Skip to main content

8. Herramientas de comunicación

OBJETIVO: La comunicación es necesaria para el éxito de cualquier negocio. En esta sesión veremos las formas básicas de comunicación y el equipo disponible para su empresa.

  • Tipos de comunicación
  • Herramientas básicas de comunicación
    • Correo
    • Teléfonos fijos
    • Teléfonos celulares o móviles
    • Smartphones
    • Videoconferencia y conferencias en línea
    • Sitios de redes sociales
    • Herramientas de cibercharla (chat)
    • Fax
  • Computadoras
  • Computadora de escritorio
  • Computadoras portátiles (laptops)
  • Notebooks y Netbooks
  • Computadoras de tabletas
  • Dispositivos de mano
  • Software
  • Productos auxiliares
  • Internet
  • Planeación de tecnología
  • Las 10 cosas que debe hacer y no hacer

 

Tipos de comunicación

La comunicación es la clave para el éxito de cualquier negocio. A menos que sus clientes potenciales sepan que existe, no tendrán la información necesaria para contactarlo y comprar sus productos. Cuando ya lo conocen, deben poder contactarlo fácilmente.

Hay dos tipos de comunicación que son esenciales: externa e interna.

  • La comunicación externa es dirigida al cliente para darle a conocer el producto o servicio y darle una razón para comprar. Este tipo de comunicación incluye folletos, varias formas de publicidad, correspondencia personal, llamadas telefónicas, sitios web y cualquier otra cosa que lo dé a conocer al cliente.
  • ¡La imagen es de primordial importancia en la comunicación externa! Su logotipo debe reflejar quién es usted, el membrete en su papelería debe ser una herramienta de ventas, el mensaje en su contestadora debe reflejar su profesionalismo.
  • La comunicación interna es esencial para atraer y conservar al personal talentoso. Usted debe determinar el camino que su empresa seguirá, comunicando ese mensaje constantemente; debe motivar a su personal a través de distintas formas de comunicación, como por ejemplo premios, boletines informativos, juntas, llamadas telefónicas y pláticas formales e informales.

Una comunicación efectiva requiere de herramientas y planeación. En esta sesión analizaremos dichas herramientas así como los parámetros para una buena planeación, con el fin de facilitar este elemento clave en su empresa: la comunicación. El contenido se dividirá en tres partes:

  • Herramientas básicas de comunicación
  • Computadoras
  • Internet

Herramientas básicas de comunicación

Algunas herramientas específicas que pueden usarse para la comunicación son por ejemplo, los teléfonos fijos, teléfonos celulares, smartphones y equipo de fax. Las líneas divisorias entre los diferentes dispositivos no son muy claras. Por ejemplo, un teléfono de alta tecnología (Smartphone) puede tener muchas de las funciones de una computadora, incluyendo Internet, correo electrónico, fax, procesador de datos y más. Para este análisis, cada dispositivo se presentará por separado.

Correo

Aún con todos los métodos modernos de comunicación, el correo tradicional es todavía una de las herramientas más poderosas de un negocio. Le da un toque personal y es usado para entregar documentos importantes, contratos y envío de artículos. Un método muy conveniente de manejar la correspondencia desde su hogar y oficina es con una cuenta de Stamps.com, que le permite imprimir estampillas desde su propia computadora.

Teléfonos fijos

Hay muchos tipos de teléfonos y solo usted puede decidir qué tipo(s) o qué combinaciones son los adecuados para usted. Aún el teléfono normal (fijo) que es instalado en su oficina tiene muchas opciones. Usted debe empezar con al menos una línea de uso exclusivo para su negocio. Esta línea debe de tener incluida la opción de dejar un mensaje en que caso de que nadie conteste. Aquí le damos unos consejos al respecto:

