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Herramientas de comunicación para negocio pequeño

OBJETIVO: La comunicación es necesaria para el éxito de cualquier negocio. En esta sesión veremos las formas básicas de comunicación y los equipos disponibles para su empresa.

  • Tipos de comunicación
  • Herramientas básicas de comunicación
    • Correo
    • Teléfonos fijos
    • Teléfonos celulares o móviles
    • Teléfonos inteligentes
    • Videoconferencias y conferencias en línea
    • Sitios de redes sociales
    • Herramientas de cibercharla (chat)
    • Fax
  • Computadoras
    • Computadoras de escritorio
    • Computadoras portátiles/laptops
    • Notebooks y Netbooks (tipos de computadoras portátiles)
    • Tabletas (computadoras)
    • Dispositivos de mano
    • Software
    • Productos auxiliares
  • Internet
  • Planificación tecnológica 
  • Las 10 cosas que debe hacer y no debe hacer

 

Tipos de comunicación

La comunicación es la clave para el éxito de cualquier negocio. A menos de que sus clientes potenciales sepan que existe no tendrán la información necesaria para contactarlo y comprar sus productos. Cuando ya lo conozcan, podrán contactarlo fácilmente.

Hay dos tipos de comunicación que son esenciales: externa e interna.

  • La comunicación externa es dirigida al cliente para darle a conocer el producto o servicio y darle una razón por la cual comprarlo. Este tipo de comunicación incluye folletos, varias formas de publicidad, correspondencia personal, llamadas telefónicas, sitios web y cualquier otra cosa que ayude al cliente a conocerlo.
  • ¡La imagen es de suma importancia en la comunicación externa! Es por esta razón que su logotipo debe reflejar quién es usted, el membrete de su papelería debe ser un instrumento de ventas, el mensaje en su contestadora debe reflejar su profesionalismo.
  • La comunicación interna es esencial para atraer y conservar personal talentoso. Usted debe determinar el camino que su empresa tomará al comunicar ese mensaje constantemente; debe motivar a su personal a través de distintas formas de comunicación, como con premios, boletines informativos, juntas, llamadas telefónicas y pláticas formales e informales.

Una comunicación efectiva requiere herramientas y planificación. En esta sesión analizaremos esas herramientas y los parámetros para una buena planificación, con el fin de facilitar este elemento clave en su empresa: la comunicación. El contenido se dividirá en tres partes:

  • Herramientas básicas de comunicación
  • Computadoras
  • Internet

Herramientas básicas de comunicación

Algunas herramientas específicas que pueden usarse para la comunicación son los teléfonos fijos, teléfonos celulares, teléfonos inteligentes y equipo de fax. Las líneas de división entre los diferentes dispositivos no son muy claras. Por ejemplo, un teléfono de alta tecnología (teléfono inteligente) puede tener muchas de las funciones de una computadora, incluyendo Internet, correo electrónico, fax, procesador de datos y más. Para este análisis, cada dispositivo se presentará como una entidad separada.

Correo

Aún con todos los métodos modernos de comunicación, el correo tradicional es todavía una de las herramientas más poderosas para un negocio. Le da un toque personal y se usa para enviar documentos importantes, contratos y artículos. Un método conveniente de manejar el correo desde su hogar y oficina es por medio de una cuenta de Stamps.com, la cual le permite imprimir estampillas desde su propia computadora.

Teléfonos fijos

Hay muchos tipos de teléfonos y sólo usted puede decidir qué tipo(s) o qué combinaciones son adecuadas para usted. Hasta el teléfono estándar (fijo) que se instala en su oficina tiene muchas opciones. Usted debe empezar con al menos una línea que se usa exclusivamente para su negocio. Esta línea debe de incluir la opción de dejar un mensaje en caso de que nadie conteste. Aquí le damos unos consejos al respecto:

