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My Own Business Institute

Sesión 8: Herramientas de comunicación para negocio pequeño

OBJETIVO: 

La comunicación es esencial para comenzar y construir un negocio exitoso. En esta sesión, revisaremos las formas básicas de comunicación, herramientas, recursos y equipos disponibles para su negocio.

  • Tipos de comunicación
    • Externa
    • Interna
  • Herramientas básicas de comunicación
    • Correo
    • Correo electrónico
    • Teléfonos
    • SMS/Mensajes de texto
    • Planes para cellular y datos
    • Teléfonos celulares / teléfonos moviles
    • Sitios de redes sociales
    • Herramientas de colaboración / productividad en línea 
  • Computadoras
    • Elegir una plataforma
    • Tipos comunes de computadoras
    • Software
    • Productos auxiliares
  • Internet
  • Inteligencia Artificial (AI)
  • Planificación tecnológica 
  • Las 10 cosas que debe hacer y no debe hacer
  • Recursos de negocios

Comunicación Externa e Interna

La comunicación es la clave del éxito de cualquier negocio. Una comunicación externa sólida ayuda a construir su marca y vender sus productos o servicios al hacer que los clientes conozcan su empresa y lo que tiene para ofrecer. La comunicación interna entre empleados, equipos, colaboradores y líderes es esencial para hacer que el negocio funcione de manera adecuada y eficiente.

La comunicación externa e interna, tienen objetivos diferentes:

  • La comunicación externa: Llega al cliente para informarle sobre su producto o servicio y brindarle una razón para comprar. Este tipo de comunicación incluye todo desde el nombre de su empresa, el logotipo y la declaración de mision hasta folletos, publicidad, cartas de contacto / correo directo, llamadas telefónicas, tarjetas de presentación, sitios web y cualquier otro medio que haga al público consciente de lo que ofrece su negocio. Su comunicación externa ayuda a establecer y promover su marca. Un par de cosas para recordar acerca de la comunicación externa:

    • ¡Su imagen es extremadamente importante en las comunicaciones externas! Asegúrese de que su imagen está representada en todas sus comunicaciones externas.

    • La consistencia también es muy importante. Use las mismas palabras, colores y mensajes para comunicarse externamente sobre su negocio. La consistencia en todas las comunicaciones externas fortalecerá su marca.

  • La comunicación interna: Es esencial entre los miembros del equipo para atraer y retener personal talentoso y monitorear el desempeño del negocio. La comunicación constante sobre los objetivos del negocio proporcionará dirección a las personas de su empresa y asegurará que todos estén trabajando hacia el mismo objetivo. La comunicación interna puede ser diseñada para motivar a su equipo. Los métodos de comunicación interna incluyen premios por desempeño, boletines informativos, reuniones, llamadas telefónicas y conversaciones formales e informales. Las reuniones periódicas con los principales grupos de gestión de proyectos, incluyendo su junta directiva y su consejo asesor, deben planificarse en intervalos regulares cada año. La importancia de un consejo asesor se trata en la sesión Organice su equipo del curso de Expansión de Negocios.

    • Al igual que con la comunicación externa, la constancia es muy importante. Use las mismas palabras, colores y mensajes con todos los miembros de su equipo para asegurarse que todos estén en la misma página.

    • Muchas grandes compañías imprimen mensajes clave y objetivos en las credenciales de los empleados y en las tarjetas de identificación de los empleados para que todas las personas en la organización tengan las mismas palabras al alcance de la mano.

No dé por sentado la comunicación. La comunicación efectiva requiere una planificación cuidadosa y utiliza muchas herramientas diferentes. En esta sesión, discutiremos esas herramientas, así como las pautas de planificación, para facilitar la comunicación empresarial.

Una gran variedad de herramientas de comunicación son utilizadas para la comunicación externa e interna. Muchos de estos se analizan a continuación y siempre surgen nuevas herramientas para resolver las necesidades empresariales.

Correo

Incluso con todos los métodos modernos de comunicación, el correo postal regular sigue siendo una herramienta poderosa para un negocio. Agrega un toque personal, y es frecuentemente utilizado para enviar documentos y contratos de manera segura, así como para entregar artículos comprados a los clientes. Una forma conveniente de manejar el correo desde su propia casa u oficina es a través de una cuenta usps.com o Stamps.com (en los EE. UU.), que le permite imprimir las guías desde su propia computadora. Si está enviando correo internacionalmente, hay varios operadores disponibles. Asegúrese de averiguar qué operadores son más confiables en cada región donde realiza sus negocios. Puede comparar los costos para obtener la mejor combinación de precio, fecha de entrega y opciones de seguimiento.

Correo electrónico

Aunque es posible que ya tenga una cuenta de correo electrónico personal que utiliza, tener un correo electrónico empresarial será de utilidad para comunicarse con clientes, proveedores y compañeros de trabajo. Verificar el correo electrónico a diario es fundamental. Hay muchas funciones de correo electrónico disponibles dependiendo del tipo de cuenta que tenga. Por ejemplo, para algunas cuentas, puede monitorear el correo electrónico y recibir una notificación cuando el destinatario lo lea. También puede posponer el envío de correos electrónicos de salida, filtrar los correos electrónicos de entrada y configurar respuestas automáticas con diferentes tipos de cuentas. Las plataformas para el alojamiento de correo electrónico incluyen Gmail, Outlook y Yahoo. También hay otros. Por un costo adicional, estas plataformas configurarán su propia dirección de correo electrónico empresarial. Por ejemplo, puede alojar jsmith@sunegocio.com en una de las plataformas de correo electrónico pagando una tarifa adicional.

El correo electrónico tambien es una herramienta de comunicación muy poderosa para llegar a sus clientes y clientes potenciales. La sesión de Mercadeo de MOBI proporciona más detalles sobre cómo puede utilizar el mercadeo por correo electrónico para su negocio, incluyendo las campañas de difusión, las campañas de goteo y la automatización del correo electrónico. Hay una variedad de herramientas y servicios de mercadeo por correo electrónico que pueden ser útiles para su negocio, incluidos Mailchimp, Constant Contact, HubSpot, Zoho Campaigns, MailerLite y más.