  • Es importante considerara el teléfono como una herramienta importante del negocio. Grabe un mensaje en su contestadora que indique cuando podrá devolver la llamada y revise su buzón continuamente para devolver las llamadas.
  • Tenga líneas separadas para su negocio y para su uso personal. No deje que otros miembros de la familia contesten el teléfono del negocio. Instale las líneas telefónicas que necesite antes de iniciar operaciones.
  • Por lo general, es mejor usar un sistema remoto de correo de voz que una contestadora automática. El correo de voz es confiable, cuesta poco, es accesible desde cualquier lugar y proyecta una imagen más empresarial.
  • La necesidad de un número 800 está bajando porque las tarifas de larga distancia ahora son mucho más bajas.
  • Considere usar un teléfono inalámbrico o “manos libres” tanto para su línea fija como para los celulares. Es más claro, más seguro y usted puede moverse libremente mientras habla.
  • Cuando deje un mensaje telefónico, diga su nombre claramente y su número de teléfono al principio y al final del mensaje.
  • ¡Sea educado al usar el teléfono celular! Los buenos modales en los negocios incluyen el evitar ser interrumpido con llamadas cuando está en una junta o almuerzo de trabajo.

Teléfonos celulares o móviles

El teléfono celular, también llamado móvil, es usado para comunicación móvil por medio de una red de telefonía celular. Hay una gran cantidad de planes y proveedores. Muchos proveedores tienen planes especiales para pequeñas empresas. Muchos otros tienen planes personalizados para los pequeños negocios que incluyen paquetes con características populares y tendencias, haciéndolos muy convenientes. Asegúrese de preguntar sobre sus necesidades específicas antes de seleccionar un proveedor y un plan.

Cuando su modo de uso o necesidades cambien, no dude en pedir información o planes que se ajusten mejor a sus nuevas condiciones. La mayoría de las compañías de servicio celular le permiten devolver un teléfono dentro de los siguientes 15 o 30 días a la compra si no está satisfecho. Use este tiempo para verificar si el teléfono tiene buena recepción en su casa y en la oficina. Muchos proveedores ofrecen teléfonos celulares básicos gratis por un periodo de tiempo específico, generalmente dos años. Pero esté consciente de que cobran multas muy altas por cancelar antes de tiempo.

Smartphones

El crecimiento de la demanda de dispositivos móviles con gran capacidad de memoria, pantallas más grandes y sistemas operativos abiertos ha sobrepasado el resto de los teléfonos móviles durante muchos años. Un smartphone es un teléfono celular que ofrece aplicaciones avanzadas con la funcionalidad de una computadora. Un smartphone puede incorporar aspectos avanzados como correo electrónico, Internet y lector de libros electrónicos y además incluir un teclado completo o externo. En otras palabras, un smartphone es una computadora miniatura que tiene teléfono.

Los smartphones también pueden enviar mensajes de texto e incluir una cámara y videograbadora. Algunos modelos hasta tienen la función de “presiona para hablar” que es similar a un walkie-talkie. Cuando está fuera de la oficina, su smartphone puede convertirse en una herramienta valiosa para correo electrónico, búsqueda en línea y la capacidad de revisar y editar documentos. Muchos modelos tienen GPS y muchas otras aplicaciones disponibles. Los más populares son el iPhone, Blackberry, Droid and Google’s Nexus One. Cada uno tiene diferentes puntos a favor que usted deberá de comparar y ver cuál satisface más las necesidades de su negocio.

Videoconferencia y conferencias en línea

La videoconferencia transmite y recibe imágenes y voz en tiempo real. Las conferencias en línea son de otra dimensión: le permite compartir documentos y aplicaciones.

La telepresencia lleva la videoconferencia y las conferencias en línea a otro nivel. Una sala de juntas de telepresencia incluye cámaras de alta definición completa, grandes pantallas que muestran imágenes de tamaño real y un audio adaptado al entorno, para crear una experiencia “humana”. Las expresiones faciales para negociaciones y juntas de negocios de gran importancia pueden ser discernidas mediante una “mesa virtual”. Los sistemas de telepresencia pueden adaptarse para satisfacer la necesidad del negocio de una conferencia entre dos personas en una oficina privada a un montaje tipo estadio para reuniones más grandes.