  • Es importante que considere al teléfono como una herramienta importante del negocio. Grabe un mensaje en su contestadora que indique cuándo devolverá la llamada y revise su buzón continuamente para devolver las llamadas.
  • Tenga líneas telefónicas separadas para su negocio y para su uso personal. No deje que otros miembros de la familia contesten el teléfono del negocio. Tambien, instale las líneas telefónicas que necesite antes de iniciar sus operaciones.
  • Por lo general, es mejor usar un sistema remoto de correo de voz que una contestadora automática. El correo de voz es confiable, cuesta poco, es accesible desde cualquier lugar y proyecta una imagen más empresarial.
  • La necesidad de un número 800 es cada vez menos importante porque las tarifas de larga distancia ahora son mucho más bajas.
  • Considere usar un dispositivo inalámbrico o “manos libres” para su línea fija y para los celulares. Es más claro, más seguro y usted puede moverse libremente mientras habla.
  • Cuando deje mensajes telefónicos, diga su nombre claramente y su número de teléfono al principio y al final del mensaje.
  • ¡Sea respetuoso al usar el teléfono celular! Los buenos modales empresariales incluyen el evitar ser interrumpido con llamadas cuando está en una junta o almuerzo de trabajo.

Teléfonos celulares o móviles

El teléfono celular, también llamado móvil, es usado para comunicaciones móviles dentro de una red de telefonía celular. Hay una gran cantidad de planes y proveedores. Muchos proveedores tienen planes diseñados especialmente para pequeñas empresas que incluyen paquetes con funciones populares y tendencias, haciéndolos más convenientes. Asegúrese de preguntar acerca de sus necesidades específicas antes de seleccionar un proveedor y un plan.

Cuando su modo de uso o necesidades cambien, no dude en pedir información acerca de planes que se ajusten a sus nuevas condiciones. La mayoría de las compañías de servicio celular le permiten devolver un teléfono dentro de 15 a 30 días después de su compra si no está satisfecho. Use este tiempo para verificar si el teléfono tiene buena recepción en su casa y en la oficina. Muchos proveedores ofrecen teléfonos celulares básicos gratis por un periodo de tiempo especificado, generalmente dos años. Pero esté consciente de que cobran multas muy altas por cancelar antes de tiempo.

Teléfonos inteligentes

El aumento en la demanda de dispositivos móviles que poseen una gran capacidad de memoria, pantallas más grandes y sistemas operativos abiertos ha sobrepasado el mercado del resto de los teléfonos móviles desde hace varios años. Un teléfono inteligente es un teléfono celular que tiene aplicaciones avanzadas con la misma funcionalidad de una computadora. Un smartphone puede incluir funciones avanzadas como correo electrónico, Internet y un lector de libros electrónicos y también puede incluir un teclado completo o externo. En otras palabras, un teléfono inteligente es una computadora miniatura que puede ser un teléfono.

Los teléfonos inteligentes también pueden enviar mensajes de texto e incluir una cámara y videograbadora. Algunos modelos tienen la función de “presionar para hablar” que es similar a un walkie-talkie. Cuando está fuera de la oficina, su teléfono puede convertirse en un instrumento valioso para correo electrónico, búsqueda en línea y la capacidad de revisar y editar documentos. Muchos modelos tienen navegador satelital (GPS) y muchas otras aplicaciones disponibles. Los más populares son el iPhone, Blackberry, Droid y el Nexus One de Google. Cada uno tiene diferentes ventajas que usted deberá de comparar y ver cuál satisface más las necesidades de su negocio.

Videoconferencia y conferencias en línea

La videoconferencia transmite y recibe imágenes y voz en tiempo real. Las conferencias en línea agregan otra dimensión: le permiten compartir documentos y aplicaciones.

La telepresencia lleva a la videoconferencia y las conferencias en línea a otros niveles. Una sala de juntas de telepresencia incluye cámaras de alta definición, grandes pantallas que muestran imágenes de tamaño real y un audio adaptado al entorno para crear una experiencia “humana”. Las expresiones faciales en las negociaciones y juntas de negocios importantes pueden ser percibidas a través de una “mesa virtual”. Además, los sistemas de telepresencia pueden adaptarse a las necesidades del negocio desde conferencias entre dos personas en una oficina privada a un estadio para reuniones más grandes.

