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6. Licencias y permisos

OBJETIVO: Elija un nombre adecuado para su negocio, verifique que esté disponible e investigue los permisos y licencias que necesitará. Esta sesión reitera la necesidad de buscar un buen abogado especialista en empresas y averiguar cuáles son las licencias y permisos necesarios para el giro y ubicación específica de su negocio.

  • Primero lo primero
  • Licencias y permisos
    • ¿Necesito alguna licencia?
    • Licencias y permisos locales
    • Licencias y permisos estatales
    • Licencias y permisos federales
    • ¿Dónde obtengo una licencia?
    • ¿Y si trabajaré desde mi hogar?
    • Enlaces útiles
  • Nombre comercial o DBA (Doing Business As)
    • ¿Qué es un DBA?
    • ¿Necesito tener DBA?
    • ¿Cuáles son los beneficios de establecer un DBA?
    • ¿Cuál es el procedimiento para obtenerlo?
    • Transacciones bancarias bajo el nombre comercial
    • ¿Debo convertir mi nombre comercial en marca registrada?
    • Enlaces útiles:
  • Número de identificación patronal (EIN)
    • ¿Cuál es la importancia de tener un EIN?
    • ¿Lo necesito?
    • Un EIN es necesario si
    • Sitio web útil
    • ¿Cómo solicito un EIN?
    • Enlaces útiles
    • Información sobre el EIN y cómo obtenerlo
    • Lista de verificación de licencias y permisos comerciales
  • Actividades sugeridas
  • Las 10 cosas que debe hacer y no hacer

Primero lo primero

Aún cuando usted puede encargarse personalmente de algunos de los asuntos relacionados con las licencias, los permisos y su nombre comercial, algunos otros (como la constitución del negocio y las marcas) podrían requerir la ayuda de un abogado. Así que antes de iniciar, es una buena idea contactar un abogado especialista en empresas. Una buena forma de encontrar un abogado es pedir recomendaciones a su contador o a otros conocidos que sean empresarios. Si no está seguro de necesitar ayuda con algo, primero pregunte a su abogado. Su inversión en honorarios legales ahora puede ahorrarle problemas mucho más grandes en el futuro.

Licencias y permisos

¿Necesito alguna licencia?

La respuesta más probable es “si”. Sin ella, puede ser que esté operando ilegalmente. Prácticamente todos los negocios necesitan una licencia municipal o local. Además podría también haber requisitos de licencias locales, municipales, estatales y/o federales dependiendo del negocio que haya elegido. Por lo general, los costos para obtener una licencia son mínimos o inexistentes.

Licencias y permisos locales:

Los requisitos para una licencia local pueden variar. Algunos ejemplos de esas diferencias son los siguientes:

  • Puede que necesite un permiso de uso de suelo antes de poder abrir el negocio. Asegúrese de que podrá obtener dicho permiso de acuerdo a la ubicación del local y del giro en específico que ha elegido.
  • Puede ser que necesite una licencia especial si operará su negocio desde casa: por ejemplo, un salón de belleza.
  • ¿Está remodelando su local o planea hacerlo? Puede ser que necesite un permiso, así que primero revise los reglamentos de construcción.

Licencias y permisos estatales:

Hay ciertos negocios y profesiones que requieren de una licencia estatal. Las licencias estatales por lo general se requieren para las siguientes actividades:

  • Contadores
  • Peritos valuadores
  • Subastadores
  • Peluqueros
  • Cobradores
  • Contratistas constructores
  • Cosmetólogas
  • Investigadores privados
  • Guardias de seguridad privada
  • Agentes de bienes raíces
 

Su estado podría requerir licencias especiales si usted vende ciertos productos, como por ejemplo armas, gasolina, licor, boletos de lotería, etc. Puede checar con el gobierno local o estatal si su negocio necesitará alguna licencia especial. Para obtener una lista de los sitios web gubernamentales vea nuestra sección "enlaces útiles".

Licencias y permisos federales:

Para unos cuantos negocios, una licencia federal es necesaria. Normalmente se requiere una licencia federal para negocios que están muy regulados por el gobierno.

Por ejemplo:

  • Medios de difusión
  • Fabricación de medicamentos
  • Transportación terrestre
  • Asesoría de inversiones
  • Fabricación de tabaco, alcohol o armas de fuego
  • Preparación de productos de carne
  • Venta de armas
 

¿Dónde obtengo una licencia?