Todas estas soluciones le permiten comunicarse como si estuviera cara a cara con clientes en cualquier parte del mundo. El dinero y el tiempo ahorrados que hubiera gastado en viajes puede usarlos para realizar más juntas de trabajo. Usted puede compartir documentos, hacer presentaciones y realizar juntas con avisos de poco tiempo de anticipación. Por ejemplo, sin salir de su oficina puede colaborar con empleados que trabajan desde casa o de otras sucursales de la compañía. Puede obtener información detallada sobre videoconferencias y conferencias en línea en:www.google.com y www.wikipedia.org

Sitios de redes sociales

Una red social es una estructura hecha de individuos u organizaciones que están unidas por intereses comunes, con frecuencia es como una comunidad. Las redes sociales por Internet se realizan en una gran variedad de sitios que permiten a los usuarios compartir contenido e interactuar alrededor de intereses similares. Ha crecido hasta incluir los clientes de alguna compañía, fans de celebridades y seguidores de políticos. Esto ha creado una gran oportunidad para que las empresas generen interacción con clientes presentes y potenciales a través de sitios web establecidos con ese propósito. Para ser exitoso se necesita un esfuerzo continuo y participación a través del tiempo. Comprometiéndose a un esfuerzo continuo usted puede crear un nicho de mercado a través de sitios como MySpace, Facebook y Twitter. Una advertencia sobre las redes sociales por Internet: una vez que haya publicado algo es difícil retractarse, así que tenga cuidado.

Herramientas de cibercharla (chat)

Wikipedia describe muy bien la herramienta del chat: “El chat en línea se refiere a cualquier tipo de comunicación por Internet, pero principalmente se trata de conversaciones directas entre dos personas o grupos de conversación con mensajes de texto usando herramientas como el envío de mensajes instantáneo. Es muy usado en lugar del correo electrónico cuando se necesita comunicarse en vivo. Las herramientas de chat se pueden usar para la comunicación interna y externa y se pueden colocar en los sitios web para que los clientes puedan comunicarse con un encargado de servicio a clientes en tiempo real. Utilizar estas herramientas normalmente requiere de una descarga gratuita del programa. Hay muchas opciones disponibles como AOL, GoogleTalk y Yahoo IM. Las funciones que ofrecen pueden varias desde mensajes directos entre dos personas hasta herramientas para chats de grupo muy avanzadas, por ejemplo transferencia de archivos, videos y documentos como el WebExConnect.

Fax

Esta decisión se trata de si adquirir un fax sencillo o un modelo todo incluido. Los multifuncionales tienen impresora, escáner, copiadora y fax (no todos los modelos tienen fax o escáner). Si usted planea enviar y recibir muchos faxes quizá sería mejor un fax sencillo. Para un uso menos frecuente el multifuncional es menos costoso. Son más compactos y gastan menos electricidad. Debe considerar su presupuesto y las restricciones de espacio. Por lo general, los equipos de fax más sencillos dan menos problemas. Si su negocio dependerá mucho del fax, es importante que cuente con el máximo de memoria posible para que sea más rápida la impresión. Algunos proveedores ofrecen un número de fax que funciona con su sistema de correo electrónico. Recibir un fax funciona exactamente igual como si lo recibiera por con otro equipo de fax pero se recibe en realidad como anexo a un correo electrónico. Esto puede ser muy útil para quienes viajan mucho y no siempre están cerca de un equipo de fax. Algunos consejos:

  • Use una carátula de fax que sea apropiada para su compañía. Recuerde que esta es una comunicación externa que refleja la imagen de su negocio.
  • Use una línea individual para conectar su fax.