Todas estas soluciones le permiten comunicarse como si estuviera cara a cara con clientes en cualquier parte del mundo. El dinero y el tiempo que hubiera gastado en viajes se pueden usar para hacer más juntas de trabajo. Usted puede compartir documentos, hacer presentaciones y hacer reuniones con poca anticipación. Por ejemplo, sin salir de su oficina, usted puede colaborar con empleados que trabajan desde su hogar o en otras sucursales de la compañía. Puede obtener información detallada sobre videoconferencias y conferencias en línea en: www.google.com y www.wikipedia.org.

Sitios de redes sociales

Una red social es una estructura social compuesta de individuos u organizaciones que están unidas por intereses comunes, frecuentemente es como una comunidad. Las redes sociales en Internet se encuentran en una gran variedad de sitios que permiten a los usuarios compartir contenido e interactuar alrededor de intereses similares. Han crecido hasta incluir a los clientes de compañías, fans de celebridades y seguidores de políticos. Esto ha creado una gran oportunidad para que las empresas interactúen con clientes presentes y futuros a través de sitios web que fueron establecidos con ese propósito. Pero para ser exitoso se necesita un esfuerzo constante y participación continua. Con un esfuerzo continuo usted puede crear un nicho de mercado a través de sitios como MySpace, Facebook y Twitter. Una nota de precaución relacionada a las redes sociales por Internet: una vez que haya publicado algo es difícil retractarse, así que tenga cuidado.

Herramientas de cibercharla (chat)

Wikipedia describe muy bien las herramientas de cibercharla: “El chat en línea se refiere a cualquier tipo de comunicación por Internet, pero principalmente se refiere a las conversaciones directas entre dos personas o grupos de conversación por medio de mensajes de texto usando herramientas como el envío de mensajes instantáneo. Es frecuentemente usado en lugar del correo electrónico cuando se necesita comunicarse en vivo. Las herramientas de chat se pueden usar para la comunicación interna y externa y se pueden colocar en los sitios web para que los clientes puedan comunicarse en tiempo real con un encargado de servicio al cliente. Para utilizar estas herramientas normalmente se requiere de una descarga gratuita del programa. Hay muchas opciones disponibles como AOL, GoogleTalk y Yahoo IM. Las funciones que ofrecen varían desde mensajes directos entre dos personas hasta herramientas avanzadas para chats de grupo como transferencia de archivos, videos y documentos en el WebExConnect.

Fax

Tiene que decidir si quiere adquirir un fax sencillo o un modelo “todo en uno”. Los modelos “todo en uno” tienen impresora, escáner, copiadora y fax (no todos los modelos tienen fax o escáner). Si planea enviar y recibir muchos faxes quizá sería mejor un fax sencillo. Para un uso menos frecuente el “todo en uno” es menos costoso. También son más compactos y gastan menos electricidad. Debe considerar su presupuesto y las restricciones del espacio. Por lo general, los equipos de fax más sencillos tienen menos problemas. Si su negocio dependerá mucho del fax, es importante contar con la máxima memoria posible para que sea más rápida la impresión. Algunos proveedores ofrecen un número de fax que trabaja junto a su sistema de correo electrónico. Recibir un fax funciona exactamente igual como si lo recibiera con otro equipo de fax pero ahora lo recibe como un anexo en un correo electrónico. Esto puede ser muy útil para aquellos que viajan mucho y no siempre están cerca de un equipo de fax. Algunos consejos:

  • Use una portada que sea apropiada para su compañía. Recuerde que es un tipo de comunicación externa que refleja la imagen de su negocio.
  • Use una línea individual para conectar su fax.