Teléfonos

La piedra angular de la comunicación empresarial, tanto externa como interna, puede ser su teléfono. Existen muchos tipos de teléfonos, y sólo usted puede decidir qué tipo se adapta mejor a sus necesidades. Incluso el teléfono estándar (fijo) que está instalado en su oficina, tiene muchas opciones. Aunque puede ser posible que ya tenga una línea telefónica, debería comenzar con al menos una línea adicional que sea exclusiva para su negocio. Esta línea debe tener la capacidad de recibir mensajes en el caso de que no se responda personalmente. A continuación algunos consejos para su línea telefónica:

  • Es importante tratar el teléfono como una herramienta de negocios. Responda su teléfono de manera oportuna (dentro de tres timbres si es posible). Siempre identifíquese cuando responda. Grabe un mensaje de correo de voz que identifique el número, proporcione información breve acerca de su negocio e indique cuándo devolverá la llamada. Luego, revise continuamente su correo de voz para devolver las llamadas rápidamente.

  • Tenga una línea por separado para su negocio de su línea personal. No permita que los miembros de la familia contesten o utilicen el teléfono de la empresa. Instale todas las líneas telefónicas adicionales necesarias antes de comenzar.

  • Cuando deje mensajes telefónicos, indique claramente el nombre y el número de teléfono de su negocio al principio y al final del mensaje.

  • ¡Sea cortés en el uso del teléfono celular! La cortesía en el negocio incluye evitar ser interrumpido por llamadas telefónicas, mensajes de texto o correos electrónicos cuando se encuentra en una reunión o durante un almuerzo de negocios.

Teléfonos fijos

El teléfono fijo es el sistema telefónico que utiliza un cable físico para la transmisión. Puede tener un teléfono fijo en su hogar, su oficina o en una ubicación de teléfono público. Si el Internet no es confiable, aún podrá usar su teléfono fijo porque se basa en una tecnología diferente para la comunicación. Hay muchos servicios disponibles para teléfonos fijos. Si ya cuenta con un teléfono fijo existente y le gustaría agregar servicios adicionales como correo de voz, líneas adicionales y llamadas en conferencia, asegúrese de investigar las opciones que ofrece su proveedor de servicios y sus competidores. Es posible que no tenga que cambiar de compañía telefónica para obtener las funciones que desea.

Teléfonos celulares/teléfonos móviles

El teléfono celular, también llamado teléfono móvil, se usa para comunicaciones móviles. Existen numerosos operadores / proveedores y planes de servicio. Muchos operadores tienen planes diseñados para pequeños negocios que incluyen opciones que combinan funciones populares y patrones de uso que los hacen muy rentables. Asegúrese de hacer preguntas sobre sus necesidades específicas antes de seleccionar al proveedor y su plan de servicio. Comprenda la duración y los términos de su contrato. Muchos pueden ser de dos años o más. Considere qué tipo de comunicación utilizará más para su negocio: conversaciones telefónicas, mensajes de texto o datos. Investigue los planes que tienen acceso ilimitado en su área clave para comparar los precios.

Cuando su uso o necesidades cambien, no dude en solicitar información sobre los planes que se ajusten mejor a su nuevo conjunto de requisitos. Tenga en cuenta que hay cargos considerables por cancelar anticipadamente su contrato.

Teléfonos inteligentes

Un teléfono inteligente es un teléfono celular que ofrece capacidades avanzadas con funcionalidad similar a la de una computadora. Un teléfono inteligente incorpora funciones como correo electrónico, internet y redes sociales. Los teléfonos inteligentes son capaces de enviar mensajes de texto e incluyen una cámara con capacidad de video.

Fuera de la oficina, un teléfono inteligente puede ser una herramienta valiosa de trabajo para los negocios. De hecho, si no tiene una oficina o trabaja desde su casa, un teléfono inteligente puede ser su oficina. Con un teléfono inteligente se puede usar el correo electrónico, acceder a Internet, revisar, editar o escanear documentos, usar el GPS, aceptar y realizar pagos, y usar una multitud de aplicaciones (apps) para hacer casi cualquier cosa. Los teléfonos inteligentes más populares son el iPhone de Apple (iOS), Samsung Galaxy (Android) y Google Pixel (Android), pero cada día surgen nuevos modelos en el mercado. Cada uno tiene diferentes cualidades que necesitará tener en cuenta en las necesidades de su negocio.

Llamadas por internet: Google Voice y Otros

Las llamadas por Internet son una forma de hacer llamadas telefónicas a través de Internet. Esto también se puede conocer como voz sobre protocol de Internet o VoIP. Hay varios proveedores de llamadas por internet. Google Voice es el más popular y es gratuito. Google Voice proporciona correo de voz, servicio de mensajes cortos (SMS) y mensajes de texto, y un número de teléfono local. Los usuarios pueden enviar mensajes de texto gratis, personalizar su correo de voz, leer la transcripción del texto del correo de voz y más. Los usuarios pueden hacer o recibir llamadas o mensajes de texto desde su computadora o desde su teléfono inteligente móvil. El servicio de correo de voz de Google ahora está disponible de manera gratuita para todos los usuarios de Gmail. Hay muchos proveedores de llamadas por Internet, y cada uno proporciona un servicio por una tarifa mensual con diferentes funcionalidades, capacidades, fortalezas y debilidades.

Las llamadas por Internet pueden ser una solucion alternativa asequible para que los negocios investiguen si se necesitan nuevas funciones. Por ejemplo, si se necesitan varias líneas, retención de llamadas, llamada en espera y conferencias telefónicas, las llamadas por Internet pueden ser una solución asequible.

SMS/Mensajes de texto

Aunque no todos los teléfonos móviles son teléfonos inteligentes capaces de enviar y recibir videos y fotos, casi todos los teléfonos móviles pueden recibir mensajes SMS (servicio de mensajes cortos). Estos son textos de menos de 160 caracteres que consisten solo en letras, números y símbolos. La mensajería SMS y los mensajes de texto en general son una forma poderosa para comunicarse. La mensajería SMS y los mensajes de texto proporcionan comunicación uno a uno. A medida que más y más personas adoptan teléfonos móviles, hay más oportunidades de conectarse directa y personalmente con los usuarios de teléfonos móviles (¡que podrían ser sus clientes!).