Computadoras

Las computadoras ahora son tan accesibles que deben ser incluidas como una herramienta clave en su negocio. Las computadoras pueden encontrarse en un gran rango de precios. Para procesamiento de datos básico, correo electrónico, contabilidad y hojas de cálculo no necesita una computadora de gran tecnología. Aún cuando lo que compre hoy puede ser obsoleto muy pronto, eso no significa que la computadora que elija no vaya a satisfacer las necesidades de su negocio por mucho más tiempo. El siguiente análisis se basa en el creciente número de opciones disponibles en el mercado:

  • De escritorio
  • Portátil (laptop)
  • Notebook (o también llamado netbook)
  • Tableta
  • Computadora de mano

Computadora de escritorio

Es el tipo de computadora más común: instalada para usarse en su oficina. El sistema de la computadora debe incluir:

  • Una unidad de procesamiento básica: una PC (Computadora Personal) o una Macintosh (Apple). Las PC’s son mucho más comunes y cuestan menos. Muchos negocios tienen PC’s. Sin embargo, para muchos usuarios y aplicaciones como artes gráficas, las Mac tienen muchos seguidores.
  • Un monitor de pantalla plana.
  • Conectividad a Internet, una unidad para CD/DVD y puertos USB.
  • Una impresora. Las impresoras láser cuestan más de entrada pero a la larga son más económicas si se toman en cuenta los costos de impresión. Si usted tiene poco espacio disponible, considere una impresora multifuncional.
  • También debe considerar algún sistema de almacenamiento de respaldo, como un dispositivo de memoria USB, una unidad de memoria dura externa o un CD o DVD.
  • Un programa antivirus es esencial. Puede comprar uno o usar algún programa gratuito, sin embargo los gratuitos ofrecen menos seguridad que las versiones con costo.

Computadoras portátiles (laptops)

Una laptop ofrece portabilidad con muchas de las aplicaciones de una computadora de escritorio, lo que las hace ideales para juntas de trabajo o si usted viaja mucho. Las desventajas incluyen: cuestan más que las de escritorio, tienen teclados y pantallas más pequeñas y es fácil que se las roben. Las impresoras tradicionales e inalámbricas, los teclados y el mouse tradicional son opciones disponibles para una laptop. Las laptops tienden a ser un poco más caras, pero si usted viaja y necesita su computadora, vale la pena el gasto extra.

Una vez más, adquiera la mejor que esté dentro de su presupuesto. Considere una laptop con funciones inalámbricas. Esto le dará acceso a Internet en muchos lugares. Las laptops normalmente no son tan fáciles de actualizar como una de escritorio por la naturaleza misma de su construcción. Asegúrese de adquirir todas las características que necesita cuando compre su laptop. Comprar una con batería extra también es recomendable, aunque si siempre tiene acceso a una conexión eléctrica puede que no sea un problema para usted.

Notebooks y Netbooks

Desde su reciente salida al mercado, los netbooks han ido creciendo en tamaño y características. Pero al mismo tiempo, los notebooks se han hecho más pequeños y ligeros. Así que para fines prácticos, usaremos los términos de manera intercambiable ya que en la actualidad ya no hay diferencias significativas entre ambos dispositivos. Los dos pueden ser descritos como una categoría de evolución rápida de laptops pequeñas, ligeras y económicas, ideales para computación en general y aplicaciones con base en Internet. Están creciendo mucho en popularidad, sobre todo entre estudiantes, bloggers y hasta en algunos tipos de negocios.

Aún cuando por lo general son menos costosas que una laptop, los fabricantes están empezando a reforzarlas, lo que está incrementando su costo. Una advertencia: su tamaño compacto las hace atractivas para viajar pero si está considerándola como alternativa por el costo de una laptop, lo más probable es que tenga menos memoria y la mayoría no tiene las aplicaciones completas y compatibilidad con otros equipos.

