio va mal, pero aquí le damos algunos beneficios de ofrecer buenos paquetes que debería considerar:

  • El seguro médico no puede faltar. Un buen agente de seguros le puede explicar las opciones y los costos.
  • Un plan de jubilación. Algunos planes como el IRA Simple en los Estados Unidos están diseñados específicamente para negocios nuevos y pequeñas empresas.
  • Vacaciones pagadas, días feriados y permisos. Vea lo que sus competidores ofrecen al respecto. Si no lo dan, usted puede hacerlo como valor agregado para ganarse la lealtad de sus empleados.

El presupuesto para los gastos de contratación

Su presupuesto de nómina debe incluir los gastos eventuales como por ejemplo los anuncios de vacantes, honorarios de un reclutador y verificación de antecedentes. También habrá gastos de nuevas herramientas de trabajo como computadoras, mobiliario, teléfono celular, gastos de viaje, etc. Su presupuesto de nómina regular debe incluir los gastos adicionales a los sueldos y salarios. Aquí le damos un ejemplo de una hoja de cálculo con un presupuesto. (Su PSP puede darle porcentajes exactos).

Sueldos $10,000
Seguro de gastos médicos (12%) $1,200
Impuestos sobre nómina (12%) $1,200
Fondo de jubilación (3%) $300
Seguro contra accidentes laborales (3%) $300
Total de gastos de nómina: $13,000

El manual del empleado

Si su plan de negocios incluye la creación de una organización, le recomendamos que considere la elaboración de un manual del empleado. Su manual del empleado debe convertirse en un resumen escrito de lo que sus empleados necesitan saber con respecto a los objetivos de su compañía, las políticas y el reglamento laboral vigente.

Puede estar dividido en los siguientes aspectos:

  • La historia y los objetivos de la compañía
  • Políticas para la contratación de empleados
  • Leyes y reglas laborales pertinentes
  • Descripciones de puestos y requisitos para cada uno
  • Paquete de beneficios
  • Reglas de seguridad
  • Organigrama organizacional y procedimiento de operaciones

Segundo paso: Contratación del personal

Reclutamiento del personal

Atraiga la cantidad más grande que pueda de candidatos usando todas los recursos apropiados de reclutamiento. Estos recursos pueden ser ferias de trabajo, centros de desarrollo laboral en las escuelas, anuncios en el periódico y clasificados laborales en el internet como careerbuilder.com, monster.com, job-hunt.org, etc. Además proporcione una descripción del puesto vacante a sus empleados actuales y contactos de negocios.

Solicite referencias a todos los candidatos, así como escolaridad y antecedentes laborales. Siempre contacte a las compañías en las que hayan trabajado antes y pida referencias. Elabore una lista de preguntas específicas que quiera hacer cuando pida las referencias. No tema hacer preguntas difíciles. Considere obtener un historial crediticio y/o verificar los antecedentes de los candidatos finalistas.

Entrevistas de trabajo

Recuerde que una entrevista es una calle de doble sentido. Usted está entrevistando a candidatos y ellos lo están valorando a usted. Preséntese como quiera que lo llamen en el trabajo. Por ejemplo, “Sr. García” o “Tom”. Use un tono profesional y trate a su candidato como su más grande prioridad. No acepte llamadas o conteste correos o mensajes. No hable sobre otros candidatos. Mantenga su horario de citas.

El proceso de entrevistas consiste de cuatro partes: la preparación, elaboración de preguntas, hacer la entrevista y seleccionar al candidato idóneo. Evite usar preguntas que se respondan con un sí o un no; mejor, procure usar preguntas abiertas como por ejemplo: “Cuéntame de una vez que ha tenido un cliente difícil”. Motive a los candidatos a que le cuenten cómo han resuelto problemas en el pasado. Por ejemplo, “¿Podría darme un ejemplo de algún reto laboral que haya enfrentado y qué hizo para superarlo?”

También es importante saber qué preguntas no están permitidas por cuestiones legales. Para más detalles visite este sitio: https://www.mtu.edu/equity/pdfs/whatyoucanandcantasklongversion8-12-04.pdf.