Los negocios pueden usar mensajes SMS como una forma de recordar a sus clientes sobre las rebajas, ofertas de productos y otros anuncios. Es importante tener en cuenta que los clientes deben optar por recibir mensajes de texto SMS y que es ilegal que los negocios envíen mensajes SMS a los clientes que no se hayan suscrito. Los negocios pueden animar frecuentemente a los clientes a suscribirse al ofrecerles algo a cambio. Por ejemplo, un negocio de perritos calientes podría conseguir que los clientes participen en su campaña de marketing por SMS ofreciéndoles $5 de descuento en su próxima comida por enviar un código de texto a su número de campaña de SMS especializado. Las grandes compañías pueden contratar los servicios de una compañía de mercadotecnia de mensajes de texto en línea para administrar estas campañas de mercadeo y proporcionarles un código de número de teléfono corto que los clientes utilicen para suscribirse a la campaña. Los pequeños negocios podrían también permitir que los clientes se registren para recibir mensajes de texto, de la misma manera que pueden suscribirse a una lista de correo/correo electrónico y enviar mensajes directamente.

Planes Celulares y de Datos

Existen dos tipos principales de planes de telefonía móvil: prepago y pospago. El prepago le permite pagar a un operador de telefonía móvil o proveedor de servicios por adelantado por los servicios móviles, y debe recargar sus minutos o datos cuando se agoten. Tenga en cuenta que los cargos excedentes por minutos o datos utilizados que sobrepasen su plan pueden facturarse a una tarifa más alta. Deberá entender si es posible superar su monto de prepago y qué cargos adicionales podrían imponerse. Los planes de pospago le permiten firmar un contrato con un operador de telefonía móvil para diferentes tipos de servicios móviles, y usted paga por esos servicios al final del mes. Los minutos o datos no utilizados pueden transferirse o no de un mes al siguiente, lo que significa que debe pagar sus minutos o datos cada mes, ya sea que los use todos o no.

Sea cual sea el plan que elija, asegúrese de comprender los términos. Puede haber recargos por cancelar su contrato antes de tiempo. Debe pensar en las necesidades de su negocio antes de decidir un plan de servicio móvil así como si desea pagar por adelantado o al final del mes.

Videoconferencias y Conferencias Web

Las videoconferencias proporcionan una forma de tener reuniones cara a cara sin los gastos de viaje. Proporcionan una forma más personal de comunicarse tanto externamente con clientes y socios como internamente con miembros del equipo o empleados quienes posiblemente trabajan fuera de la oficina.

Las tecnologías de videoconferencia transmiten y reciben imágenes y voz en tiempo real de manera que puede tener una "reunión cara a cara". La conferencia web agrega otra dimensión: le permite compartir documentos y aplicaciones durante su reunión en línea. Ambas opciones le permiten la flexibilidad de tener reuniones uno a uno o conferencias con múltiples asistentes. Ver expresiones faciales y señales no verbales durante las discusiones y negociaciones comerciales cruciales puede ser invaluable para su negocio.

Algunas herramientas comunes para videoconferencias y conferencias web se mencionan a continuación. Estas herramientas se ofrecen en diferentes niveles e importes de precio, aunque hay algunas a las que puede acceder de manera gratuita. Algunos ejemplos de herramientas para videoconferencias y conferencias web incluyen:

Visite el resumen de “Mejor software de videoconferencia” de PC Magazine para comparar diferentes opciones.

Sitios de Redes Sociales

Si usted es miembro de un sitio de redes sociales o utiliza las redes sociales, sabe que estas plataformas son populares para los negocios que los utilizan para la mercadotecnia. Una red social es una comunidad en línea compuesta por individuos u organizaciones unidos por intereses comunes. Las redes sociales basadas en Internet se producen a través de una variedad de plataformas de sitios web que permiten a los usuarios con intereses similares compartir contenido e interactuar en línea. Algunos sitios populares de redes sociales incluyen Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Pinterest, YouTube, TikTok y muchos otros.

Al crear o unirse a redes sociales para su negocio, o los intereses de su negocio, puede construir relaciones con clientes actuales y futuros. Es una forma completamente nueva de mercadeo, aprovechando la popularidad y las conexiones de estos sitios de redes sociales. Es una manera de construir relaciones con sus clientes y clientes potenciales. Por ejemplo, existen redes sociales en línea para negocios, celebridades, políticos e intereses como viajes, decoración del hogar, cocina y ejercicio, por nombrar algunos. Puede publicar contenido, como información útil o actualizaciones sobre sus productos o servicios. A estas redes y grupos, puede proporcionar información de manera rápida y económica a muchos seguidores a la vez. Es una forma poderosa de conectarse con personas y compartir información sobre su negocio de una manera conveniente y eficiente.

Muchos negocios siguen una estrategia de redes sociales en sus esfuerzos de mercadotecnia. La mercadotecnia en redes sociales es una forma relativamente económica para alcanzar a segmentos de clientes específicos que cree que estarán interesados en su producto o servicio. Para tener éxito se requiere un esfuerzo constante y participación a lo largo del tiempo. Un error que cometen los negocios es lanzarse y publicar frecuentemente al inicio, pero después no mantienen el esfuerzo por mucho tiempo. Es mejor empezar a un ritmo que se pueda mantener, ya sea una vez al mes, una vez a la semana o una vez al día. Si descubre que tiene más contenido para publicar, siempre puede hacer más. Una advertencia en las redes sociales de Internet: una vez que publica algo, es difícil retirarlo, así que sea cuidadoso con sus publicaciones. Siempre sea consciente de cómo una publicación representará y refleja su negocio. También es una buena idea tomar en cuenta que sus redes sociales personales también pueden ser visitadas por clientes potenciales, socios, inversores y empleados.