Recuerde lo siguiente si va a comprar una computadora de escritorio, laptop o netbook:

  • Compre la mejor dentro de su presupuesto. Las laptops normalmente no son tan fáciles de actualizar como una de escritorio por la naturaleza misma de su construcción
  • Asegúrese de adquirir todas la funciones que necesitará cuando haga su compra.
  • Si normalmente no tiene acceso a una conexión eléctrica, compre una laptop o netbook con una batería extra.
  • Mantenga toda la documentación, software y accesorios que vienen con su dispositivo.

Computadoras de tabletas

Una computadora de tableta está equipada con una pantalla táctil o con stylus (lápiz para pantallas) en lugar de un teclado para su uso. Algunas ventajas son que se puede usar cuando no es conveniente usar un teclado y un mouse así como la grabación de diagramas y símbolos y navegación más fácil que con un teclado y un mouse, o un touch pad. Las desventajas incluyen un costo más alto, velocidad de entrada más baja y alto riesgo de daño a la pantalla.

Dispositivos de mano

Las computadoras de mano o PDAs (Asistentes Personales Digitales) son todavía populares a pesar del aumento de ventas del Smartphone. Hay básicamente dos versiones: 1) las que usan el sistema de Palm Pilot y 2) las que usan el sistema operativo de Microsoft Windows Mobile. Estas unidades le permiten sincronizar los elementos organizacionales clave con su computadora. Las funciones de un PDA y de un Smartphone se han hecho casi indistinguibles; sin embargo los PDAs generalmente funcionan más rápido y pueden sincronizar datos con su computadora. Las funciones de un PDA no dependen de un celular mientras que un Smartphone es un celular con funciones extra incluidas. Cada vez más funciones se agregan a estas unidades integrándolas como una herramienta poderosa en el mundo de los negocios.

Software

El software que compre será clave para hacer que su computadora sea productiva. El sistema operativo, sea una PC o una Macintosh, debe estar preinstalado en el sistema. Muchos paquetes de software frecuentemente se instalan en el sistema al momento de la compra y algunos con versiones a prueba por un tiempo. Como mínimo, debe tener un procesador de palabras, hojas de cálculo y capacidad de hacer presentaciones.

Adicionalmente, debería considerar software financiero y contable que sea apropiado a su negocio. Tenga en mente que muchos paquetes de software para contabilidad no son sistemas de doble entrada y se debe tener cuidado de ingresar los datos correctamente. Recuerde que algunas versiones de software de contabilidad para uso doméstico y para negocios podrían no ser compatibles o apropiadas para su sistema operativo. Asegúrese de leer bien las especificaciones antes de hacer su compra.

Productos auxiliares

Muchos productos pueden usarse en conjunto con su computadora para aumentar la funcionalidad y la imagen de su negocio. Estos productos también necesitan software diseñado específicamente para facilitar su uso.

  • Cámara digital – una foto tomada por este tipo de cámaras puede ser directamente cargada a su computadora para una variedad de usos. Algunas ideas de uso son fotos de propiedades, catálogos de productos, fotos para curriculum y mucho más.
  • Las cámaras digitales vienen en varias formas y tamaños, pero lo que realmente la diferencia en precio, es la calidad de la imagen.
  • Escáner – cuando tienes una copia impresa de algo que quisieras incluir como parte de un documento digital, puede crear una imagen digital escaneando el documento con este tipo de equipo.
  • Transmisión inalámbrica – le permite comunicarse con otros dispositivos equipados con la misma característica. La mayoría del equipo de oficina está disponible en versión inalámbrica y sin tanto cable. La facilidad de instalación es atractiva y tiene muchas implicaciones productivas.
  • No haga caso omiso de la importancia de hacer respaldos externos de cada uno de los programas utilizados en su negocio. Los respaldos normalmente se almacenan en CDs, DVDs, memorias USB y discos duros externos. También existen servicios en línea que facilitan este proceso.