Encuentre alguna manera de que los candidatos demuestren sus conocimientos según los requisitos del puesto. Si hay un requisito específico, como por ejemplo la programación de software, prepare un examen para valorar habilidades (o falta de ellas). Después de cada entrevista establezca una calificación general en una escala de 1 a 10. De esa manera usted podrá comparar a los candidatos entre sí. Finalmente, escriba sus fortalezas y debilidades, e incluya lo siguiente:

  • ¿Cómo podría ayudar a mi empresa este candidato?
  • ¿Hay algo que le preocupe?
  • ¿Cuánta capacitación necesitará el candidato para estar listo para el trabajo?

Pruebas para determinar el uso de drogas

Las pruebas anti-drogas son un asunto de seguridad importante en el lugar de trabajo. Infórmese más sobre este asunto en: http://www.drugfreeworkplace.org/.

Ley de protección para estadounidenses con discapacidades (ADA)

La ley federal de los Estados Unidos otorga derechos civiles de protección a ciudadanos con discapacidades similares a los que se dan a los individuos en base a su raza, color, sexo, nacionalidad, edad y religión. Garantiza la igualdad de oportunidades para los individuos con discapacidades con respecto al empleo, instalaciones públicas y transporte. La fuente de información en línea del ADA es: http://www.ada.gov.

El acoso en el lugar de trabajo

Es acoso cuando los comentarios o la conducta indeseada en relación al sexo, raza u otras características protegidas por la ley, interfieren con el desempeño de un empleado o crean un ambiente laboral intimidante, hostil u ofensivo. Aquí encontrará un breve resumen de las reglas de este tema: http://www.eeoc.gov/laws/types/harassment.cfm.

Prevención de la violencia en el lugar de trabajo

La violencia en el lugar de trabajo puede ser cualquier acto de violencia física o amenaza en el ambiente laboral. La mejor forma de prevención consiste en identificar los problemas de inmediato y resolverlos. Una buena fuente de información acerca de sus responsabilidades, prevención y cómo responder a la violencia se puede encontrar en: https://www.osha.gov/SLTC/workplaceviolence/.

Verificación de la elegibilidad de empleo (Formulario I-9)

Todos los empleadores de los Estados Unidos son responsables de completar y conservar el Formulario I-9 para cada individuo que contraten para trabajar en el país. Están incluidos tanto ciudadanos como extranjeros. En el formulario I-9, el patrón debe verificar la elegibilidad de empleo y los documentos de identidad presentados por el empleado y registrar la información de dichos documentos. Esta es la versión vigente de dicho formulario: http://www.uscis.gov/i-9.

Cómo seleccionar empleados sobresalientes

Warren Buffett, un gran evaluador de empleados sobresalientes, no es un fanático de los curriculums y prefiere enfocarse en la inteligencia, pasión e integridad. El éxito al contratar empleados sobresalientes estará directamente relacionado con la precisión en su evaluación de esas tres características. La integridad es la más difícil de juzgar. Aquí le damos algunos datos útiles:

  • La integridad es cuando todo lo que una persona piensa, promete y hace, coincide.
  • La integridad se trata de llevar una vida basada en los principios --- hacer lo correcto y no lo que es lo más fácil.

Aspectos legales

Su abogado laboral y su administrador de nómina pueden ayudarle a no cometer errores costosos al entrevistar, contratar y administrar personal. Por ejemplo, la ley protege a los candidatos en contra de varias formas de discriminación, incluyendo la raza, color, religión, sexo, nacionalidad, estado de gravidez, edad, ciudadanía, discapacidades, estatus militar, ser miembro de un sindicato y en algunas áreas, antecedentes penales.

La ley también obliga a los patrones a darles a los empleados algunos beneficios, por ejemplo:

  • Permiso para ausentarse para votar, ser parte de un jurado y hacer su servicio militar.
  • Cumplir con todos los requisitos en caso de incapacidad laboral.
  • Cumplir con la Ley Federal sobre la Familia y Permisos Médicos (si tiene más de 50 empleados).