Herramientas de colaboración en línea

El mundo está a nuestro alcance cuando se trata de poder trabajar en línea dentro de nuestro negocio, con socios, proveedores y/o clientes/consumidores. Desde mensajes hasta chats grupales, videoconferencias, intercambio de archivos, colaboración de documentos, aprendizaje electrónico y más, casi todo es posible desde su dispositivo. Además de las herramientas y recursos discutidos anteriormente, a continuación se presentan algunas ideas y ejemplos de herramientas que pueden ser usadas dependiendo de sus objetivos.

G-Suite

Google ofrece un conjunto de productos que permiten la colaboración en línea. Usando Google Docs (documentos), puede desarrollar un documento que puede ser editado por múltiples personas en diferentes ubicaciones (o todas dentro de la misma sala de conferencias) en tiempo real y al mismo tiempo. Otros productos de G-Suite funcionan de la misma manera: Google Sheets (hojas de cálculo), Google Slides (presentaciones) y Google Drive (almacenamiento), por ejemplo. Puede crear y administrar sus documentos en un sistema de archivo que puede ser propiedad de una persona o compartido entre un equipo. Google Calendar (calendario) se ha convertido en una forma popular para organizar su propio horario, así como para programar reuniones entre miembros de diferentes organizaciones o negocios.

Office 365 / Office en línea

Microsoft también ofrece un conjunto de productos que permiten la colaboración en línea. Office 365 incluye Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, One Note, Skype y otras aplicaciones. El paquete de Office 365 no es gratuito. Microsoft Online ofrece una variedad de programas basados en la nube de forma gratuita.

Herramientas de mensajería

Las herramientas de mensajería permiten el chat en línea y la mensajería instantánea entre individuos o equipos. Algunos también ofrecen el uso compartido de archivos, almacenamiento de archivos, videollamadas, historial de mensajes de búsqueda, visualización de imágenes y creación de encuestas. Algunas de estas herramientas se integran con Google Drive, Facebook, Dropbox y otros programas y aplicaciones. Algunos ejemplos son:

Puede visitar el artículo de Small Business Trends titulado “30 Instant Messaging Apps Your Business Could Use” o el artículo de Business News Daily, “14 Chat Tools for Small Business” para obtener más información sobre estas y otras opciones.

Aplicaciones y Programas de Calendarios en línea y compartidos

Las herramientas de calendario en línea y compartidas son maravillosas para administración del tiempo y programar reuniones con otros. Algunos ejemplos incluyen, pero no se limitan a:

G2 es un mercado de software donde puede conocer y comparar muchos productos. Visite su lista de herramientas de calendario compartido y en línea para ver los productos en esta categoría.

Aplicaciones y Programas de Administración de Tareas

Las aplicaciones de administración de tareas permiten a los usuarios administrar sus tareas desde su teléfono inteligente, tableta, computadora o reloj inteligente. Muchas son gratis; funciones de colaboración adicionales están disponibles en versiones pagadas. Son una excelente manera de dar seguimiento a su progreso y proyectos, ya sea trabajando en ellos individualmente o en equipo. Algunos ejemplos incluyen:

La publicacion en linea Geekflare tiene una lista de 11 productos de software de tareas gratuitos y las busquedas en Internet también pueden proporcionar otras opciones.

Contrato Electrónico y Software de Firma Electrónica/Firma Digital

Si su negocio tiene transacciones y acuerdos con otros negocios, puede ser útil disponer de una forma segura de preparar, compartir y firmar estos documentos a través de Internet. Algunas herramientas que brindan esta capacidad incluyen:

Hay una variedad de otras herramientas de productividad y comunicación que quedan fuera de estas categorías que pueden ser útiles para su negocio. Algunas de estos incluyen:

  • Tango: Captura flujos de trabajo con capturas de pantalla para crear guías paso a paso útiles para la instrucción y otros fines.

  • Grammarly: Ofrece ayuda para la redacción.

  • Scribe: Registra procesos de flujo de trabajo para procedimientos operativos y fines de capacitación.

  • Canva: Le permite crear un diseño gráfico de alta calidad para redes sociales, presentaciones y más.

Visite también las herramientas favoritas de MOBI en nuestra página de recursos y herramientas para obtener más informacion.

Una computadora es tan asequible que debería incluirse como una herramienta clave en su negocio. Las computadoras pueden ser compradas en una amplia gama de precios. Para trabajos básicos de procesamiento de textos, correo electrónico, contabilidad y hojas de cálculo, no necesitará una computadora de primera línea.

Elegir una plataforma

Su primera decisión al elegir una computadora puede ser decidir qué plataforma perfiere: Apple (Mac) o Windows (PC). Si se inclina por una computadora portátil, entonces también puede considerar el Chromebook de Google. (Aunque los productos de cada categoría pueden considerarse como una computadora personal, usaremos la abreviatura
“PC” para referirnos a los dispositivos Windows en esta sesión).

Estas plataformas difieren en varios aspectos, incluido el precio, las especificaciones técnicas, el software que viene con el producto y el software que se puede usar con el producto, la disponibilidad, el diseño y más.

Los PC suelen ser menos caros que los Mac, y los Chromebooks son muy asequibles para las tareas diarias. Los PC pueden ofrecerte una mayor variedad para elegir, utilizan software de Windows y te permiten añadir software o actualizaciones con mayor facilidad. Los Mac son productos de alta calidad normalmente populares para usos de vídeo, gráficos y diseño. Los Mac utilizan sistemas operativos de Apple (iOS) y pueden admitir software diseñado para (iOS). Los Chromebooks son un producto sencillo y práctico para muchas necesidades empresariales. Utilizan aplicaciones basadas en la web o en el navegador, por lo que funcionan mejor cuando están conectados a Internet, y no se puede ejecutar ningún software de Windows en los Chromebooks. También necesitarás una cuenta de Google para configurarlo todo.

La búsqueda en Internet puede ayudarte a obtener más información sobre las diferencias entre estas plataformas.