El mejor lugar para empezar es el ayuntamiento o palacio de justicia de su ciudad. Diríjase con el secretario municipal quien debe ser capaz de orientarlo. También puede hablar a la oficina del secretario municipal para hacer sus preguntas o busque en el directorio telefónico local los números de las oficinas de gobierno. Intente una búsqueda en línea de su gobierno local para encontrar el sitio web.

¿Y si trabajaré desde mi hogar?

Investigue los reglamentos de uso de suelo locales para negocios con base en el hogar. Algunas zonas residenciales tienen restricciones muy estrictas que podrían impedirle tener el negocio en su casa. Aún así, es posible que pueda obtener un permiso con alguna condición o una excepción al reglamento. En muchas zonas, la actitud hacia los negocios con base en el hogar se está haciendo más favorable, facilitando la obtención de un permiso haciendo una excepción a la regla. Los condominios y conjuntos residenciales pueden tener estatutos que afecten su posibilidad de tener un negocio en casa.

Enlaces útiles:

www.sba.gov

Oficina de Promoción de la Pequeña Empresa (SBA)

www.findlaw.com

Guía estatal: Obtención de licencias y permisos

www.entrepreneur.com/howto/esthomebiz

Cómo establecer legalmente su negocio con base en el hogar.

Nombre comercial o DBA (Doing Business As)

¿Qué es un DBA?

El nombre comercial o DBA (también conocido como Doing Business As) es el nombre legal que decida dar al negocio, diferente al nombre del propietario.

¿Necesito tener DBA?

La respuesta más probable es “si” y definitivamente lo mejor es que lo averigüe. La mayoría de los estados lo requieren. Los propietarios únicos y sociedades de personas que operan sus negocios bajo un nombre ficticio probablemente tienen que solicitar un certificado de DBA en el municipio donde se encuentra el negocio físicamente. Los contratos que firme bajo el nombre de su empresa no serán válidos al menos que el nombre le pertenezca legalmente. Otro punto importante es que a menos que registre su DBA, otros negocios no sabrán que usted existe y pueden usar ese nombre.

¿Cuáles son los beneficios de establecer un DBA?

Estos son algunos de los beneficios más importantes de establecer un DBA:

  • Operar y hacer publicidad con el nombre del negocio.
  • Evitar que otros negocios usen ese nombre en su estado.
  • Operar una cuenta bancaria con ese nombre.
  • Aceptar cheques a nombre de su empresa.
  • Proyectar una imagen más profesional.

¿Cuál es el procedimiento para obtenerlo?

Contacte o visite la oficina de la secretaría municipal y pregunte acerca de los requisitos específicos y los costos. Normalmente hay una cuota mínima de registro. Por lo general la misma oficina hará una búsqueda adicional del nombre comercial que desea registrar para asegurarse que no exista ya. También hay muchos recursos disponibles en línea para hacer la investigación de su posible nombre.

Algunos estados también requieren que usted ponga en el periódico un aviso con el nombre comercial por un período de tiempo determinado. Normalmente los costos son muy bajos y el periódico podría hasta encargarse de hacer el papeleo con el gobierno. Compare los diferentes periódicos locales para ver qué ofrecen.

En la mayoría de los estados, las sociedades anónimas no están obligadas a tener un DBA a menos que conduzcan sus negocios bajo otro nombre. El acta constitutiva tiene los mismos efectos que los nombres registrados por sociedades de personas o propietarios únicos.

Transacciones bancarias bajo el nombre comercial

La gran mayoría de los bancos no le permitirán abrir una cuenta bancaria a menos que usted les haya mostrado un comprobante del registro del DBA. Es importante tener una cuenta bancaria para que pueda aceptar pagos a nombre de su empresa. Considere revisar con diferentes bancos para ver la diferencia en los servicios que ofrecen y los requisitos que tienen para abrir una cuenta para su negocio.

¿Debo convertir mi nombre comercial en marca registrada?

La ley no lo obliga, pero registrar su nombre como marca registrada es siempre aconsejable. Le da protección en caso de que otro negocio trate de usar su nombre comercial o alguno parecido. Sería inteligente de su parte hacer una solicitud federal para marca registrada si su negocio conducirá negocios en varios estados. Investigue con el gobierno o con proveedor del servicio para determinar si su nombre ya está registrado.