Hay algunos beneficios que no son obligatorios. Sin embargo, la mayoría de las empresas los ofrecen para ser competitivas:

  • Planes de jubilación.
  • Planes de gastos médicos para dentistas y oftalmólogos.
  • Planes de salud.
  • Vacaciones pagadas, días festivos y permisos por enfermedad.

Lo más seguro es que necesita la ayuda de su abogado laboral para identificar correctamente la clasificación de sus empleados y para el cumplimiento de las complejas leyes laborales estatales y federales. Por ejemplo, los errores cometidos en relación a la clasificación de los empleados como exenciones, por horas (no exentos) o errores en el cálculo de las horas extras pueden tener como resultado la violación de los reglamentos de sueldos y salarios y tener consecuencias costosas. 

Tercer paso: Crear prácticas de capacitación

Instrucción

Una de las razones principales por la que los nuevos empleados renuncian es la falta de información sobre el trabajo o un ambiente laboral desagradable. Desde el primer día de trabajo, establezca un programa de capacitación de acuerdo a sus necesidades considerando lo siguiente:

  • Revise la descripción del puesto y los períodos de prueba y evaluación.
  • Describa los beneficios, los requisitos de entrenamiento, políticas, expectativas del puesto, código de vestimenta, información de la compañía, pago de nómina y horarios de descanso y comidas.
  • Presente a los compañeros de trabajo y dé un recorrido por las instalaciones.
  • Establezca metas.
  • Responda a posibles preguntas.
  • Ponga a un nuevo empleado a trabajar con uno que ya tenga tiempo en la empresa.
  • Desarrolle habilidades de trabajo en equipo.
  • Enseñe a resolver problemas y solucionar conflictos.
  • Verifique periódicamente que el nuevo empleado esté bien.

Capacitación continua

La capacitación debe ser constante para todos los empleados y puede darse de muchas maneras:

  • Cuando vea que un empleado maneje algo equivocadamente, aproveche el momento para decirle cómo debe manejarlo apropiadamente. Pero no lo haga enfrente de otros empleados o de los clientes.
  • Tenga sesiones de capacitación programadas periódicamente.
  • Mande a sus empleados a seminarios útiles.
  • Use programas de capacitación en línea para ampliar las habilidades de los empleados.
  • Tenga revisiones constantes y periódicas del cumplimiento de las metas establecidas.

Conservar a buenos empleados

La importancia de conservar a los empleados

La rotación de personal es muy costosa. No sólo por el costo de re-contratación y capacitación sino por la interrupción de la producción, el servicio al cliente y el daño a la moral de la compañía. De acuerdo a una encuesta de Robert Half International, estás son las razones principales por las que se va un buen empleado:

  1. Oportunidades de crecimiento limitadas (39%)
  2. No estar de acuerdo con los directivos (23%)
  3. Falta de reconocimiento (17%)

Cómo conservar a los buenos empleados

Según Max Messmer, presidente de Robert Half, si ofrecer un ascenso de puesto no es una opción para su pequeña empresa, hay otras formas de conservar a los buenos empleados:

  • Ponga atención a si los empleados están contentos con sus funciones y con usted. Pídales su opinión sobre cambios que podrían mejorar su lealtad.
  • Recompense el esfuerzo adicional. (Consulte la sesión 15 de este curso para obtener ideas de planes de incentivos).
  • Elogie a sus empleados frecuente y personalmente. Una simple nota de agradecimiento es suficiente.
  • Evite el desgaste profesional: Contrate ayuda temporal adicional para épocas de mucho trabajo.
  • Diviértase un poco: Las empresas y los empleos no divertidos son... ¡pues aburridos!