Las computadoras se venden con diferentes "configuraciones" que incluyen un procesador, memoria, capacidad de almacenamiento, tarjeta inalámbrica, sistema operativo. Es una buena idea investigar un poco para identificar la configuración mínima que soportará sus actividades actuales y aquellas que desee agregar en un futuro cercano. Por ejemplo, si planea hacer mucho diseño gráfico, creación de contenido y edición de video, asegúrese de tener la potencia de procesamiento, la memoria y el almacenamiento para respaldar su trabajo. Las computadoras también vienen con una variedad de puertos (USB, USB-C, ethernet, HDMI, etc.) que le permiten conectar otro hardware. Considere cómo usará su computadora y qué es posible que desee agregar para determinar si hay suficientes puertos adecuados para usted. Las configuraciones de la computadora afectan el precio.

Tipos Comunes de Computadoras

Las computadoras vienen en una variedad de configuraciones, a veces llamadas "factor de forma". A continuación, analizamos las configuraciones más comunes: computadora de escritorio, computadora portátil, notebook y tableta.

Computadora de escritorio

Las computadoras de escritorio son el tipo de configuración de computadora más común. No son portátiles, pero se pueden personalizar para satisfacer las necesidades de su negocio. Una computadora de escritorio debe venir con un monitor, un teclado y un ratón. Con la popularidad de la web y las videoconferencias, también es una buena idea seleccionar una computadora de escritorio con una cámara web y altavoces.

Computadoras portátiles

Una computadora portátil ofrece portabilidad con muchas de las funciones que ofrece una computadora de escritorio, lo que la hace ideal para reuniones o si viaja frecuentemente. Las desventajas para las computadoras portátiles incluyen: tienen un precio más elevado que las computadoras de escritorio, tienen teclados y monitores más pequeños, tienen una duración limitada de la batería y son más susceptibles a robo. La mayoría de las computadoras portátiles ofrecen la opción de conectar su teclado, un ratón, monitor adicional y/o impresora de forma inalámbrica o mediante un cable. Si viaja y necesita capacidad computacional, vale la pena el gasto adicional. Algunos ejemplos populares de computadoras portátiles incluyen Chromebook, Surface Pro y MacBook Pro.

Notebooks

Las Notebooks son una categoría en rápida evolución de computadoras portátiles pequeñas, livianas y portátiles adecuadas para computación general y acceso a aplicaciones basadas en la web. Son muy populares entre estudiantes, blogueros y propietarios de negocios por igual.

Aunque generalmente son menos costosas que las computadoras portátiles, los fabricantes están comenzando a reforzar las Notebooks, lo que está aumentando su costo. Una advertencia: su tamaño compacto las hace más atractivas para viajar, pero si está considerando adquirir una para ahorrar en el costo de una computadora portátil, probablemente obtendrá menos memoria y muchas no tienen aplicaciones completas o compatibilidad con sus otras aplicaciones de negocio.

Tabletas

Una tableta está equipada con una pantalla táctil o un lápiz óptico en lugar de un teclado para operar la computadora. Las ventajas incluyen flexibilidad para usar sin un ratón de computadora o teclado, registró más fácil de diagramas y símbolos, así como la capacidad de tomar notas escritas a mano y conveniencia. Las desventajas incluyen un costo más elevado, una velocidad de entrada más lenta y el riesgo de daños en la pantalla de la tableta. Puede comprar un teclado y un ratón de computadora para una tableta, pero eso también aumentaría el costo. Tenga cuidado con el costo total porque el costo podría ser similar a una computadora portátil que tiene mayor capacidad y potencial. Ejemplos de tabletas incluyen iPad, Galaxy Tab, Surface Go y Amazon Kindle.

Cosas a considerar al adquirir una computadora de escritorio, una computadora portátil o una Notebook

  • Obtenga toda la capacidad que pueda permitirse. Es posible que las computadoras portátiles, las notebooks y las tabletas no suelen ser tan fáciles de actualizar como las computadoras de escritorio debido a la naturaleza de su construcción.

  • Asegúrese de obtener todas las funciones que necesita cuando compre.

  • Si normalmente no tiene acceso a una toma de corriente, obtenga una computadora portátil o Notebook con una batería de mayor duración.

  • Conserve toda la documentación, los programas y los accesorios que vienen con su dispositivo.

Software

El software o programas que compra son la clave para hacer su computadora más productiva. El sistema operativo (SO), ya sea una PC o una Mac, debe estar precargado en el sistema. El sistema operativo es lo que le permite interactuar con su computadora. Muchos paquetes de programas a menudo se incluyen con el sistema al momento de la compra y algunos en forma de software de prueba. Como mínimo, debe tener la capacidad de hacer procesamiento de texto/creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

Para proteger su información, un programa antivirus es esencial. Puede comprar uno o usar un programa gratuito; sin embargo, los programas gratuitos normalmente no le brindarán tanta seguridad como las versiones pagadas.

Adicionalmente, es posible que desee considerar los programas financieros y de contabilidad que sean apropiados para su negocio. Asegúrese de leer las especificaciones del software antes de comprar cualquier software para asegurarse de que su equipo y programas sean compatibles.

Productos Auxiliares

Muchos productos pueden ser utilizados con su computadora para mejorar la funcionalidad y la imagen de su negocio. Los productos auxiliares a menudo requieren programas especiales.

  • Impresora: Las impresoras están disponibles a muchos precios. La conectividad, ya sea inalámbrica o cableada, dependerá del tipo de computadora que tenga. Asegúrese de investigar la compatibilidad de su computadora e impresora antes de realizar la compra. Las impresoras láser son aparentemente más costosas que las impresoras de inyección de tinta, pero a largo plazo son menos costosas cuando se toman en cuenta los costos de impresión. Puede elegir entre una impresora a color o en blanco y negro. Una impresora a color puede permitirle imprimir materiales de mercadotecnia para su negocio. Si tiene un espacio pequeño para trabajar, considere una impresora todo en uno que puede enviar faxes, escanear, hacer copias e imprimir. Algunas impresoras tienen puertos USB o ranuras para tarjetas de memoria, lo que le permite imprimir directamente desde estos dispositivos de almacenamiento de medios.