Enlaces útiles:

www.uspto.gov

Oficina Estadounidense de Patentes y Marcas Registradas

http://www.entrepreneur.com/article/21774

Cómo darle un nombre a su negocio: ¿Qué hay en un nombre comercial? Mucho. Su nombre tiene que reflejar a lo que se dedica y ser recordado fácilmente, también hay muchos asuntos legales a considerar. Aquí le presentamos cómo elegir el nombre que le quede mejor a su negocio.

Número de identificación patronal (EIN)

¿Cuál es la importancia de tener un EIN?

Un número de identificación patronal (EIN) también conocido como número de identificación fiscal federal, es como un número de seguridad social para su negocio. Este número de nueve dígitos es importante porque le permite identificar su negocio en formas gubernamentales importantes y en documentos oficiales. Frecuentemente, los distribuidores a mayoreo piden un número de identificación patronal o una licencia de impuesto sobre ventas.

¿Lo necesito?

Está obligado a tener un EIN en algunos casos, pero no siempre. Le recomendamos que obtenga un EIN en lugar de su número de seguridad social. Es más seguro. No cuesta nada obtenerlo del I.R.S. Un beneficio de tener un número de identificación patronal es que le brinda credibilidad ante sus socios comerciales.

Un EIN es necesario si:

  • Su negocio cuenta con empleados.
  • Su negocio es una sociedad anónima o de personas.
  • Usted hace cualquiera de estas declaraciones: impuesto al empleo, impuestos específicos sobre bebidas alcohólicas, tabaco y armas.
  • Hace retenciones de impuesto sobre la renta, que no sean salarios, pagados a un extranjero no residente.
  • Tiene un plan de retiro Keogh (para profesionales autónomos).
  • Usted tiene que ver con fidecomisos, planes de retiro individuales, declaraciones de empresas exentas de impuestos, patrimonios, corredores de inversiones en hipotecas de bienes raíces, organizaciones sin fines de lucro, cooperativas de agricultores o administradores de planes.

Si proporciona seguro medico a sus empleados, puede ser que necesite un NSEI (National Standard Employer Identifier) que es como una firma electrónica que usará en sus transacciones electrónicas.

¿Cómo solicito un EIN?

Afortunadamente, por teléfono, fax, correo electrónico o en línea. Por favor visite los enlaces del sitio web del IRS. Es importante que tome en cuenta que su negocio podría también necesitar un número de identificación fiscal de su oficina de recaudación estatal.

Enlaces útiles:

Información sobre el EIN y cómo obtenerlo

https://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/Employer-ID-Numbers-EINs

Lista de verificación de licencias y permisos comerciales:

Vea la lista de verificación al final de esta sesión.

Actividades sugeridas

  • Revise si su nombre comercial no ha sido ya registrado por alguien más.
  • Determine si le conviene establecer una marca registrada para su negocio.

Las 10 cosas que debe hacer y no hacer

10 COSAS QUE DEBE HACER

  1. Determinar si necesita un permiso de uso de suelo.
  2. Verificar con su compañía de seguros si necesita un NSEI.
  3. Verificar las leyes de uso de suelo para la ubicación de su negocio.
  4. Verificar si necesita una licencia especial para tener el negocio en su hogar.
  5. Verificar si el nombre que ha elegido no está ya registrado.
  6. Obtener su nombre comercial o DBA.
  7. Obtener la licencia del negocio y el código de identificación fiscal federal.
  8. Abrir una cuenta bancaria a nombre de su negocio.
  9. Obtener una licencia de impuesto sobre ventas si es necesario.
  10. Considerar obtener una marca registrada.

10 COSAS QUE NO DEBE HACER

  1. Iniciar su negocio sin tener una licencia.
  2. Empezar a construir sin un permiso para hacerlo.
  3. Proceder sin antes consultar a un abogado corporativo.
  4. Usar su número de seguridad social como su código fiscal. Obtenga un EIN.
  5. Elegir un nombre comercial sin antes verificar si ya está registrado.
  6. Iniciar operaciones sin verificar los requisitos de uso de suelo.
  7. Operar bajo su nombre comercial sin haber obtenido un DBA.
  8. No verificar si su negocio requiere una licencia estatal o federal.
  9. Usar su cuenta de cheques personal para su negocio.
  10. No cobrar el impuesto sobre ventas cuando debería hacerlo.