Cómo despedir a un empleado

Despedir a un empleado que le está dando problemas no es agradable. Pero cuando la ocasión lo amerita, usted debe estar preparado para actuar rápidamente y proceder con cautela. Debe consultar con su abogado laboral para evitar el riesgo de una demanda laboral por discriminación o despido injustificado. Este curso no provee asesoría legal, pero aquí tiene algunos pasos útiles:

  • En la mayoría de los casos, (excepto en los de conducta indebida como por ejemplo robo) un empleado debe ser avisado con anticipación y con un reporte realista por escrito de las deficiencias específicas de su desempeño.
  • Sea claro y preciso. Las razones para el despido deben ser mencionadas como la causa pero sin entrar en detalles que puedan provocar una pelea. Mantenga una actitud positiva y profesional y recuerde tratar a la persona con cortesía y respeto.
  • Explique los términos de la liquidación (si existe un pago) y cualquier otro beneficio como por ejemplo el seguro de gastos médicos COBRA. Para obtener información vigente sobre el COBRA vaya al sitio:http://www.dol.gov/general/topic/health-plans/cobra.
  • Recoja todo el equipo de la compañía, llaves, herramientas, etc. que tenga el empleado. Acompañe al empleado a su escritorio u oficina y espere a que tome sus pertenencias personales. Si ha usado alguna computadora de la empresa, cambie las contraseñas en ese momento.
  • Entréguele el último pago de nómina, preparado antes de la reunión. El cheque debe incluir el pago del día completo en que se le está despidiendo sin importar la hora del día en que la persona se vaya y cualquier cantidad que había acumulado de vacaciones. Después debe pedirle al empleado que ha despedido que deje las instalaciones. Acompáñelo para asegurarse de que no pase nada que pueda ofender su dignidad. No permita que regrese a su área de trabajo para evitar el riesgo de comportamiento inadecuado como por ejemplo que borre los archivos de la computadora.
  • Si lo cree necesario, cambie las cerraduras de las puertas.
  • Pregunte a su abogado cómo debe responder si le piden referencias de alguien que usted despidió. El miedo a una demanda laboral hace que muchos patrones ni siquiera respondan.

Para obtener información adicional sobre reclutamiento, contratación y capacitación de buenos empleados, por favor consulte también la sesión 13 de este curso: La apertura y el mercadeo.

Las 10 cosas que debe hacer y no debe hacer

10 COSAS QUE DEBE HACER

  1. Tome su tiempo al contratar y hágalo diligentemente.
  2. Verifique todas las referencias y empleos anteriores.
  3. Verifique el nombre y número de seguro social de los nuevos empleados: http://www.ssa.gov/employer/ssnv.htm.
  4. Cuente con la descripción de los puestos y un manual del empleado.
  5. Cuente con un paquete de beneficios laborales competitivo.
  6. Use un proveedor de administración de nómina.
  7. Contrate un abogado laboral para evitar demandas o multas costosas.
  8. Evalúe a los empleados potenciales por su inteligencia, pasión e integridad.
  9. Cuente con programas de capacitación continua.
  10. Guarde sus registros del personal durante al menos cuatro años.

10 COSAS QUE NO DEBE HACER

  1. Esperar a despedir a malos empleados.
  2. Confiar en lo que un candidato dice saber. (Evalúe con pruebas).
  3. Dar por hecho que sus empleados pueden ser trabajadores independientes que trabajen por honorarios.
  4. Pensar que los paquetes de beneficios son para empresas grandes.
  5. Hacer una contratación sin evaluar primero a muchos candidatos.
  6. Dudar en hacerles preguntas difíciles a los candidatos.
  7. Negar a los empleados sus derechos de ley: ser parte de un jurado, votar, permisos autorizados.
  8. Clasificar a los empleados erróneamente. (Exentos y no exentos)
  9. Pasar por alto elogiar, dar reconocimiento y recompensar a buenos empleados.
  10. Subestimar el poder del uso de incentivos.
 

El plan de negocios para sesión 14: La administración del personal  

Ahora puede diseñar su plan de negocios. Abajo le proporcionamos un modelo de Microsoft Word para esta sección:

 

El modelo completo para todas las sesiones puede ser descargado como un documento:

Plantilla del plan de negocios de MOBI

 
 

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