  • Cámara digital: Muchas personas tienen una cámara digital en sus teléfonos inteligentes. Para fotos especiales o para producir fotos de muy alta calidad, una cámara digital especializada puede ser más apropiada para su negocio. Una imagen tomada con una cámara digital puede ser directamente cargada en su computadora para una variedad de usos. Muchas cámaras digitales también ofrecen conectividad wifi para que pueda cargar imágenes directamente en la web o en una plataforma de red social. Algunas ideas de uso incluyen imágenes de propiedades, catálogos de productos, imágenes para currículums y mucho más. Las cámaras digitales vienen en varias formas y tamaños, pero lo que realmente las distingue en precio es la calidad de imagen. La calidad de la cámara del teléfono inteligente es buena y mejora todo el tiempo. Por lo tanto, es posible que ya tenga todas las capacidades de imágenes digitales que necesita en su teléfono inteligente.

  • Escáner: Los escáneres ofrecen la capacidad de convertir un documento en papel en un documento digital que puede enviar, almacenar o copiar. Las máquinas de fax solían ser una manera popular de recolectar firmas en documentos de personas en distintas ubicaciones. Ahora un escáner es más frecuentemente usado porque el documento digital puede ser enviado por correo electrónico. También hay aplicaciones que le permiten escanear un documento con su teléfono. En muchos casos, también se puede tomar una fotografía de un documento, y enviar o almacenar esa imagen según sea necesario.

  • Discos duros y almacenamiento: No subestime la importancia de realizar periódicamente respaldos de seguridad externos del contenido, las imágenes y los programas individuales utilizados en su empresa. Una copia de seguridad es simplemente guardar su información en una segunda fuente para que tenga una segunda copia en caso de que su sistema se bloquee o se pierda. Los copias de seguridad se almacenan comúnmente en unidades flash USB, discos duros externos y/o un sistema basado en la nube. El almacenamiento externo es relativamente económico. También hay servicios ofrecidos en la web para facilitar este proceso.

El Internet es una herramienta esencial de mercadotecnia y comunicación para todos los negocios. Le permite comunicarse con clientes potenciales, generar nuevos contactos y establecer su negocio.

Crear una presencia en línea

Debe registrarse en los motores de búsqueda de Internet y en los sitios de revisión de negocios de colaboración colectiva para construir su presencia en línea y permitir que las personas encuentren su negocio rápidamente. Puede anunciarse en estos sitios para obtener más visibilidad en su página.

Aquí hay algunos sitios potenciales a considerar para incluir su negocio en línea:

Motores de búsqueda y directorios:

  • Perfil de Negocio de Google (anteriormente Mi Negocio de Google): https://www.google.com/business/

  • Bing Places for Business: https://www.bingplaces.com/

  • Apple Maps Connect: https://www.apple.com/es/business/connect/ (si su negocio tiene una dirección física)

  • Directorios específicos de la industria: dependiendo de su industria, los ejemplos pueden incluir OpenTable, TripAdvisor, Zomato, Zillow, Realtor.com, Houzz, Angi Ads, AutoMD, Healthgrades, ClassPass, The Knot, StyleSeat, Care.com, Wyzant, Rover, Petfinder, y más.

  • Cámara de comercio local: algunas cámaras de comercio pueden tener directorios en línea

Lista con sitios de revisión de negocios “crowdsourced” (con sede en EE. UU.):

  • Yelp: https://biz.yelp.com/

  • Reseñas de Google

  • Directorios específicos de la industria: segun su industria, los ejemplos pueden incluir TripAdvisor (viajes, hospitalidad, restaurantes), Angi Ads (servicios para el hogar), AutoMD, Avvo.com (servicios legales).

  • Cámara de comercio legal: algunas cámaras de comercio pueden traer directorios en línea.

Business News Daily publicó una lista de 14 sitios web de revisión de negocios, muchos de los cuales permiten a los negocios registrarse o reclamar su sitio web.

Cómo utilice el Internet en su negocio depende de usted. Quizás no esté listo para vender sus productos en línea, pero está interesado en desarrollar un sitio web que le permita a las personas conocer lo que usted hace. En el otro extremo, es posible que desee utilizar Internet como su principal canal de ventas. Solo recuerde, los conceptos básicos todavía están en el terreno: necesita productos y servicios que la gente quiera; necesita atraer a las personas a su sitio de Internet para que tengan la opción de comprar sus productos y servicios; necesita convencerlos para que compren; necesita un lugar para almacenar sus productos; y necesita una manera de llevarlos al comprador.

Las tarifas de alojamiento de un sitio web varían, así que asegúrese de considerar si desea un sitio donde las actualizaciones sean poco frecuentes (es sólo una página de presentación donde las personas pueden conocer sobre su negocio), o un sitio muy interactivo, con actualizaciones frecuentes, un carrito de compras, mucho contenido, etc. También deberá pagar por su dominio, la dirección web de su negocio, como www.nombredesuempresa.com. Tanto las tarifas de alojamiento como de dominio pueden ser pagadas anualmente o durante varios años a la vez.

Para obtener más información, consulte el documento de 5 pasos para configurar un sitio web comercial en la página de recursos y herramientas .

La sesión de el Comercio Electrónico de este curso le proporcionará información detallada sobre Internet y el comercio electrónico.

La inteligencia artificial, o IA, se ha convertido recientemente en una poderosa herramienta para muchos aspectos diferentes de la vida y los negocios. Hay plataformas de IA como ChatGPT de OpenAI y Bard de Google, y la IA también se usa dentro de la tecnología de otras herramientas, incluidas muchas de las herramientas mencionadas anteriormente.

MOBI le preguntó a ChatGPT de OpenAI como la IA podría ser útil para los pequeños negocios y esta es la respuesta que generó:

El uso de IA en la operación de un pequeño negocio puede ofrecer numerosos beneficios y ayudar a optimizar varios procesos. Aquí hay un breve resumen de cómo se puede aplicar la IA en diferentes aspectos de un pequeño negocio:

1. Gestión de la relación con el cliente (CRM): Los sistemas de CRM impulsados por IA pueden recopilar y analizar datos de los clientes, lo que permite a los negocios personalizar las interacciones, mejorar la satisfacción del cliente y tomar decisiones de mercadeo informadas.

2. Ventas y mercadeo: La IA puede ayudar en la generación de clientes potenciales, la previsión de ventas y las campañas de mercadeo dirigidas. Los chatbots, impulsados por IA, pueden ofrecer atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, responder a consultas comunes e incluso manejar transacciones básicas.