Internet

Internet se ha convertido en una herramienta muy importante de marketing y comunicación. Por ejemplo, una nueva herramienta de marketing que tiene grandes beneficios para pequeños negocios es un enlace “local” en herramientas de búsqueda. Para demostrar el poder de esta herramienta por favor use un buscador como Google o Yahoo y escriba “Florerías”. Luego, haga click en el enlace local en la parte de arriba de la página, escriba su código postal y listo: florerías locales se mostrarán en un mapa junto con los enlaces a sus sitios web. Los negocios ahorradores en la actualidad están aprovechando esta herramienta de marketing. Puede ser usado a un nivel básico para correo electrónico e investigación y puede ser usado de una manera más completa como un canal de ventas de productos y servicios.

Para tener acceso a Internet necesita un explorador. Una pieza de software gratuito. Los dos exploradores principales son Microsoft Internet Explorer y Mozilla Firefox.

Cuando ya tenga un explorador, necesitará tener acceso a Internet. Esto puede hacerse a través de un proveedor de servicios de Internet. Las características de servicio de los proveedores varían. Como con otras formas de comunicación, hay muchos planes y precios para escoger.

Usted decide el uso que dará al Internet en su negocio. Quizá no está listo para comercializar sus productos en línea, pero si está interesado en desarrollar un sitio web que informe al público sobre su empresa. Por otra parte, podría querer usar Internet como su canal de ventas principal. Sólo recuerde, los puntos básicos ya están establecidos: usted necesita productos y servicios que el público necesite; necesita atraer a la gente a su sitio web para que tengan la opción de comprarle esos productos y servicios; necesita convencerlos de comprar; necesita un lugar para almacenar sus productos; así como un medio de hacerlos llegar al comprador.

La sesión 12 de este curso le proporcionará información detallada acerca de Internet y del comercio electrónico.

Planeación de tecnología

Antes de empezar, planifique la tecnología que necesitará. Adquiera las líneas telefónicas adicionales que requerirá; compre y aprenda a usar su computadora; decida como usará y como no usará Internet.

Recuerde que el monitorear el uso de Internet de sus empleados en el área y horas de trabajo no es una violación a sus derechos de privacidad. Su política debe ser por escrito y ser firmada por sus empleados.

No lo olvide, ¡el uso apropiado de la tecnología puede hacer que su negocio proyecte una imagen seria y exitosa desde el primer día!

Las 10 cosas que debe hacer y no hacer

10 COSAS QUE DEBE HACER

  1. Ser capaz de usar un procesador de datos, hojas de cálculo, presentaciones y correo electrónico.
  2. Ser capaz de usar un smartphone.
  3. Considerar una laptop si su negocio requiere movilidad.
  4. Aprender sobre tecnología digital incluyendo el uso de fotos para fines de marketing.
  5. Considerar el uso de un “manos libres” para sus teléfonos.
  6. Planear comunicaciones internas constantes tales como premios, boletines y reuniones.
  7. Al dejar mensajes, repetir su nombre despacio y claramente.
  8. Usar un buzón de correo de voz remoto en lugar de una grabadora.
  9. Usar líneas telefónicas individuales para su negocio y equipo de fax.
  10. Desarrollar un logotipo que represente quién es, para usarlo en papelería, letreros, tarjetas y sitio web.

10 COSAS QUE NO DEBE HACER

  1. Empezar su negocio sin herramientas de cómputo ni conocimiento sobre las mismas.
  2. Olvidarse de hacer respaldos externos constantes de su información.
  3. Olvidarse del Internet y los smartphones como herramientas importantes de negocios.
  4. Comprar más equipo del que necesitará durante los próximos dos años.
  5. Gastar en una computadora completamente equipada con tecnología avanzada a menos que sea necesaria para su tipo de negocio.
  6. Hacer contratos por períodos de tiempo largos para cualquier servicio, incluyendo el teléfono fijo y celular.
  7. No pedir información sobre planes de comunicación que se adapten a los cambios en su empresa.
  8. No exigir sus derechos de devolución dentro de los límites permitidos.
  9. Olvidarse de la importancia de un número 800.
  10. Firmar un contrato con el proveedor del servicio de Internet por un periodo de tiempo demasiado largo.