Computadoras

Las computadoras ahora son tan accesibles que deben ser incluidas en la lista de herramientas claves para su negocio. Pueden encontrar computadoras desde un gran rango de precios. Para procesamiento de datos básico, correo electrónico, contabilidad y hojas de cálculo no necesita una computadora muy avanzada. Aunque lo que compre hoy puede ser obsoleto muy pronto, eso no significa que la computadora que elija no vaya a satisfacer las necesidades de su negocio por mucho tiempo. El siguiente análisis se enfoca en el creciente número de opciones disponibles en el mercado:

  • De escritorio
  • Portátil (laptop)
  • Notebook (o también llamado netbook)
  • Tableta
  • Computadora de mano

Computadora de escritorio

Es el tipo de computadora más común: instalada para usarse en su oficina. El sistema de la computadora debe incluir:

  • Una unidad central de procesamiento: una PC (Computadora Personal) o una Macintosh (Apple). Las PC’s son mucho más comunes y cuestan menos. Es por eso que la mayoría de negocios tienen PC’s. Sin embargo, para el uso de aplicaciones de artes gráficas, las Mac tienen muchos seguidores.
  • Un monitor de pantalla plana.
  • Acceso a Internet, una unidad de CD/DVD y puertos USB.
  • Una impresora. Las impresoras láser cuestan más al comprarlas, pero a lo largo son más económicas si toma en cuenta los costos de impresión. Si usted tiene poco espacio disponible, considere una impresora “todo-en-uno”.
  • También debe considerar algún sistema de almacenamiento de respaldo, como un dispositivo de memoria USB, una unidad de disco duro externo o un CD o DVD.
  • Un programa antivirus es necesario. Puede comprar uno o usar algún programa gratuito, pero los gratuitos ofrecen menos seguridad que las versiones pagadas.

Computadoras portátiles (laptops)

Una laptop ofrece portabilidad y muchas de las aplicaciones de una computadora de escritorio, lo que la hace ideal para reuniones de trabajo o si usted viaja con mucha frecuencia. Las desventajas incluyen: costar más que las computadoras de escritorio, tener teclados y pantallas más pequeños y ser más fáciles para robar. Las impresoras tradicionales e inalámbricas, los teclados y el ratón tradicionales son opciones que están disponibles para un portátil. Estos suelen ser un poco más caras, pero si usted viaja y necesita su computadora, vale la pena el gasto extra.

Una vez más, adquiera lo que esté dentro de su presupuesto. Considere un portátil con funciones inalámbricas. Esto le dará acceso al Internet en muchos lugares. Los portátiles normalmente no son tan fáciles de actualizar como las computadoras de escritorio por la manera en que son construidas. Asegúrese de adquirir todas las funciones que necesita cuando compre su laptop. Comprar un portátil con batería extra también es recomendable, pero si siempre tiene acceso a una conexión eléctrica, puede que no sea un problema para usted.

Notebooks y Netbooks

Desde su reciente apariencia en el mercado, los netbooks han ido creciendo en tamaño y en sus funciones. Pero al mismo tiempo, los notebooks se han hecho más pequeños y ligeros. Así que por razones prácticas, usaremos los términos de manera intercambiable ya que en la actualidad no hay diferencias significativas entre ambos dispositivos. Los dos pueden ser descritos como categorías de rápida evolución de laptops pequeñas, ligeras y económicas que son ideales para computación en general y aplicaciones del Internet. Están creciendo mucho en popularidad, especialmente entre estudiantes, bloggers y hasta en algunos tipos de negocios.

Aunque por lo general cuestan menos que una laptop, los fabricantes están empezando a mejorarlos, lo que está alzando su costo. Una advertencia: su tamaño compacto los hace atractivos para viajar pero si está considerándolos para ahorrarse el costo de una laptop, lo más probable es que tiene menos memoria y la mayoría no tiene aplicaciones completas y compatibilidad con otros equipos.