3. Gestión de inventario: La IA puede optimizar los niveles de inventario mediante el análisis de datos históricos, las tendencias actuales y los patrones de demanda de los clientes. Esto ayuda a los negocios a evitar el exceso o la falta de existencias, lo que reduce los costos y mejora la satisfacción del cliente.

4. Análisis de datos: Los algoritmos de IA pueden analizar rápidamente grandes conjuntos de datos, extraer información valiosa e identificar patrones que los humanos podrían pasar por alto. Esto puede ayudar a tomar decisiones basadas en datos, como identificar tendencias de mercado u optimizar estrategias de precios.

5. Detección de fraude y seguridad: Los algoritmos de IA pueden identificar patrones o comportamientos inusuales, ayudando a los pequeños negocios a detectar y prevenir el fraude, intentos de hacking y las infracciones de seguridad.

6. Automatización del flujo de trabajo: La IA puede automatizar tareas repetitivas, liberando tiempo para que los empleados se concentren en actividades de mayor valor agregado. Esto puede incluir la automatización de la entrada de datos, el procesamiento de documentos y las consultas de rutina de los clientes.

7. Análisis financiero: Las herramientas de IA pueden analizar datos financieros, realizar evaluaciones de riesgos y proporcionar pronósticos precisos. Esto puede ayudar en la elaboración de presupuestos, la planificación financiera y la identificación de áreas para la optimización de costos.

8. Recomendaciones personalizadas: La IA puede analizar las preferencias del cliente, su comportamiento de navegación y el historial de compras para ofrecer recomendaciones personalizadas de productos o servicios. Esto puede mejorar la satisfacción del cliente, aumentar las ventas y fomentar la repetición de compras.

Es importante que los pequeños negocios consideren cuidadosamente sus necesidades, presupuesto y recursos al implementar soluciones de IA. Sin embargo, cuando se aprovecha de manera efectiva, la IA puede ayudar a los pequeños negocios a mejorar la eficiencia, mejorar las experiencias de los clientes y obtener una ventaja competitiva en el mercado.

Es importante que usted y sus empleados utilicen el Internet de manera apropiada cuando representen a su empresa. Debe tener una política sobre el uso de Internet en el trabajo. Su política debe estar por escrito y firmada por cada uno de sus empleados para asegurarse de que la comprendan. ¡Recuerde, el uso apropiado de la tecnología puede hacer que su negocio se vea consolidado y exitoso desde el principio! Desafortunadamente, el uso inapropiado de Internet, los medios de comunicación y las redes sociales pueden hacer que su negocio se vea poco profesional y alejar a los clientes potenciales.

 

10 COSAS QUE DEBE HACER

  1. Asegúrese de que sus comunicaciones tanto externas como internas sean consistentes y respalden su marca.
  2. Establezca un número de teléfono designado para su negocio, grabe un mensaje de correo de voz profesional, hable clara y lentamente, repitiendo su nombre y número cuando llame a otros.
  3. Investigue la opción de comprar un teléfono inteligente y úselo para respaldar su negocio.
  4. Considere el uso de videoconferencias y herramientas de conferencia basadas en la web que permitan reuniones cara a cara sin los gastos de viaje.
  5. Cree una estrategia de redes sociales que pueda mantener, para permitir el mayor éxito en la interacción con los seguidores y la promoción de su negocio.
  6. Investigue y explore qué herramientas de colaboración en línea trabajarían mejor para usted y su equipo.
  7. Realice una investigación exhaustiva sobre qué computadora es mejor comprar para las necesidades de su negocio y adquiera la que tenga las mejores capacidades que pueda costear.
  8. Considere adquirir una computadora portátil si su negocio requiere movilidad.
  9. Regístrese en los motores de búsqueda y en los sitios de revisión de negocios “crowdsourcing” para mercadotecnia, como una forma de comunicarse con clientes potenciales y generar nuevos contactos.
  10. Invierta en un programa antivirus para proteger su computadora, su identidad y su información. Realice copias de seguridad de sus datos regularmente.

10 COSAS QUE NO DEBE HACER

  1. Subestimar la importancia de las comunicaciones en los negocios.
  2. Asumir que sus publicaciones personales en las redes sociales serán privadas y que no serán vistas por sus clientes, inversores y socios.
  3. Usar una línea telefónica compartida para la familiar y para los negocios.
  4. Pasar por alto al Internet y los teléfonos inteligentes como herramientas importantes de negocio.
  5. Comenzar su negocio sin el conocimiento ni posesión de herramientas computacionales.
  6. Ignorar hacer copias de seguridad externas periódicamente a los programas de su computadora y sus datos.
  7. Gastar en una computadora de primera línea a menos que sea necesario para su negocio.
  8. Quédese con un plan de datos o celular si sus necesidades han cambiado. Póngase en contacto con su proveedor de servicios e investigue los precios de las funciones que necesita.
  9. Iniciar una campaña activa en redes sociales si no puede mantener la frecuencia de sus publicaciones.
  10. Usar SMS o mercadeo de texto a menos que tenga permiso de los usuarios que han aceptado recibir sus mensajes.

Si estás escribiendo tu plan de negocio mientras revisas este material, toma un momento ahora para incluir cualquier información sobre tu negocio relacionado con esta sesión. La plantilla gratuita del Plan de Negocio de MOBI y otras hojas de trabajo, listas de verificación, y plantillas están disponibles para descarga. Nomas visite la lista de Documentos de Recursos de MOBI en la página de Recursos y Herramientas de nuestro sitio web. 

Aquí encontrará algunos términos y definiciones clave utilizados en esta sesión o relacionados con ella:

Término Definición
Alojamiento web El lugar donde residen en línea todos los contenidos y archivos de su sitio web, donde están alojados. Los plazos de alojamiento pueden ser de uno o varios años, según el proveedor.
Buzón de Voz Servicio de respuesta telefónica de bajo coste que ofrecen las compañías telefónicas y que es más parecido a un contestador automático.
Comercio Electrónico La compraventa en línea de productos y servicios
Conferencias web Una forma de celebrar reuniones cara a cara sin los gastos de viaje. También se conoce como conferencia web. La conferencia web se diferencia de la videoconferencia en que permite compartir documentos y aplicaciones durante la reunión en línea. Algunos ejemplos de herramientas de videoconferencia y conferencia web son: Google Meet, Skype, Zoom, Ring Central, Webex, GoTo Meeting, BlueJeans y Microsoft Teams.
Configuración de Computadora Describe los distintos componentes que integran un sistema informático. En esta sesión también se describen los componentes que se incluyen al adquirir un ordenador, como el procesador, la memoria, la capacidad de almacenamiento, la tarjeta inalámbrica, el sistema operativo y los distintos puertos (por ejemplo, USB, HDMI, etc.).
CRM La gestión de las relaciones con los clientes (CRM) es el proceso de gestionar los contactos a medida que pasan por las distintas etapas del recorrido del cliente. Existen muchas herramientas y tecnologías de CRM que ayudan a simplificar y organizar la información relacionada con los clientes.
Detección de fraude Actividad de supervisión de actividades inusuales, ilegales o falsas en el comercio electrónico.
Dominio Nombre único que la gente teclea en su navegador para encontrar su sitio web en Internet. Por ejemplo, "www.example.com" es un dominio. Una URL es similar a un dominio, pero incluye todos los componentes de la dirección web para llegar a una página web, imagen o archivo específico.
Dominio del sitio web La dirección web de su negocio, como www.yourbusinessname.com. Los dominios están disponibles en una gran variedad de proveedores, y los plazos de propiedad pueden ser de uno o varios años, dependiendo del proveedor.
Flujo de trabajo Las etapas de un proceso. Por ejemplo, existe un flujo de trabajo para fabricar el producto de una pequeña empresa, un flujo de trabajo para contratar a un empleado, un flujo de trabajo para gestionar el inventario, etc.
Google Voice Servicio de llamadas por Internet de Google
Herramientas de Colaboraciónen Línea: Administración de Trabajos Herramientas que permiten gestionar y compartir proyectos y tareas. Algunos ejemplos son Trello, ClickUp, Todoist, Any.do, Quire, etc.
Herramientas de Colaboraciónen Línea: Calendarios Herramientas que permiten utilizar calendarios en línea para compartir horarios, crear reuniones, invitar a asistentes, etc. Algunos ejemplos son Google Calendar, Calendly, Doodle, Microsoft Outlook, Teamup y Asana.
Herramientas de Colaboraciónen Línea: Contrato/Firma Electronica Herramientas que ofrecen una forma segura de preparar, compartir y firmar documentos a través de Internet. Algunos ejemplos son DocuSign, Adobe Acrobat Sign, SignNow, PandaDoc, etc.
Herramientas de Colaboraciónen Línea: Mensajeria Herramientas que permiten chatear en linea al instante. Algunos ejemplos son Slack, GroupMe y Google Chat.
Herramientas de Colaboraciónen Línea: Suites Una variedad de programas y aplicaciones que se pueden compartir entre personas en línea, como G-Suite de Google (que incluye Google Drive, Google Calendar, Google Docs, Google Sheets, Google Slides y más) y Office 365/Office Online de Microsoft (que incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Skype, One Note y otros).
IA La inteligencia artificial es una tecnología que da a los programas de la capacidad de comprender, razonar y tomar decisiones mediante el análisis de grandes cantidades de datos. Es una forma de que las máquinas se vuelvan más inteligentes y útiles para resolver problemas y ayudarnos en diversas tareas.
Marcadotecnia en Redes Sociales La práctica de realizar actividades de mercadotecnia en sitios web y a través de plataformas de medios sociales para promocionar un producto o servicio. También conocido como mercadotecnia digital.
PDA Asistente digital personal, como los ordenadores de mano.
Programa Antivirus Software que puede añadirse a un sistema informático para vigilar y proteger contra programas maliciosos o destinados a perturbar el funcionamiento de los ordenadores (como virus, etc.).
Red Social Comunidad en línea formada por personas u organizaciones unidas por intereses comunes. Las redes sociales basadas en Internet se producen a través de una variedad de plataformas de sitios web que permiten a los usuarios compartir contenidos e interactuar en línea. Algunos ejemplos son: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Pinterest, YouTube, TikTok y muchas otras.
Redes Sociales Conjunto de tecnologías interactivas que permiten a las personas conectarse, compartir, debatir y comunicarse a través de Internet.
Sitios de Revisión de Negocios “crowdsourced” Sitios web en los que el público puede aportar opiniones, como Yelp, TripAdvisor y otros.
SMS El servicio de mensajes cortos SMS es un servicio de mensajería de texto que permite enviar y recibir mensajes de hasta 160 caracteres (letras, números y símbolos). Los clientes deben darse de alta para recibir mensajes SMS, ya que es ilegal que los negocios envíen mensajes a clientes que no se hayan dado de alta.
Teléfono Inteligente Un teléfono móvil o celular que ofrece capacidades avanzadas con funciones similares a las de un ordenador.
URL Significa Localizador Uniforme de Recursos, la URL se conoce comúnmente como la dirección web de un sitio web, por ejemplo la URL de MOBI es https://www.scu.edu./mobi. La URL incluye todos los componentes de una dirección web que llevará a los usuarios a una página web, imagen o archivo específico. Es similar a un dominio, sin embargo el dominio es la dirección legible por humanos como "www.example.com".
Videoconferencia Una forma de celebrar reuniones cara a cara sin los gastos de viaje. También se conoce como conferencia web. La conferencia web se diferencia de la videoconferencia en que permite compartir documentos y aplicaciones durante la reunión en línea. Algunos ejemplos de herramientas de videoconferencia y conferencia web son: Google Meet, Skype, Zoom, Ring Central, Webex, GoTo Meeting, BlueJeans y Microsoft Teams.
VoIP El protocolo de voz por Internet es una forma de hacer llamadas telefónicas por Internet en lugar de por cables de cobre como los teléfonos tradicionales o "fijos". También se conoce como llamadas por Internet.