Recuerde lo siguiente si va a comprar una computadora de escritorio, laptop o netbook:

  • Compre lo mejor dentro de su presupuesto. Los portátiles normalmente no son tan fáciles de actualizar debido a como se construyen.
  • Asegúrese de adquirir todas las funciones que necesitará cuando haga su compra.
  • Si normalmente no tiene acceso a una conexión eléctrica, compre un portátil o netbook con una batería extendida.
  • Mantenga toda la documentación, software y accesorios que vienen con su dispositivo.

Tabletas (computadoras)

Una tableta está equipada con una pantalla táctil o con un stylus (lápiz para pantallas) en lugar de un teclado para poder operarla. Algunas ventajas de las tabletas son que se pueden usar cuando no es conveniente usar un teclado y un ratón, para la grabación de diagramas y símbolos y es más fácil de navegar que con un teclado y un ratón o un touch pad. Las desventajas incluyen un costo más alto, velocidad de entrada más baja y alto riesgo de daño a la pantalla.

Dispositivos de mano

A pesar del aumento en la ventas de los teléfonos inteligentes, las computadoras de mano o, PDAs (Asistentes Personales Digitales), son todavía populares. Hay básicamente dos versiones: 1) las que usan el sistema operativo de Palm Pilot y 2) las que usan el sistema operativo de Microsoft Windows Mobile. Estas unidades le permiten sincronizar sus elementos organizativos con su computadora. Las funciones de un PDA y de un teléfono inteligente se han hecho casi indistinguibles; pero los PDAs generalmente funcionan más rápido y pueden sincronizar datos con su computadora. Las funciones de un PDA no dependen de un celular mientras que un teléfono inteligente es un celular con funciones adicionales. Cada vez más funciones se agregan a estas unidades, lo cual los incorpora como una herramienta poderosa al mundo de los negocios.

Software

El software que compre es clave para hacer que su computadora sea productiva. El sistema operativo, sea una PC o una Macintosh, debe estar preinstalado en el sistema. Muchos paquetes de software frecuentemente se instalan en el sistema al momento de la compra y algunos vienen con versiones de prueba gratuita. Por lo menos, debe tener un procesador de palabras, hojas de cálculo y la capacidad de hacer presentaciones.

Adicionalmente, debería considerar software financiero y de contabilidad que es apropiado para su negocio. Tenga en cuenta que muchos paquetes de software de contabilidad no son sistemas de doble entrada y debe tener cuidado al ingresar los datos. Recuerde que algunas versiones de software de contabilidad para uso doméstico y para negocios no son compatibles o apropiadas para su sistema operativo. Asegúrese de leer bien las especificaciones antes de hacer su compra.

Productos auxiliares

Muchos productos pueden usarse junto a su computadora para aumentar la funcionalidad y la imagen de su negocio. Estos productos también requieren software diseñado específicamente para facilitar su uso.

  • Cámara digital – una foto tomada con este tipo de cámaras puede ser directamente cargada a su computadora para una variedad de usos. Puede usarla para tomar fotos de propiedades, catálogos de productos, tomar fotos para su currículum y mucho más.
  • Las cámaras digitales vienen en varias formas y tamaños, pero las diferencias provienen del precio y de la calidad de la imagen.
  • Escáner – cuando tiene una copia impresa de algo que quisiera incluir en un documento digital, usted puede crear una imagen digital al escanear el documento con este tipo de equipo.
  • Transmisión inalámbrica – le permite comunicarse con otros dispositivos que tienen la misma función. La mayoría del equipo de oficina está disponible en versiones inalámbricas y sin tantos cables. La facilidad de instalación es atractiva y tiene muchas implicaciones productivas.
  • No olvide la importancia de hacer copias de respaldo externas de cada uno de los programas utilizados en su negocio. Las copias de respaldo normalmente se almacenan en CDs, DVDs, memorias USB y discos duros externos. También existen servicios en el Internet que facilitan este proceso.

Internet

El Internet se ha convertido en una herramienta muy importante del mercadeo y de la comunicación. Por ejemplo, una nueva herramienta del mercadeo que tiene grandes beneficios para pequeños negocios es el enlace “local” de las herramientas de búsqueda. Para demostrar el poder de esta herramienta, por favor use un buscador como Google o Yahoo y escriba “Florerías”. Luego, haga clic en el enlace local en la parte superior de la página, escriba su código postal y listo: florerías locales se mostrarán en un mapa junto a los enlaces de sus sitios web. Hoy en día los negocios están aprovechando de esta herramienta del mercadeo. Puede ser usado a un nivel básico para correo electrónico e investigación y puede ser usado de una manera más compleja como un canal de ventas de productos y servicios.

Para tener acceso al Internet necesita un explorador que es un software gratuito. Los dos exploradores principales son Microsoft Internet Explorer y Mozilla Firefox.

Cuando ya tenga un explorador, necesitará tener acceso al Internet. Esto puede hacerse a través de un proveedor de servicios de Internet. Las funciones de los servicios de los proveedores varían. Como con otras formas de comunicación, hay muchos planes y precios para escoger.

Usted decide el uso que le dará al Internet en su negocio. Quizá no está listo para comercializar sus productos en línea, pero si está interesado en desarrollar un sitio web que le informa al público sobre su empresa, sirve para eso también. Por otra parte, podría querer usar el Internet como su canal de ventas principal. Sólo recuerde, los puntos básicos que ya son establecidos: usted necesita productos y servicios que el público necesita; necesita atraer a la gente a su sitio web para que tengan la opción de comprar esos productos y servicios; necesita convencerlos de comprar; necesita un lugar para almacenar sus productos; así como un medio de hacerlos llegar al comprador.

La duodécima sesión de este curso le proporcionará información detallada acerca del Internet y del comercio electrónico.

Planificación tecnológica 

Antes de empezar, planee la tecnología que necesitará. Adquiera las líneas telefónicas adicionales que requerirá; compre y aprenda a usar su computadora; decida cómo usará y cómo no usará el Internet.

Recuerde que monitorear el uso de Internet de sus empleados en el área y horas de trabajo no es una violación de sus derechos de privacidad. Su póliza debe estar escrita y firmada por sus empleados.

No lo olvide, ¡el uso apropiado de la tecnología puede hacer que su negocio aparente ser serio y exitoso desde el primer día!

Las 10 cosas que debe hacer y no debe hacer

10 COSAS QUE DEBE HACER

  1. Sé capaz de usar un procesador de datos, hojas de cálculo, presentaciones y correo electrónico.
  2. Sé capaz de usar un teléfono inteligente.
  3. Considere una computadora portatil si su negocio requiere movilidad.
  4. Aprenda acerca de la tecnología digital como el uso de fotos para el mercadeo.
  5. Considere el uso de un dispositivo de “manos libres” para sus teléfonos.
  6. Planee comunicaciones internas constantes como premios, boletines y reuniones.
  7. Al dejar mensajes, repita su nombre despacio y claramente.
  8. Use un buzón de correo de voz remoto en lugar de una grabadora.
  9. Use líneas telefónicas individuales para su negocio y equipo de fax.
  10. Desarrolle un logotipo que representa quién es: para usarlo en papelería, letreros, tarjetas y su sitio web.

10 COSAS QUE NO DEBE HACER

  1. Empezar su negocio sin herramientas de computación y sin conocerlas .
  2. Olvidarse de hacer copias de respaldo externas constantes de su información.
  3. Pasar por alto el Internet y los teléfonos inteligentes como herramientas importantes de negocios.
  4. Comprar más equipo de lo que necesita durante los próximos dos años.
  5. Gastar en una computadora completamente equipada a menos que sea necesaria para su tipo de negocio.
  6. Hacer contratos de periodos largos para cualquier servicio, incluyendo el teléfono fijo y celular.
  7. No pedir información acerca de planes de comunicación que se adaptan a los cambios de su empresa.
  8. No exigir sus derechos de devolución dentro de los límites permitidos.
  9. Olvidarse de la importancia de un número 800.
  10. Firmar un contrato con el proveedor del servicio de Internet por un periodo de tiempo demasiado largo.